Interview
Von: Maria Schmidt

Office 365 mit All-in-one-Ansatz

Onlineservices als Zugpferd

Im vergangenen Jahr launchte Microsoft die Cloud-Anwendung Office 365. Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND erklärt Werner Leibrandt, bei Microsoft Deutschland für die Markt- und Wettbewerbsstrategie verantwortlich, wie sich die Lösung gegenüber Wettbewerbsprodukten positioniert.


Werner Leibrandt, verantwortlich bei Microsoft Deutschland für die Markt- und Wettbewerbsstrategie.

 ITM: Herr Leibrandt, welche Ziele hat sich Microsoft für 2012 gesetzt?
Werner Leibrandt:
Unser letztes Geschäftsjahr, das am 30. Juni 2011 endete, haben wir mit einem Zuwachs von zwölf Prozent sehr erfolgreich abgeschlossen. Diesen Erfolg wollen wir im laufenden Geschäftsjahr fortsetzen und ich bin mir sicher, dass uns das gelingen wird. Aktuell sind wir das Unternehmen mit dem umfangreichsten Cloud-Portfolio, lassen unseren Kunden aber auch die Wahl, ob sie Cloud-Dienste nutzen möchten, lieber auf On-Premise-Lösungen oder ein Hybridmodell setzen – und genau hier unterscheiden wir uns von dem Wettbewerb. Eines unserer wichtigsten Zugpferde ist dabei das im Juni als Nachfolger der Business Productivity Online Suite (BPOS) gelaunchte Office 365. Das bestätigen auch die Ergebnisse des aktuellen Whitepapers von Techconsult, in dem die Analysten verschiedene Cloud-Services von Unternehmen wie Google oder IBM im Hinblick auf die Anforderungen ­kleiner und mittelständischer Unternehmen miteinander vergleichen. Laut Techconsult ist Office 365 mit seinem All-in-one-Ansatz der eindeutige Favorit und Microsoft der zu empfehlende Anbieter für Anwendungen in der Cloud.

ITM: Insbesondere Sicherheit und Datenschutz sind im Zusammenhang mit Cloud Computing sensible Themen. Wie sind Sie diesbezüglich aufgestellt?
Leibrandt:
Sicherheit und Compliance bei Cloud-Computing-Projekten spielen für uns eine zentrale Rolle. Im Gegensatz zu unserem Mitbewerber Google beispielsweise geht es uns nicht darum, Datenschutzbestimmungen zu vereinfachen, indem alle Daten, ob Suchmaschine, E-Mail oder Apps zusammengeführt werden, um – wie die FAZ vor kurzem titelte – den Nutzer besser kennenzulernen. Der User verliert dadurch nicht nur die ­Hoheit über seine Daten, sondern hat auch keinen Einfluss darauf, was für ein Gesamtbild am Ende über ihn entsteht und wie dieses genutzt wird.
Mit Office 365 bieten wir Cloud-Services an, die den europäischen und deutschen Datenschutzrichtlinien unterliegen. Dafür haben wir uns die „Orientierungshilfe – Cloud Computing” des Arbeitskreises Technik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder zum Maßstab genommen und in konkrete Vertragsbestimmungen umgesetzt. Damit unterstützen wir die ­Office-365-Kunden dabei, ihren rechtlichen Verpflichtungen zum Datenschutz einfacher nachzukommen. Darin enthalten sind auch die europäischen Standardvertragsklauseln – auch als EU Model Clauses bekannt.

ITM: Wo liegen die Daten Ihrer Office-365-Kunden?
Leibrandt:
Wir halten die Daten der europäischen Kunden in unseren Rechenzentren in Irland und den Niederlanden vor. Diese verfügen über sehr hohe ­Sicherheitsvorgaben, die gemäß der EU-Richtlinien umgesetzt und eingehalten werden und damit auch den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechen.

ITM: Wie häufig treffen Sie hybride On-Premise- und Cloud-Szenarien an?
Leibrandt:
Sehr häufig, da die meisten Firmenkunden lokal nach wie vor netzunabhängig arbeiten möchten. Auch besitzen manche mittelständischen Kunden noch Vorbehalte gegenüber Cloud-Services und möchten erst einmal testen, wie schnell, sicher und verfügbar eine Lösung aus der Wolke eigentlich ist. Bezüglich dieser Anforderungen sehen wir uns gegenüber Mitbewerbern wie Google oder Salesforce.com sehr gut aufgestellt. Da diese ihre Lösungen ausschließlich aus der Cloud liefern, erreichen sie die Kunden erst gar nicht, denen das Risiko zu groß ist, auf eine reine Cloud-Lösung zu setzen. Die meisten Kunden bevorzugen vielmehr eine Lösung, die ihnen einen langsamen Wechsel in die Cloud ermöglicht bzw. eine Kombination aus Cloud und „on premise“.

