Plattform für besseren Informationsfluss

Von: Ivonne Brogsitter

Im Gespräch mit Dirk Löhn, Geschäftsführer IT-Services bei der Locatech GmbH in Dortmund, über Microsoft ­Sharepoint als Portal zur Zusammenführung verschiedener Informationsquellen und dessen Nutzen für ­mittelständische Unternehmen.

Dirk Löhn ist Geschäftsführer IT-Services bei der Locatech GmbH, einem Anbieter für Software-Lokalisierung und technische Übersetzungen

ITM: Herr Löhn, was sind typische IT-Probleme des Mittelstandes?
Dirk Löhn: Der Mittelstand hat zuletzt viel in eigene Prozesse und in IT-Lösungen investiert. Gleichzeitig hat sich aber in vielen Unternehmen auch eine gewisse Unordnung beim Dokumentenmanagement eingestellt. Noch immer werden unterschiedliche Dokumentversionen an unterschiedlichen Stellen auf lokalen Rechnern abgelegt oder über E-Mail-Anhänge verwaltet. Dies führt dazu, dass im Nachgang die Verwaltung der Dokumente und ihres Versionsstands oft von Hand erfolgt. Die zentrale Herausforderung  besteht dabei weniger in der Verarbeitung strukturierter Informationen. Vielmehr sind es die damit zusammenhängenden zusätzlichen, unstrukturierten Informationen, die einen Großteil der täglichen Datenflut ausmachen.

ITM: Wieso denken Sie, Sharepoint sei das richtige Werkzeug, um diese Probleme in den Griff zu bekommen?
Löhn: Nehmen Sie als Beispiel einen einfachen Angebotsprozess. Jedes Customer Relationship Management (CRM)-System kann Kundendaten strukturiert aufnehmen und man findet diese Informationen jederzeit wieder. Aber was ist mit Anfragen von Kunden, die per Post, Fax oder E-Mail eingehen? Was ist, wenn eine Angebotskalkulation mehrere Versionen durchläuft? Hier hilft Sharepoint mit einer einfach zu bedienenden Plattform, Dokumente leicht wieder auffindbar abzulegen. Sie werden verschlagwortet und automatisch versioniert. Zudem lässt sich einfach nachhalten, wer wann an welcher Version gearbeitet hat.

ITM: Was sind typische Hürden bei der Sharepoint-Einführung und wie kann man diese meistern?
Löhn: Vielen Mitarbeitern ist überhaupt nicht klar, dass wir bis zu einem Drittel unserer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und deren Aufbereitung verbringen. Wir sind es gewohnt, Dokumente per E-Mail zu verschicken, im Dateisystem abzulegen, nahezu identische Dateien mit unterschiedlichen Namen zu versehen, usw. Dabei können viele dieser Routinetätigkeiten von einer Plattform wie Sharepoint übernommen werden. Oft genügt schon ein halber Tag, um aufzuzeigen, welche Möglichkeiten die Plattform bietet.

Die Funktionsvielfalt der Plattform kann aber auch abschreckend wirken. Unternehmen sollten nicht versuchen, von Anfang an alle Funktionen zu nutzen. Besser ist es, sich zunächst zu überlegen, welche der täglichen Arbeiten wertvolle Zeit kosten, ohne einen wirklichen Mehrwert zu erbringen. Oft reicht es aus, einfach die Dokumentmanagement-Funktionalität mit automatischer Versionierung oder auch die Möglichkeit, von überall geschützt auf alle Dokumente zugreifen zu können, zu konfigurieren. Die Plattform kann so nach und nach in vorhandene Unternehmensprozesse integriert werden.

ITM: Wo liegt der besondere Nutzen?
Löhn: Es gibt am Markt viele Dokumentmanagement- oder Workflow-Systeme, die häufig an spezielle Branchen angepasst sind. Unsere Sharepoint-Lösungen sind hingegen keine Speziallösungen, sondern vereinen die Funktionen, die im Büro für ein effektives Zusammenarbeiten benötigt werden. Das Portal ist ideal mit Office-Produkten wie Word oder Excel zu kombinieren, lässt sich auch ohne tiefgehende IT-Administratorkenntnisse einfach verwalten und leicht ohne Programmierung an eigene Unternehmensprozesse anpassen.

ITM: Mit welchen Kosten muss ein Kunde rechnen, wenn er eine solche Workflow­lösung umsetzen lassen möchte?
Löhn: Eine pauschale Antwort ist hier nicht möglich, da eine Lösung auf Sharepoint-Basis von vielen Faktoren abhängen kann. Die Kosten setzen sich immer aus Lizenz- und Hardwarekosten zusammen. Außerdem entstehen Kosten für die Konfiguration, die Umsetzung und gegebenenfalls auch für eine Schulung der Mitarbeiter. Für kleinere Umsetzungsszenarien entfallen unter Umständen die Lizenzierungskosten, da die Umsetzung auf die Sharepoint Services begrenzt bleiben, die im Rahmen einer Windows-Server-Installation ohnehin mit lizenziert werden. Für eine Server­lizenz bewegt man sich je nach Anzahl der gleichzeitigen Nutzer und der gewünschten Funktionalität in einer Größenordnung von mehreren tausend Euro, es gibt aber auch die Möglichkeit, die Plattform als Hosting-Lösung zu nutzen.