Alte Zöpfe sprichwörtlich abschneiden

Von: Guido Piech

ERP-Entscheidungen haben weitreichende und langfristige Auswirkungen auf das Anwenderunternehmen. Wie man bei der Auswahl vorgehen sollte, schildern Christoph Meier und Stefan Kompa vom Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) in Aachen, die beide als Auswahlberater und Projektmanager am FIR tätig sind.

ITM: Herr Meier, Herr Kompa, woran hapert es in der Regel, wenn ERP-Projekte im Mittelstand scheitern?
Christoph Meier: Ein wesentliches Problem bei der Initiierung von ERP-Projekten im Mittelstand ist die fehlende Sensibilität des Managements. Zumeist wird dem IT-Leiter ohne klare Zielsetzungen und Leitlinien die Projektkoordination übertragen. Die fehlenden Vorgaben von oberster Ebene wirken sich dabei auch auf das Projektmanagement negativ aus, was sich vor allem in der Zusammensetzung des Projektteams sowie in einem unrealistischen Projektzeitplan offenbart.

Eine fehlende Manifestation der Ziele (z.B. Projektbudget, Ablösung von Subsystemen usw.) zu Beginn des Projektes ermöglicht häufige Kursänderungen während der Projektlaufzeit. Die Projektziele oder Leitlinien sollten jedoch zu Beginn schriftlich festgehalten und im weiteren Verlauf nicht mehr zur Diskussion gestellt werden. Anhand der Leitlinien richtet sich das gesamte Projekt mit seinen Schwerpunkten aus.

Stefan Kompa (siehe Bild): Ein weiterer Grund für das Scheitern von ERP-Projekten ist die primäre Fokussierung auf die Funktionalitäten des zukünftigen Systems. Vergessen wird dabei oft, die eigene Aufbau- und Ablauforganisation kritisch zu hinterfragen, um veraltete und ineffiziente Strukturen und Prozesse nicht in das neue System zu übernehmen. Vielmehr sollte das ERP-Projekt dazu genutzt werden, ein Veränderungsbewusstsein innerhalb des Unternehmens zu erzeugen und sprichwörtlich alte Zöpfe abzuschneiden. Dies ist jedoch zwingend durch das Management zu unterstützen und zu motivieren.

ITM: Folglich sollte auch bekannt sein, wohin sich das Unternehmen entwickeln kann und will?
Meier: Aus strategischer Sicht beeinflusst die Auswahl eines neuen ERP-Systems das Unternehmen für die nächsten zehn bis fünfzehn Jahre. Oftmals bleiben zukünftig angestrebte Entwicklungen wie die Verlagerung von Produktionsstätten ins Ausland, der Aufbau neuer Standorte oder Unternehmenszukäufe jedoch unberücksichtigt. Dies kann dazu führen, dass das neue ERP-System bereits kurz nach der Einführung den aktuellen Anforderungen bereits nicht mehr entspricht.

ITM: Wie sollte man ein ERP-Projekt konzeptionell angehen und gliedern, um ein Scheitern zu vermeiden?
Kompa: Für die Durchführung von ERP-Auswahlprojekten bieten sich professionelle Konzepte und Methoden an, z.B. das 3PhasenKonzept zur Auswahl betrieblicher Anwendungssysteme des FIR in Aachen. Dabei sollte zu Beginn ein professionelles Projektmanagement aufgesetzt werden. Dies beinhaltet neben der Bildung eines Kernteams bestehend aus Key-Usern der relevanten Fachabteilungen wie Vertrieb, Einkauf, Produktion und IT ebenso die Definition eines Projektlenkungsausschusses, welcher sich aus den Entscheidungsträgern des Unternehmens zusammensetzt. Weiterhin ist das Projekt in seinen einzelnen Phasen zeitlich zu planen und innerhalb eines Projektplans zu dokumentieren und permanent fortzuschreiben.

Üblicherweise werden diese Punkte der Projektinitiierung in Form eines Projekt-Kick-Offs von Kernteam und Lenkungsausschuss besprochen und fixiert.
Im Rahmen der sich anschließenden Prozess- und Strukturanalyse sollten sämtliche wertschöpfenden Prozesse bei der Abwicklung von Kundenaufträgen, vom Eingang der Anfrage bis zur Versendung von Erzeugnis und Rechnung, detailliert analysiert werden. Innerhalb der Analyse lassen sich zumeist eine ganze Reihe von Verbesserungspotentialen identifizieren, woraus direkt konkrete Maßnahmen abgeleitet werden können. Dieser Schritt fördert das Verständnis der Kernteammitglieder untereinander, sensibilisiert sie für die „Probleme der anderen Abteilungen“ und unterstützt nicht zuletzt die kreative Lösungsfindung.

