Dr. Ingo Giehl, Aareon

Kurzinterview mit Dr. Ingo Giehl, Produktmanager Aareon DMS bei der Aareon Deutschland GmbH

Dr. Ingo Giehl,
Produktmanager bei
Aareon Deutschland

ITM: Wo sehen Sie für mittelständische Unternehmen in Sachen Dokumentenmanagement noch großes Einsparpotential?
Dr. Ingo Giehl: Zeit- und Kostendruck sind immer noch Hauptanlässe, warum Unternehmen interne Prozesse durchleuchten, analysieren und nach Verbesserungen suchen. Darüber hinaus unterliegen Unternehmen vielfältigen Anforderungen die die Transparenz und Nachvollziehbarkeit über lange Zeiträume auf Dokumentenbasis bestimmen, z. B. in Zusammenhang mit Compliance-relevanten Tatbeständen.

Ein weiteres neues Thema unter dem Aspekt der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) ist eine systematische E-Mailarchivierung. Beispielsweise in den Bereichen der Administration, dem Rechnungswesen und den Kundenservicecentern wird bei der produktiven Bearbeitung, wie beim Erstellen eines Mietvertrags oder bei Prüfung einer Rechnung noch viel Zeit mit der Informationsrecherche, Bearbeitung und Dokumentation aufgewendet. Um die Abläufe zu verschlanken, stellen viele Unternehmen bereits auf digitale Prozesse um. Das Aareon-Dokumentenmanagementsystem „Aareon DMS“ bindet die gesamte Korrespondenz in einem dynamischen Wissensspeicher, der auch die Prozesse außerhalb des ERP-Systems effizient unterstützt.

ITM: Wie schaffen es mittelständische Unternehmen, ihre gesamten Dokumentenprozesse – z.B. in Verwaltung, Logistik und Kundenbetreuung – durchgängig elektronisch abbilden zu können?
Dr. Ingo Giehl: Geschäftsprozessbasierte B2B-orientierte Ansätze helfen Unternehmen, ihre Lieferanten und Dienstleister in die Unternehmensabläufe einzubinden. Im Bereich Rechnungsmanagement bietet der Aareon Rechnungsservice beispielsweise eine Lösung, bei dem sowohl online übermittelte Aufträge und Rechnungen, als auch papierbasierte Rechnungen in einem einheitlichen Prozess im ERP-System digital bearbeitet und dann im Dokumentenmanagementsystem archiviert werden können. Ein ganzheitlicher Ansatz über Systemgrenzen hinweg unterstützt so die Unternehmensprozesse. Einspareffekte sind schnell spürbar.

ITM: Worauf müssen Anwender achten, die verteilte Standorte an eine zentrale DMS-Lösung anbinden wollen?
Dr. Ingo Giehl: Um verschiedene Standorte anzubinden, muss man nur über eine Leitungsverbindung verfügen. Typisches Beispiel ist eine gesicherte Internetverbindung, über die mit einem Webclient zugegriffen werden kann. Hier sollte jedes Unternehmen individuell prüfen, welche der beiden Möglichkeiten unter den typischen Zielsetzungen Kosten und Performance am besten in die vorhandene IT-Struktur passen.

ITM: Software as a Service (SaaS) ist derzeit in aller Munden. Für welche Unternehmen lohnt sich der Einsatz eines "DMS zur Miete"?
Dr. Ingo Giehl: Unter Kosten- und Risikoaspekten kann der Einsatz für alle Unternehmen lohnend sein, aber besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben, ist dieses Geschäftsmodell interessant. Der Kunde muss sich nicht um den Betrieb der IT-Umgebung kümmern, da dies in der Regel als Komplettangebot aus einer Hand vom Dienstleister angeboten wird. Je nach Geschäftssituation des Unternehmens ist dieses Modell einfach skalierbar und kann schnell auf den individuellen Bedarf zugeschnitten werden, so dass damit eine große Flexibilität gewährleistet ist.

ITM: Viele Anwender fürchten beim SaaS-Einsatz um die Sicherheit ihrer sensiblen Unternehmensdaten. Zurecht?
Dr. Ingo Giehl: Datenschutz, Datensicherheit und die Zertifizierung von IT sind heute Standardanforderungen. Durch die Branchenexpertise beim Outsourcing von hochsensiblen IT-Systemen im Bankenumfeld erfüllt Aareon seit Jahrzehnten die hohen Sicherheitsstandards.