Rechtssicher elektronisch Handeln

Von: Leo Decker

E-Procurement und vor allem die Beteiligung an elektronischen

B2B-Marktplätzen bieten für Unternehmen auf Besteller- wie auf Lieferantenseite unter Umständen beachtliche Potentiale zur Kostensenkung und allgemeinen Effizienzsteigerung. Der folgende Beitrag gibt Hinweise zu Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren aus rechtlicher Sicht.

Der Autor, Leo Decker, ist Spezialist für IT-Recht in der Kanzlei Kleiner Rechtsanwälte in Stuttgart

Die einfachste Form der ‚elektronischen Beschaffung’ ist die Bestellung über den Online-Shop des jeweiligen Lieferanten. Soweit ein Lieferant einen eigenen Online-Shop betreibt - gleichgültig, ob völlig eigenständig oder auf der technischen Plattform eines von dritter Seite unterhaltenen B2B-Marktplatzes -, hat er die bekannten, für jeden Internetauftritt geltenden Regeln des § 5 Telemediengesetz (TMG) zur Anbieterkennzeichnung (Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Registergericht und -nummer, Steuernummer) sowie die besonderen Informationspflichten „bei kommerziellen Kommunikationen“ nach § 6 TMG zu beachten, insbesondere Erkennbarkeit des kommerziellen Charakters sowie eindeutige und leicht zugängliche Angabe der Bedingungen für Preisnachlässe.

Eigener Online-Shop eines Lieferanten

Außerdem müssen bei Anbahnung und Abschluss eines Vertrags im elektronischen Geschäftsverkehr die Vorgaben von § 312e BGB i.V.m. § 3 der BGB-Informationspflichten-Verordnung (InfoV) eingehalten werden, wie z.B. die Korrekturmöglichkeit von Eingabefehlern bei der Bestellung, die unverzügliche elektronische Eingangsbestätigung oder die Abruf- und Speichermöglichkeit der Vertragsbestimmungen einschließlich AGB für den Besteller bei Vertragsschluss. Darauf kann nur verzichtet werden, sofern der Vertrag durch individuelle Kommunikation, etwa durch Austausch von E-Mails, geschlossen wird. Die Möglichkeit zum Abruf und zur Speicherung der Vertragsbestimmungen einschließlich AGB bei Vertragsschluss muss dem Besteller aber auch in diesem Fall eingeräumt werden.

Aus Sicht des Bestellers empfiehlt es sich, wie auch bei herkömmlichen Offline-Bestellungen, den Lieferanten-AGB eigene allgemeine Einkaufsbedingungen entgegenzusetzen. Wirksamkeit erlangen dann nur solche Bestimmungen der beiden Klauselwerke, die sich nicht widersprechen. Der Lieferant kann sich allerdings durch einseitige Erklärung stets das Eigentum an der gelieferten Ware bis zur Bezahlung vorbehalten. Praktisch besteht das Problem für den Besteller darin, seine allgemeinen Einkaufsbedingungen in den Vertrag einzubeziehen. Soweit nicht Branchenüblichkeit oder laufende Geschäftsverbindung einen ausdrücklichen Hinweis entbehrlich machen, muss der Besteller beim Vertragsschluss explizit auf die Geltung seiner AGB verweisen. Hierfür können im Rahmen eines Bestellvorgangs für Anmerkungen gedachte Textfelder genutzt werden. Die allgemeinen Einkaufsbedingungen sollten dann auf der Website des Bestellers abrufbar sein, müssen mindestens aber auf Anforderung dem Lieferanten zugesandt werden.

Geschlossene zweiseitige Systeme

Je höher der Integrationsgrad des Bestellsystems in IT- und sonstige Prozesse auf Besteller- und auf Lieferantenseite ist, desto höher sind prinzipiell die erreichbaren Effizienzgewinne. Die maximale Integration in technischer Hinsicht besteht in einer „Direktverbindung“ zwischen Besteller und Lieferant z.B. über EDI, wie sie in verschiedenen Branchen schon seit Längerem praktiziert wird. Weniger aufwändig und vor allem bei C-Teilen gebräuchlich, ist die Integration elektronischer Kataloge verschiedener Lieferanten in das hauseigene E-Procurement-System des Bestellers (z.B. im Format BMEcat). Möglich ist auch die Abwicklung über einen Dienstleister, der die Kataloge mehrerer Lieferanten zu einem eigenen Katalog vereinigt und die passende Procurement-Software zur Verfügung stellt.

In all diesen Fällen sollte ein Rahmenvertrag zwischen Besteller und Lieferant bzw. Dienstleister abgeschlossen werden, der technische Ausgestaltung, Verantwortungsbereiche und Haftung regelt. Ferner sollten Ansprechpartner auf beiden Seiten, Eskalationsstufen, eine Fallback-Lösung bei Systemausfall und die Kostenverteilung definiert werden. Soll die Rechnungsstellung ebenfalls elektronisch erfolgen, dann ist § 14 UStG (samt zugehöriger Nr. 184a UStR 2008) zu beachten. Um Authentizität und Integrität sicherzustellen, müssen elektronisch übermittelte Rechungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG) versehen werden; beim EDI-Verfahren ist eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder ebenfalls in elektronischer Form auszustellen. Außerdem gilt es im Hinblick auf eine revisionssichere Archivierung die von der Finanzverwaltung aufgestellten „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) zu beachten.

Elektronische B2B-Marktplätze

Die Teilnahme an elektronischen B2B-Marktplätzen wie Covisint, SupplyOn, nexMart etc. bietet verschiedene Vorteile. So fallen Integrationskosten nur einmal an, über die Plattform können aber viele Handelspartner angesprochen werden. In der Regel stehen unterschiedliche Preisfindungsmechanismen wie Festpreiskataloge, Ausschreibungen, Vorwärts- oder Rückwärts-Auktionen, Community-Buying (Zusammenschluss mehrerer Besteller) zur Verfügung. Als Entgelt für die Nutzung der Plattform fallen entweder eine feste regelmäßige Vergütung oder Vermittlungsprovisionen für Geschäftsabschlüsse an.