ITM: Welche Unterschiede gibt es hinsichtlich der Lizenzierung von Cloud- und On-Premise-Lösungen?
Leibrandt:
Für unsere On-Premise-Lösungen existiert eine breite Palette an Lizenzierungsmöglichkeiten. Bei den Cloud-Lösungen hingegen haben wir uns auf eine deutlich überschaubare Anzahl an ­Lizenzformen verständigt, die sich an die Anforderungen des Marktes richten. Je nachdem, wie Anwender Cloud-Dienste nutzen, erhalten sie das für sie passende Packet und eine Unter- bzw. Überlizenzierung wird vermieden.

ITM: Wie sieht die Nachfrage nach Office 365 seitens des Mittelstands aus?
Leibrandt:
Seit dem Launch im Juni 2011 wächst das Geschäft mit Office 365 rasant. Durchschnittlich alle 25 Sekunden kommt ein neuer User hinzu. Aktuell haben wir mehr als 50.000 Nutzer auf der Plattform. Und gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sehen wir eine erhöhte Nachfrage. Allein 90 Prozent aller internationalen Office-365-Kunden sind Unternehmen mit 50 oder weniger Mitarbeitern. Doch auch größere Mittelständler oder Konzerne können das Produkt effektiv nutzen, allerdings bemerken wir den größten Abverkauf derzeit noch bei kleineren Unternehmen.

ITM: Können Sie uns einen konkreten Anwendungsfall beschreiben?
Leibrandt:
Zu unseren Referenzen zählen Mittelständler wie die Brandschutzberatung hhpberlin oder das IT-Beratungshaus just.dot, aber auch Start-ups wie beispielsweise die Innovationsberatung BCPG (Berthold Consulting Partners Germany) in München. Hierbei handelt es sich um ein Start-up-Unternehmen, das sich auf die Beratung im Gesundheitswesen und hier vorrangig auf den Klinikbereich spezialisiert hat.
Vor der Office-365-Einführung besaß das Beratungshaus einen eigenen Server, der nicht sehr stabil lief und einen großen Administrationsaufwand nach sich zog. Außerdem war es nicht möglich, von verschiedenen Orten aus gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Von daher überlegten die Verantwortlichen, wie sie zwischen den Mitarbeitern – die geschäftlich in ganz Deutschland unterwegs sind – einen kontinuierlichen und stabilen Daten- und Informationsaustausch sicherstellen können. Dabei war es ihnen besonders wichtig, auch über mobile Endgeräte den Datentransfer zu ermöglichen, ohne auf eine eigene Serverlösung angewiesen zu sein. Nach der Evaluierung von Cloud-Lösungen verschiedener Anbieter entschied sich BCPG dann für die Vollversion von Office 365. Die Workflows wurden hier besser abgebildet und andere Anwendungen ließen sich optimal einbinden und vernetzen. Darüber hinaus können Lizenzen für neue Mitarbeiter flexibel zugekauft werden.

ITM: Welche Funktionen sind darin integriert?
Leibrandt:
BCPG setzt auf das Komplettpaket von Office 365 für rund 25 Euro pro Monat und Nutzer. Darin enthalten sind neben Sharepoint Online für die zentrale Dokumentenverwaltung und Exchange Online auch die Unified-Communications-Lösung Lync Online für beispielsweise Instant Messaging oder Audio- und Videokonferenzen, was eine enge Integration der Kommunikationsfunktionen in die Geschäftsprozesse ermöglicht. Zudem konnte das Unternehmen seine komplette Serverlandschaft abschaffen und sich somit einen hohen Administrationsaufwand sparen.
Und genau hier liegt der große Vorteil von Office 365. Alle unsere Produkte sind so entwickelt, dass sie als integrierte Plattform zusammenarbeiten. Exchange, Lync und Sharepoint sind eng mit dem Windows-Betriebssystem verzahnte Softwarelösungen bzw. Dienste und via Microsoft-Cloud miteinander verbunden. Das ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit. Da die Berater oftmals in Gebieten unterwegs sind, in denen keine Internetverbindung existiert – z.B. auf dem Weg zu Kliniken in ländlichen und abgelegenen Gegenden – entschied man sich für eine Variante, die sowohl eine Online- als auch Offline-Nutzung zulässt.
In der Praxis bedeutet dies: Die Nutzer können alle Dokumente bzw. Daten offline bearbeiten und – sobald sie wieder online sind – alle Änderungen automatisch mit der Cloud-Variante synchronisieren. Im Auswahlprozess war diese Vorgehensweise für den Kunden entscheidend, da seine Mitarbeiter vollkommen unabhängig von der Cloud arbeiten können müssen – etwa, wenn sie im Ausland keine hohen Roamingkosten produzieren wollen.

