ERP-Umstieg mit Sicherheit

Von: Sascha Blasczyk

Der österreichische Konfitürehersteller Darbo verfolgt mithilfe einer ­betriebswirtschaftlichen Standardsoftware sämtliche verarbeiteten Zutaten lückenlos zurück.

Naturreine Konfitüren
und Gelees gehören zur
Produktpalette von Darbo.

Bei Darbo kommt nur das Beste auf den Tisch. Das ist einer der Gründe, weshalb sich das Unternehmen seit 1879 vom kleinen „Obst-Dampfwerk“ hin zu einer der bekanntesten Marken im österreichischen Lebensmittelhandel entwickelt hat. Neben der Produktion naturreiner Konfitüren und Gelees füllt Darbo auch Bienenhonig ab, produziert Fruchtsirup sowie verschiedene Desserts. Ein Motto des Unternehmens lautet: In Darbo Naturrein kommt nur Natur rein. Doch wie lässt sich ein solches Versprechen umsetzen, wenn unzählige Zutaten verschiedener Anbieter und Herkunft koordiniert werden müssen? Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist die richtige Software. Deshalb entschieden sich die Tiroler 2001 für den Umstieg von ihrem in die Jahre gekommenen ERP-System auf M3 von Lawson Software, mit dessen Hilfe der Konfitüreproduzent sowohl Herkunft als auch Bestimmungsort sämtlicher verarbeiteten Zutaten auf Knopfdruck nachweisen kann.

„Schon vor der Einführung verfügten wir über eine stabile Software, die unsere damaligen Anforderungen ausreichend abzudecken vermochte“, blickt Robert Testor, Bereichsleiter Logistik/Beschaffung/IT und Projektleiter bei Darbo, zurück. „Dennoch war diese seinerzeit über zehn Jahre alt und wurde nicht mehr weiterentwickelt, weshalb wir uns für einen Wechsel entschieden haben“, so Testor weiter. Zudem stand damals eine neue EU-Verordnung (EU-VO 178/2002) zur Diskussion, welche am 1. Januar 2005 in Kraft trat. Diese schreibt vor, dass jeder Hersteller von Lebensmitteln in der Lage sein muss, seine Vorlieferanten nachweisen zu können und darüber Aufschluss zu geben, was aus den einzelnen Zutaten produziert wurde und wohin diese weiter verkauft wurden.

Diese Funktionen konnte die bestehende Software nicht abdecken und daher beauftragte Darbo ein Beratungsunternehmen, das die internen Prozesse durchleuchten und geeignete Lösungen vorschlagen sollte. In die engere Auswahl fielen die Anbieter SAP und Lawson Software, wobei letzterer schließlich das Rennen machte. Damals betreute noch die KTW, Vorgänger des Lawson-Partners Terna, die Software bei Darbo. Die heutigen Mitarbeiter von Terna präsentierten M3 in verschiedenen Dimensionen und demonstrierten diese in auf Darbo zugeschnittenen Modellversuchen. Der Implementierungspartner konnte den Migrationspfad zu Lawson sicherstellen und wurde damit der wichtigsten Anforderung bei Darbo gerecht: Der Notwendigkeit eines gesicherten Übergangs von Alt auf Neu, da dieser bei laufendem Betrieb erfolgen sollte. „Zudem passte das ERP-System mit seinem Schwerpunkt im Warenwirtschaftsprozess perfekt zu uns“, berichtet Testor.

Sicherer Weg zur neuen ERP-Software

Die Entscheidung für Lawson sah die Implementierung der RPG-Version 11.3 bei Darbo vor, um die Prozesse in den Bereichen Einkauf, Lager, Produktionsplanung, begleitende Qualitätssicherung, Vertrieb und Kalkulation abzubilden. Weitere Software wie der Finanzteil und die Hochregalsteuerung sollte dann über entsprechende Schnittstellen angebunden werden. „Weil unsere bisherige Software bis dahin alle bestehenden Prozesse abdeckte, drängte uns kein konkreter Stichtag und so konnten wir uns voll und ganz auf eine sichere Umstellung konzentrieren“, berichtet Testor. Ein Projektteam des externen Dienstleisters, bestehend aus Beratern für die einzelnen Fachgebiete, sowie ein Projektteam von Darbo, welches sich aus dem Projektleiter und verschiedenen Key Usern zusammensetzte, übernahmen die Implementierung. „Die Software bot den Vorteil, dass wir so genannte Testunternehmen integrieren konnten, um die einzelnen Prozesse vorab genau zu parametrisieren und damit eine fehlerfreie Inbetriebnahme zu ermöglichen“, so Testor rückblickend. „Für uns stand klar die optimale Prozessabdeckung über der Budgetsicherheit, weshalb wir uns im Laufe der Implementierung für einige noch „ausgefeiltere“ Lösungen entschieden – doch die Zusatzkosten haben sich aufgrund der Verbesserung nach kurzer Zeit gerechnet.“
Insgesamt dauerte es zwölf Monate, um alle Prozesse weitestgehend abzubilden.

Danach trieben die Verantwortlichen den Reifegrad des Projektes weitere sechs Monate voran und deckten Randprozesse wie den EDI-Bereich ab, um den intensiven Datenaustausch mit den Geschäftspartnern zu gewährleisten. Erst als auch der letzte Test fehlerfrei durchgeführt werden konnte, entschied sich Darbo für die Umstellung, um so seinen Kunden jederzeit die gewohnte Servicequalität gewährleisten zu können. So erfolgte der Umstieg auf das neue ERP-System letztlich problemlos an einem verlängerten Wochenende, ohne dass es zu Einschränkungen kam.

Heute nutzen rund 100 Mitarbeiter die ERP-Software und profitieren von einer einfachen Handhabung und zahlreichen neuen Funktionen. Vor allem die Rückverfolgbarkeit kann optimal sichergestellt werden – ein Vorteil, da bei Darbo riesige Mengen an Rohstoffen und Verpackungsmaterialien verarbeitet werden, was wiederum gewaltige Datenmengen und Verknüpfungsmöglichkeiten mit sich bringt. „Die ERP-Software liefert uns auf Knopfdruck einen Überblick darüber, welche Rohstoffe in welchen Fertigwaren verarbeitet und wohin verkauft wurden“, erklärt Testor. Mit der Chargenverfolgung wurde bei Darbo zudem das Identitätspreisprinzip eingeführt. Mit Hilfe der Software können nun die Fertigwaren zu den tatsächlichen Preisen der verschiedenen Ausgangsrohstoffe kalkuliert werden, was die Erfolgsrechnung bei dem Lebensmittelhersteller erleichtert. „Nach dem Abschreibungszeitraum von vier Jahren sind unsere IT-Kosten im Vergleich zu unserer Umsatzentwicklung deutlich gesunken“, so Testor.

Für das kommende Jahr plant Darbo den nächsten Schritt: „Wir werden den Releasewechsel auf die Java-Plattform mit unserem externen Partner Terna evaluieren. Denn diese Version verfügt mittlerweile über den nötigen Reifegrad, um die für uns so wichtige Stabilität entsprechend zu gewährleisten“, so Testor abschließend. Damit will sich das Unternehmen auch für die Zukunft sicher aufstellen und seine langfristigen Ziele, wie den weiteren Ausbau der Marktanteile in Österreich sowie die Verstärkung seiner Exportaktivitäten, realisieren können.

Die A. Darbo AG

Branche: Nahrungsmittel
Standort: Stans in Tirol/Österreich
Gründung: 1879
Mitarbeiter: rund 290
Umsatz: 99,7 Mio. Euro im Jahr 2008

www.darbo.com