Henning Emmrich, Saperion AG

Kurzinterview mit Henning Emmrich, Director Marketing der Saperion AG

ITM: Inwieweit decken mittelständische Unternehmen den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes heute bereits elektronisch ab?
Emmrich: Die meisten Mittelständler sind leider noch recht weit weg von einer ganzheitlichen Betrachtung ihrer Informationen. Wo die ECM-Hersteller die Themen Workflow, ILM und BPM forcieren und in ihre Systeme integrieren, werden in vielen Unternehmen die Dateien noch immer auf dem File-Server gespeichert. Da gibt es reichlich Nachholbedarf und die Hersteller müssen ihre Aufklärung noch deutlich intensivieren.

ITM: Wo sehen Sie in Sachen Dokumenten-Management im Mittelstand noch den meisten Nachholbedarf?

Emmrich: Auch in kleinen Firmen muss es jemanden geben, der sich Gedanken darüber macht, welche Informationen im Unternehmen vorliegen, wie lange diese gebraucht werden, was sie Wert sind und was damit geschehen soll. Dieses Bewusstsein ist noch kaum vorhanden, zumeist wohl auch aus Kapazitätsgründen.

ITM: Stichwort Compliance und Revisionssicherheit: Was sollten mittelständische Anwenderunternehmen unbedingt tun bzw. unbedingt vermeiden, um auf der rechtssicheren Seite zu sein?
Emmrich: Auch kleine Firmen müssen heute ihre „Compliance“-Anforderungen erfüllen, will heißen, alle rechtsverbindlichen Mindestanforderungen in Bezug auf die Sicherheit und Verfügbarkeit von Informationen einhalten. Doch die Unsicherheit ist groß, welche Geschäftsunterlagen in welcher Form wie lange aufgehoben werden müssen und welche Daten überhaupt steuerrelevant sind. Einfach anfangen lässt sich zum Beispiel mit der E-Mail Archivierung. E-Mails enthalten heute eine Vielzahl geschäftsrelevanter und -kritischer Informationen. Wer diese mit einem ECM-System elektronisch archiviert, hat schon einmal eine erste, wichtige Minimalanforderung an die neuen Compliance-Vorschriften erfüllt.

ITM: Stichwort Web 2.0: Welchen Nutzen bringen Web 2.0-Technologien in ECM-Systemen insbesondere für mittelständische Unternehmen?
Emmrich: Wer heute googelt, der wird die Informationen auf den ersten Plätzen wohl regelmäßig als wertvoller erachten als später folgende. Dieses Denken – Informationen sind so wertvoll, wie andere sie als wertvoll erachten – wird auch in der Nutzung von ECM-Technologien immer wichtiger werden.