Sicher in die Luft gehen

Berlin-Tegel, im Juni 2010 – Sicherheit ist das A und O im Flugbetrieb. So müssen Fluggesellschaften auch gewährleisten können, dass das Flugpersonal an Bord jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen hat. Ein Grund für die Airline Germania eine funktionale Datenverwaltung zu etablieren, die Dokumentationsprozesse optimiert und die Erstellung von Handbüchern für den Flugbetrieb vereinfacht und beschleunigt.

Die Germania Fluggesellschaft mit Sitz am Flughafen Berlin-Tegel blickt auf eine über 30-jährige Unternehmensgeschichte zurück.

Seit über 30 Jahren fliegt die unabhängige Fluggesellschaft mit Sitz in Berlin-Tegel verschiedene nationale und internationale Ziele an. Das Hauptgeschäft der Germania war über viele Jahre der Charterflugdienst, u.a. für Condor und Neckermann Reisen. 1992 erhielt die Airline den Zuschlag für den so genannten „Beamten-Shuttle“ und beförderte mehrere Jahre Bundestagsabgeordnete zwischen Bonn und Berlin. Heute gehört die Fluggesellschaft zudem international zu den ersten Adressen für Leasing.

Im Rahmen von Wet-Lease-Verträgen bedient Germania z.B. die Strecken von Air Berlin. Dabei stellt die Airline neben dem Fluggerät, der Technik und der Crew auch das Personal für die operativen Abläufe. Unter eigener Marke fliegt Germania nicht nur innerdeutsche und europäische Flughäfen an, sondern hat seit Ende letzten Jahres auch verschiedene Nah-Ost-Routen in ihr Programm aufgenommen. Eine Erweiterung des Orient-Angebots rechtzeitig zur Aufnahme des Sommerflugplans ist ebenso geplant wie Flüge von Deutschland, Österreich und Holland nach Lourdes.

Serviceliteratur für das Flugpersonal

15 Flugzeuge des Typs Boeing 737 gehören zur Germania-Flotte. Jedes Jahr bringt die Airline mit ihnen mehrere Millionen Passagiere sicher an ihre Ziele. Eine wesentliche Rolle spielt dabei die Serviceliteratur für das Flugpersonal, die jede Airline in Form von Handbüchern, so genannten Operations Manuals, zur Verfügung stellen muss. „Alles, was für den Flugbetrieb notwendig ist, wird hier dokumentiert“, erzählt René Hecht, Compliance Manager bei der Germania. „Jeder unserer Mitarbeiter, der im operativen Geschäft tätig ist, findet in den jeweiligen Handbüchern seine Tätigkeit beschrieben. Schleichen sich hier falsche Angaben ein, kann dies schwerwiegende Folgen haben.“

In 24 Manuals wird alles Wissenswerte rund um die Flugzeuge, ihre Wartung und Instandhaltung, die vorgeschriebene Ausrüstung oder die Sicherheitsbestimmungen festgehalten. Jedes einzelne soll mehrere hundert Seiten umfassen. So ergibt sich bei Germania ein enormes Datenvolumen, das es effizient und rechtssicher zu verwalten gilt. Denn einige der Handbücher sind zulassungspflichtig und müssen die Vorgaben des Luftfahrt-Bundesamtes (LBA), das die Einhaltung der flugbetrieblichen Sicherheitsstandards in der deutschen Luftfahrt beaufsichtigt, erfüllen. Hierzu gehört auch die Verpflichtung, dem LBA jede Änderung, die an diesen Manuals vorgenommen wird, nachzuweisen.

Etablierung eines zukunftssicheren Systems

Die Verwaltung im Dateisystem machte es zunehmend schwieriger, diese Anforderungen zu erfüllen. Für das Erstellen ihrer Dokumentation nutzte Germania Microsoft Word. Für die Autoren gestaltete es sich immer problematischer, mit den zur Verfügung gestellten Mitteln die komplexe Struktur der Handbücher und die Layout-Vorgaben zu händeln – zumal Germania keine ausgebildeten Technischen Redakteure beschäftigt, sondern das Fachpersonal aus verschiedenen Bereichen mit der Technischen Dokumentation betraut ist. Abstimmungsprozesse waren nicht durch einen festen Workflow vorgegeben, was ein generelles Fehlerpotenzial in sich barg. Für Germania galt es also, diese Probleme zu beheben, um langfristig die geforderten Qualitätsstandards gewährleisten zu können.

Abhilfe schaffen sollte ein Redaktionssystem, das auf Basis von XML (Extensible Markup Language) arbeitet. Zum einen versprach man sich von einer solchen Lösung einen verbesserten Workflow und einfachere Freigabeprozesse, vor allem aber wollte man ein zukunftssicheres System etablieren, das Dokumente problemlos in verschiedene Ausgabeformate publizieren kann. XML soll hier den Vorteil haben, dass es eine Trennung von Inhalt und Struktur erlaubt. Außerdem lassen sich Daten in XML medienneutral verwalten. „Dies war für uns besonders wichtig, um Dokumentationen auch an Bord elektronisch verfügbar zu machen. Unsere Piloten und das Flugpersonal sollten die Möglichkeit erhalten, über ein Electronic-Flight-Bag-System einfach auf Manuals zugreifen zu können“, beschreibt Lutz Kohlert, Projektleiter bei Germania, die Zielsetzung.