ITM: Welche weiteren Gründe sprechen für einen Umstieg in die Cloud?
Leibrandt:
Es gibt vielfältige Gründe, die dafür sprechen. Neben einer höheren Flexibilität und verbesserten Produktivität sind es häufig auch die geringeren Kosten, die für die Nutzung solcher Anwendungen sprechen. Oder IT-Abteilungen müssen beispielsweise neue Niederlassungen schnell und ohne großen Aufwand an die vorhandene Infrastruktur anbinden, um den dort ansässigen Mitarbeitern sofort den produktiven Zugriff auf die Unternehmens-IT zu ermöglichen, oder Lieferanten, Kunden oder Partner mit einbinden. Nicht zuletzt arbeiten Cloud-Anwender stets mit den aktuellsten Office-Versionen und müssen keine Gedanken mehr an einen Betriebssystemwechsel – etwa von Vista zu Windows 7 – verschwenden. Auch umgeht man mit der Nutzung von Cloud-Services die Backup-Problematik. In der Regel kümmern sich die Cloud-Anbieter um das Backup und die Datensicherung in der Wolke, wodurch der Anwender sicher sein kann, seine Daten wiederzubekommen.

ITM: Wäre ein notwendiger Umstieg auf Windows 7 ein passender Anlass für den Einstieg in die Cloud?
Leibrandt:
Auf jeden Fall. Office 365 bietet sich bei einem anstehenden Betriebssystemwechsel als ernst zu nehmende Alternative an. Denn das Einstiegspaket mit Office Web Apps, Exchange, Lync sowie Rund-um-die-Uhr-Support können Nutzer bereits für rund fünf Euro pro Nutzer und Monat beziehen. Außerdem enthält der Anwender verschiedene Sicherheitsfeatures sowie alle Patches und Updates.

ITM: Gibt es weitere Punkte, mit denen Sie sich von Ihren Mitbewerbern abgrenzen?
Leibrandt:
Im Gegensatz zu Angeboten unserer Marktbegleiter ist Office 365 keine „One-size-fits-all“-Lösung, sondern ermöglicht jedem Unternehmen durch flexible Preispakete von 5,25 Euro bis rund 25 Euro pro Nutzer und Monat, exakt nur die Leistungen „einzukaufen“, die je nach Unternehmensgröße und Anwendungsgebiet auch tatsächlich benötigt werden. Dadurch haben Unternehmen jederzeit die nötige Übersicht und Transparenz über ihre abgerufenen Leistungen, ohne versteckte Kosten.
So entstehen dem Kunden bei Anwendungen unserer Mitbewerber oftmals erhebliche Zusatzkosten durch notwendige Anpassungen. Für eine Google-Apps-Lösung zahlt man nach Unternehmensangaben 50 US-Dollar pro Anwender und Jahr. Möchte man zusätzlich Single-Sign-on nutzen, stellt das Unternehmen weitere 36 US-Dollar in Rechnung. Umfangreiche Sicherheitsfeatures schlagen mit 33 US-Dollar zu Buche und bei der Helpdesk-Variante mit entsprechendem Support sind die Kunden mit nochmals 360 US-Dollar dabei. Bei solch hohen Zusatzkosten können Einsparpotentiale kaum greifen. Von daher sollten die Kunden ganz genau prüfen, welche Funktionen ein Paket enthält und welche nicht.

ITM: Demnach ist eine Helpdesk-Unterstützung bei Ihnen integriert?
Leibrandt:
Ja, wir bieten für jedes Office-365-Paket einen 24x7-Support an.

ITM: Wer schließt in der Regel Office-365-Verträge mit Ihnen ab? Der IT-Chef?
Leibrandt:
Das hängt vor allem von der Betriebsgröße ab. In ­einem kleinen Handwerksbetrieb mit wenigen Mitarbeitern kauft meist der Geschäftsführer die Lizenzen ein. Auf den ­Firmennamen erhält er dann eine monatliche Abrechnung, mit der er genau überprüfen kann, welche Leistungen in den letzten vier Wochen in Anspruch genommen wurden.
Generell kann man aber sagen, dass gerade bei größeren Mittelständlern und Großunternehmen der CIO die Entscheidungen trifft. Das ist aber auch nicht verwunderlich. Gerade der CIO ist für die gesamte IT-Strategie innerhalb eines Unternehmens verantwortlich und auch dafür, die IT mit der Geschäftsstrategie im Unternehmen zu verbinden. 


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