ITM: ERP-Anbieter gibt es viele. Wie stellt man fest, welcher zum eigenen Unternehmen passt?
Meier (siehe Bild): Um die marktseitig hohe Anzahl an ERP-Systemen und -Anbietern strukturiert einzugrenzen, bietet sich ein zweistufiges Verfahren an. Zunächst sollte innerhalb einer Vorauswahlphase der ERP-Markt sukzessiv auf drei bis vier Favoritensysteme eingegrenzt werden. Dabei können Lastenhefte zur Formulierung der unternehmenseigenen Anforderungen hilfreich sein. Die anschließende Endauswahlphase sollte detaillierte Tests der Favoritensysteme sowie optionale Besuche bei Referenzkunden der Anbieter beinhalten. Anschließend ist es die Aufgabe des Lenkungsausschusses, die Zahl der potentiellen Anbieter auf Basis einer Entscheidungsvorlage auf zwei zu reduzieren. Mit dieser Selektion ist das eigentliche Auswahlprojekt beendet, und es schließen sich die Vertragsverhandlungen an.

ITM: Was bringen Fragenkataloge wie Trovarit? Meist bleiben doch die vier oder fünf üblichen Verdächtigen übrig?
Kompa: Zunächst ist festzuhalten, dass eine generelle Aussage bezüglich Anbieterhäufigkeit in ERP-Projekten nicht zu treffen ist. Strategische Auswahlkriterien wie die Unternehmensgröße von Kunde und Anbieter, die Branche des Kunden, Hardwarestruktur, geforderter Support durch den Anbieter (z.B. für Asien) als auch das Projektbudget des Kunden führen in den Projekten immer wieder zu unterschiedlichen Konstellationen in Vor- und Endauswahl.

Neben den strategischen Auswahlkriterien spielen auch funktionale Anforderungen eine große Rolle. Zur strukturierten und gewichteten Definition der eigenen Anforderungen können vorgefertigte Lastenhefte wie der IT-Matchmaker von Trovarit hilfreich sein. Solche Lastenhefte bieten einen guten Überblick über die Funktionalitäten heutiger ERP-Systeme und unterstützen zudem die Vergleichbarkeit der Angebote, indem sämtliche ausgewählten Anbieter zu denselben Unternehmensanforderungen Stellung nehmen müssen. Weiterhin kann das Lastenheft im Rahmen von Systemtests als Fahrplan dienen sowie die Basis für ein späteres Pflichtenheft bilden.

ITM: Wer garantiert den Anwendern, dass alle ERP-Anbieter wahrheitsgetreue Angaben machen?
Meier: Die Angaben der Anbieter zum Leistungsumfang des eigenen Systems werden im Rahmen der Ausschreibungen jeweils aktualisiert. Auf dem IT-Matchmaker sind dies ca. 100 Ausschreibungen pro Jahr mit jeweils zehn bis fünfzehn Anbietern. Erreichen Anbieter die Endauswahlphase und dürfen ihr System im Rahmen von Systemtests präsentieren, so dienen ausgewählte Fragen aus dem Lastenheft als Testfahrplan und müssen vom Anbieter live am System demonstriert werden. Eine weitere Schärfung der Anbieterangaben erfolgt, indem das Lastenheft bei Auswahl des jeweiligen Anbieters in ein Pflichtenheft überführt und die vormals gemachten Angaben somit Bestandteil von Lizenz- und Dienstleistungsvertrag werden.

ITM: Bedarf es zur Auswahl eines ERP-Anbieters nicht mehr als das Zusammenrechnen von Funktionalitäten?
Kompa: Die Abdeckung funktionaler Anforderungen ist nur ein Aspekt. Neben den strategischen Auswahlkriterien spielen auch die Referenzen des Anbieters eine große Rolle. Hat er bereits Projekte bei vergleichbaren Unternehmen nachweislich erfolgreich umgesetzt, kann sich das positiv auf die Auswahlentscheidung auswirken.

Ebenso wirken Budgetvorgaben des Kunden einschränkend, sodass zwingend im Vorfeld einer Entscheidung detaillierte Kostenabschätzungen bei den favorisierten Anbietern einzuholen sind. Zur Beschreibung der funktionalen Anforderungen bieten sich wiederum die Lastenhefte an. Auch die durchgeführten Systemtests sollten zur Bewertung herangezogen werden.

ITM: Wie wichtig ist auch die menschliche Komponente?
Meier: Wie bereits erwähnt, ist die menschliche Komponente entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts. Dennoch werden die „weichen Faktoren“ bei der Auswahlentscheidung oftmals ignoriert. Die Folgen zeigen sich spätestens im Rahmen der Implementierung, wo es nicht selten zu Konfliktsituationen kommt, welche es im Team zu lösen gilt. Aus diesem Grund sollten Aspekte wie die Glaubwürdigkeit des Anbieters während des gesamten Auswahlprojektes, aber auch die allgemeine Unternehmenskultur sowie die Kompatibilität zur unternehmenseigenen Kultur bei einer Auswahlentscheidung Berücksichtigung finden.