"Ein Archivstandard wäre wünschenswert"

Von: Ina Konrad

Im Gespräch mit Dieter Woeste, Geschäftsführer der Kölner Alos GmbH, erfuhr IT-MITTELSTAND mehr über die Zukunft von PDF/A als Archivierungsstandard und dessen Nutzen für die Anwender.

Alos-Geschäftsführer Dieter Woeste: „In einem Rechtsstreit kann man punkten, wenn man eine Verfahrensdokumentation nachweisen kann“

ITM: Herr Woeste, welchen Themen hat sich die Alos GmbH verschrieben?
Dieter Woeste: Die Speicherung von Dokumenten ist seit nunmehr 50 Jahren unsere Kernkompetenz. Für alle geschäftsrelevanten Daten bildet unser Dokumenten-Management-System einen zentralen Pool, auf den jederzeit und von überall zugegriffen werden kann. Wir bieten integrative Lösungen zur Optimierung von Prozessen im Posteingang, in der Rechnungsbearbeitung oder durch Vorgangsteuerung mittels Workflow. Zudem vertreiben wir Hardware – vor allem von Belegscannern – und bieten technischen Support und Service vor Ort.

ITM: Gehen Sie bestimmte Branchen an?
Woeste: Unsere Lösungen sind grundsätzlich branchenneutral. Wir fokussieren jedoch Mittelständler in Industrie und Handel.

ITM: Wagen wir einen Blick nach vorne. Wo sehen Sie Alos in fünf Jahren?
Woeste: Wir werden das DMS-Lösungsgeschäft weiterhin vorantreiben und durch Verstärkung unseres Vertriebs und Kooperationen mit Systemhäusern expandieren. Wir werden uns auch künftig interessanten Neuerungen öffnen und Partnerschaften eingehen, wenn die Produkte und Technologien zu unseren Schwerpunkten passen.

ITM: An welche Technologien denken Sie?
Woeste: Die Verzahnung der einzelnen Systeme bzw. deren Integration wird einfacher werden – man denke nur an serviceorientierte Architekturen (SOA) oder Vorgangssteuerung mittels Workflow als führendes System. Zudem kristallisieren sich neue Archivierungsstandards heraus, als Beispiel sei PDF/A genannt.

ITM: Was dürfen sich die Anwender von PDF/A versprechen?
Woeste: Den Anwendern wird von verschiedenen Seiten PDF/A als neuer Archivstandard vermittelt, jedoch überwiegt noch die bewährte und weit verbreitete Speicherung in bitonalem Tiff-Format. Mit dem Thema Farbe kommen sofort eine Reihe unterschiedlicher Speicherformate in Betracht. Insofern ist ein Standard wie PDF/A sehr zu begrüßen. In Zusammenhang mit dem Alos Scan-Client haben wir uns mit der PDF/A-

Archivierung intensiv befasst. Leider mussten wir erkennen, dass derzeit verschiedene Versionen existieren und angeboten werden. Auch scheint die Standardisierung noch nicht abgeschlossen.

ITM: Dann raten Sie von PDF/A-Speicherung eher noch ab?
Woeste: Ja, da die Technologie für mich noch in einem zu frühen Stadium ist, als dass wir sie empfehlen wollen. Zumindest sprechen wir die Problematik an.
Insofern wäre es natürlich sehr wünschenswert, wenn es bald zu einem allgemeingültigen Archivierungsstandard kommen könnte. Technologisch für einen längeren Zeitraum geltend, könnte sich die DMS-Branche auf diesen Standard einigen.

ITM: Mit PDF/A würde Anwendern auch eine revisionssichere Archivierung leichter von der Hand gehen. Wie handhaben Ihre Kunden diese denn heute?
Woeste: Das Thema PDF/A ist ein wichtiger Baustein, den man aber nicht losgelöst betrachten sollte. Viele Anwender arbeiten beispielsweise mit GDPdU-konformen ERP-Systemen. Die Warenwirtschaft ist allerdings nur eine Seite der Medaille. Für sich selbst genommen ist sie Compliance-fähig, aber was geschieht mit der generierten Rechnung oder der zugehörigen Bestellung per E-Mail? Gibt es vielleicht noch aufbewahrungswürdige oder -pflichtige Korrespondenz?
Daher empfehlen wir, den Compliance-Gedanken weiter zu fassen und Geschäftsvorgänge als ganzheitliches System zu betrachten. Hierzu wird eine Prozessanalyse durchgeführt, bei der auch Prozesse selbst in Frage gestellt werden. Denn es geht darum, Vorgänge neu und detailliert zu beschreiben sowie alle Vorgangschritte in einer Verfahrensdokumentation zu belegen.

ITM: Was sind die Vorteile einer Verfahrensdokumentation?
Woeste: Gerade in einem Rechtsstreit mit den Finanzbehörden gewinnt nur, wer anhand einer Verfahrensdokumentation die Abläufe nachweist.

ITM: Sind die gängigen Dokumenten-Management-Systeme nicht revisionssicher?
Woeste: Natürlich erfüllen die meisten alle Anforderungen von HGB/AO, GoBS und GDPdU. Dennoch gilt es, die Abläufe um das System herum ebenfalls revisionssicher auszulegen, damit dann auch die E-Mail dem Bestellvorgang zugeordnet und automatisiert abgelegt wird.

ITM: Womit wir beim Stichwort E-Mail-Archivierung wären...
Woeste: Es erstaunt, wie nachlässig manche Unternehmen mit diesem Thema umgehen. Wenn man bedenkt, wie viele aufbewahrungspflichtige Dokumente sich oft in lokalen E-Mail-Ordnern von Sachbearbeitern befinden, könnte es für ein Unternehmen irgendwann ein böses Erwachen geben.