Vereinfachung der Prozesse

Mehrere Hersteller nahm Germania unter die Lupe, bevor man sich für die Berliner Ovidius GmbH und die Software TCToolbox zur Optimierung der Dokumentationsprozesse entschied. „Unsere Wahl fiel auf Ovidius, weil das Softwarehaus über Erfahrung im Luftfahrtbereich verfügt und mit unseren spezifischen Anforderungen vertraut ist. Von Anfang an stimmte sowohl das Fachliche als auch die Wellenlänge. Ein weiteres Kriterium war für uns die örtliche Nähe, die kurze Wege ermöglicht“, beschreibt René Hecht die Entscheidungsfindung. Germania legte besonderen Wert auf eine benutzerfreundliche Software. Mittels fester Workflows sollten die Fehlerquellen der Vergangenheit beseitigt und einheitliche Handbuchstrukturen etabliert werden.

Mit der Einführung von TCToolbox wurden die Dokumentationsprozesse neu strukturiert. Für die mit Dokumentationsaufgaben betrauten Mitarbeiter bedeutete diese Abkehr von gewohnten Arbeitsabläufen zunächst eine enorme Umstellung, heißt es, die anfangs durchaus mit Skepsis betrachtet wurde. Doch konnte die neue Lösung im täglichen Einsatz überzeugen. „Die Akzeptanz stellte sich mit der zunehmenden Vereinfachung der Prozesse ein“, konstatiert Lutz Kohlert. „Viele Bearbeitungsschritte sind durch das System reglementiert. Die Autoren pflegen ihre Inhalte in eine vorgegebene Struktur ein, die für alle Handbücher gleich ist. Dies bringt eine Zeitersparnis mit sich.“ Das System verwaltet alle Inhalte in Form von Informationsbausteinen, die sich je nach Anforderung zusammenstellen lassen und gleichzeitig von verschiedenen Personen bearbeitet werden können. Die fertigen Dokumentationen werden in einem automatisierten Workflow zur Freigabe an zeichnungsberechtigte Mitarbeiter weitergeleitet.

Intelligentes Versionsmanagement

Auch das bis dato größte Problem der Germania, die Nachweisführung über Änderungen an ihren Handbüchern, konnte mithilfe von TCToolbox gelöst werden. Eine in das Redaktionssystem integrierte Differenzansicht soll die komplette Versionsgeschichte jedes einzelnen Manuals für die Germania-Mitarbeiter transparent machen. Aktuelle Versionen können so mit vorhergehenden verglichen werden, die Änderungen zwischen zwei Versionen werden automatisch markiert. „Selbst wenn ein Redakteur nur ein Leerzeichen in eine bestehende Dokumentation einfügt, zeigt das System dies an und macht nachvollziehbar, warum die Änderung vollzogen wurde und wer diese vorgenommen hat“, erzählt Lutz Kohlert.

Dies soll den Vorteil haben, dass Germania bei Revisionen nicht mehr eine neue Gesamtausgabe eines Manuals produzieren muss, sondern die geänderten Einzelseiten eines Handbuchs automatisiert publizieren kann. Das angebundene Satzsystem bündelt diese in einem PDF-Dokument. Den Ausdruck erhält das Luftfahrt-Bundesamt und hat so jederzeit einen aktuellen Stand der zulassungspflichtigen Handbücher.

Traum vom elektronischen Cockpit

Diese Revisions-Pakete sind mittlerweile die einzigen Papierpublikationen der Berliner Airline. Der Traum vom elektronischen Cockpit ist Realität geworden: Über Laptops und fest eingebaute Lösungen an Bord sollen Piloten und Flugbegleiter jeder Zeit die gewünschten Informationen einsehen können. „Die Umstellung auf das Electronic-Flight-Bag-System ist in zwei bis drei Monaten abgeschlossen und in allen Germania-Maschinen verfügbar“, so Kohlert.

Dass die Fluggesellschaft im Bereich Technische Dokumentation auch in Punkto Rechtssicherheit auf dem richtigen Weg ist, beweist ein Projekt, das Germania parallel zur Implementierung von TCToolbox anging. Im Sommer 2008 bewarb sich die Airline um die IOSA-Zertifizierung der International Air Transport Organisation (IATA). IOSA ist ein weltweit anerkannter Industriestandard für die operativen Sicherheitsabläufe einer Fluggesellschaft und ein wichtiges Qualitätssiegel für die Luftfahrt. Hierfür musste Germania die Dokumentationsoptimierung, die im Flugbetrieb ihren Anfang genommen hat, auf das ganze Unternehmen ausweiten. Dass sie diesen Kraftakt erfolgreich gemeistert hat, ergab ein Audit Ende letzten Jahres.

Germania
Branche: unabhängige Fluggesellschaft
Gründung: 1979
Hauptsitz: Berlin-Tegel
Mitarbeiter: rund 600
Internet: www.flygermania.de