Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt

Von: Sven Körber, Frank Zscheile

Auf der Fachmesse DMS Expo erfahren Besucher alles Wissenswerte rund um elektronisches Informations-, Content-, Dokumenten-, Prozess- und Speichermanagement, das Erstellen und Übersetzen von Produktinformationen sowie aktuelle Trends wie Collaboration und Web 2.0.

Die DMS Expo Messe findet vom 9. bis 11. September in Köln statt. Rund 400 Aussteller erwartet der Veranstalter, die Koelnmesse GmbH. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) hat als ideeller Träger der Messe für sein Forum ein Vortragsprogramm mit den Themen Collaboration, Auslagerung dokumentenbasierter ­Prozesse, E-Mail-Management, elektronische Signaturen, Rechtsaspekte im ECM, digitale Postbearbeitung und Steueraußenprüfung zusammengestellt. Zum Thema Postbearbeitung gibt es neben den Vorträgen am zweiten Messetag eine Live-Präsentation, die veranschaulicht, wie Unternehmen eingehende Dokumente papierlos bearbeiten können.

Handels- und Steuerrecht, Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), dazu internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes-Oxley Act (SOX) – die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen haben sich in den letzten Jahren verschärft. Fast alle Betriebe müssen heute „Compliance“-Anforderungen erfüllen, will heißen, die Rechtsvorgaben in Bezug auf Sicherheit und Verfügbarkeit von Informationen einhalten. Doch beim Thema Compliance sind viele Firmeninhaber uninformiert. Die Unsicherheit ist groß, welche Geschäftsunterlagen in welcher Form wie lange aufgehoben werden müssen und welche Daten überhaupt steuerrelevant sind. Zahlreiche Aussteller bieten daher bedarfsgerechte Lösungen an, um die Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

Durchgängige Prozessketten

So betont beispielsweise Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office: „Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verfügen über Mechanismen, Module, Reporting und Regelwerke, die eine korrekte Geschäftsabwicklung gemäß der Compliance-Richtlinien sicherstellen“. Der Stuttgarter Softwarehersteller setzt seinen Fokus auf die Abbildung durchgängiger Prozessketten, ausgerichtet am Prinzip der service-orientierten Architektur (SOA). Im Zuge dessen stellt der Anbieter eine erweiterte SharePoint-Integration in ELOprofessional und in ELOenterprise vor, die eine noch umfassendere Steuerung von Geschäftsprozessen ermöglichen soll.

Unternehmen, die an vielen Niederlassungen tätig sind, will die Windream GmbH mit ihrem Proxy-Server ansprechen, einer neuen Komponente des gleichnamigen DMS- und Archivsystems. Dieser soll mit Hilfe von Zwischenspeichern den Austausch von Objektdaten und Dokumenten über leistungsschwache Netze beschleunigen. Weitere Themen des Herstellers sind Geschäftsprozessmanagement sowie E-Mail-Verwaltung und -Archivierung. Ebenfalls auf die Optimierung kaufmännischer Prozesse legt die IQDoQ GmbH ihren Messeschwerpunkt. Die Materna-Tochter zeigt, wie eingehende Rechnungen effizient verarbeitet, Personal- und Vertragsakten digital verwaltet und kaufmännische Dokumente rechtssicher archiviert werden können. Außerdem zeigt der Softwareanbieter DocuPortal unter dem Motto eine erweiterte Windows-Dateisystemintegration, die einen direkten Zugriff auf Dateien und Informationen über gewohnte Oberflächen erlaubt. Ebenso im Fokus stehen die neuen Module für die automatisierte Verarbeitung ein- und ausgehender Belege, das neue Records Management für die Langzeit- und die E-Mail-Archivierung.

Einfacher Zugriff aller Beteiligten

Wo viele Personen mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen zusammenarbeiten, müssen alle Beteiligten einfach auf die für sie relevanten Informationen und Anwendungen zugreifen können. So definiert IBM den Begriff „Collaboration“ und präsentiert auf der Fachmesse mit 15 Geschäftspartnern an 20 Demopunkten Lösungen zu den Schwerpunkten Geschäftsprozessmanagement, Compliance sowie Mittelstand. Im Mittelpunkt des IBM Enterprise Collaboration-Portfolios stehen die Themen Enterprise 2.0 und Social Networking. Zudem zeigt Big Blue, welche Schlüsseltrends bei der Weiterentwicklung der Collaboration-Produkte berücksichtigt wurden, von Web-2.0-Technologien über Prozessorientierung und service-orientierte Architektur bis zur Reduzierung der Komplexität der Nutzeroberflächen und der Unterstützung verschiedener Endgeräte.