Raus aus der Bastlerecke

Von: Daniela Hoffmann

Proprietäre Business-Intelligence-Lösungen (BI) sind für mittelständische Unternehmen häufig zu teuer – und bremsen damit Innovation aus, denn der Bedarf an analytischen Anwendungen ist hoch. Kostengünstige Open-Source-BI-Anwendungen haben mittlerweile die Bastlernische verlassen und lassen sich in den professionellen Versionen mit Supportpaket auch im „Ernstfall“ reibungslos betreiben.

Seit rund sieben Jahren gibt es Open-Source-Lösungen im BI-Bereich. Pentaho, Jaspersoft und Palo gehören in Deutschland zu den bekanntesten BI-Suiten. Eine von BARC und Peter Gluchowski, Professor für Wirtschaftsinformatik an der TU Chemnitz, durchgeführte Vergleichsstudie von Open-Source-BI mit traditionellen Lösungen ergab, dass die Funktionalität heute bei rund 80 bis 90 Prozent der Branchengrößen wie Cognos oder SAP Business Objects liegt.

Auch wenn der Markt für die quelloffenen Lösungen insgesamt immer noch recht klein ist, stellen Anbieter und Marktforscher hier Bewegung fest. „Bei kleinen Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern ist Excel noch immer Standard. Auch im mittelständischen Bereich von 300 bis 2000 Mitarbeitern sind viele Microsoft-Produkte anzutreffen, ansonsten wird mit dem Reporting des ERP-Systems gearbeitet. Ordentliche Data-Warehouse-Implementierungen sind eher selten. Wir sehen allerdings ein zunehmendes Interesse im Mittelstand, da es mittlerweile eine Reihe von Dienstleistern und Systemintegratoren gibt, die entsprechende Enterprise-Pakete mit Support anbieten“, sagt Andreas Bitterer, Research Vice President beim Marktforschungsinstitut Gartner. Ein Supportvertrag ist allerdings aus Sicht von Bitterer zwingende Voraussetzung, wenn Open-Source-BI im Geschäftsumfeld produktiv betrieben werden soll. Sich bei Problemen nur auf die Community zu verlassen, sei fahrlässig.

Die meisten ERP-Systeme haben noch immer erhebliche Schwachstellen bei Reporting- und Analysefunktionalitäten. Denn die Daten werden zwar aufwendig gesammelt und gepflegt, ihre Auswertung für fundierte Entscheidungsgrundlagen lässt jedoch zu wünschen übrig. „Der Mittelstand hat ein starkes Bedürfnis, mit BI-Werkzeugen mehr Information aus den Daten zu gewinnen“, meint Tom Cahill, Vertriebsleiter Europa beim OS-BI-Hersteller Jaspersoft. Open-Source-BI ist nicht mehr nur die Domäne der Entwickler, heute ist eine ganze Reihe von Dienstleistern hinzugekommen, die Beratung, Integration und Services für die grundsätzlich kostenlose Software anbieten.

Auf dem Weg vom Reporting zu BI

Wie für proprietäre Produkte gilt auch bei Open-Source-BI: Der Anwender muss wissen, was er will – und dies im Zweifelsfall in Workshops mit Fachabteilungen und IT oder mit Hilfe externer Unterstützung herausfinden. Ähnlich verhält es sich mit dem Thema Projektmanagement. Eine professionelle und methodische Herangehensweise hilft natürlich auch bei OS-Projekten. Für Hans-Jürgen Zinn (siehe Foto) liegt die Herausforderung von BI-Projekten weniger in der reinen BI-Software als vielmehr in den darunterliegenden Datenarchitekturen. „Es erfordert einiges an Überlegung, wie ein Data Warehouse aussehen soll und wie die Daten aus Altanwendungen extrahiert werden. Hier gilt es, Gestaltungsgrundsätze einzuhalten und die Prinzipien der Weiterführung nach dem einmaligen Aufbau festzulegen. Dieses Know-how ist im Mittelstand meist nicht vorhanden“, meint Hans-Jürgen Zinn, als Geschäftsführer der Proratio GmbH, Vertriebspartner des OS-BI-Anbieters Pentaho.

Empfehlenswert sei es, externe Berater ins Boot zu holen, um diese Aufgaben gemeinsam zu erarbeiten. Zudem könnten mit den Spezialisten auch exemplarisch die Abläufe für die Erstellung von Reports und Dashboards durchgegangen werden. „Es gibt einen deutlichen Schritt vom traditionellen Reporting zu Business Intelligence. BI hat einen stärkeren Projektcharakter, es geht viel um Konzeption und Gestaltung. Das Thema sollte mit Weitblick angegangen werden, damit eine stufenweise Erweiterung, auch beim Data Warehouse, möglich ist“, sagt der Open-Source-Experte.

Open-Source-BI in der Praxis

Der mittelständische Damenmodehersteller Frankenwälder E. Held GmbH & Co. KG (Modelabel: Frank Walder) entschied sich für das Open-Source-BI Palo, als die bestehende Lösung auf Basis des MS SQL Server 2000 an Grenzen geriet. „Uns war wichtig, den Zugriff über ein Webfrontend zu ermöglichen und eine Lösung einzuführen, die nicht nur für Spezialisten, sondern für alle Mitarbeiter bedienbar ist“, sagt Jan-Marcus Hülbig, Leiter Organisation/Software bei Frankenwälder. Die alte Struktur sei auch für die Arbeit mit Cubes, also mehrdimensionalen Datenwürfeln, nicht gut geeignet gewesen.

Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Jedox führte das Münchberger Unternehmen die BI-Suite Palo ein. „Die Anwender können ihre Anfragen und Vorgaben in Excel designen, die IT prüft dann nur, ob es zur übergreifenden BI-Strategie passt“, so Hülbig. Der Engpass, dass Anwender sich zunächst an die IT-Abteilung wenden müssen, um eine Auswertung zu generieren, sei damit behoben. „Die Entwicklungszeiten sind deutlich kürzer geworden – zum Beispiel war eine Außendienstintegration mit Umsatzplanung direkt beim Kunden vor Ort innerhalb von sechs Wochen abgeschlossen“, konstatiert Hülbig. Auf die Außendienstlösung werde von mehr als 40 Mitarbeitern online zugegriffen. Unterstützend habe man einen Experten von Jedox hinzugezogen.

Sämtliche Auswertungen, die der Vertrieb benötigt, sollen zukünftig über Palo getätigt werden. Grundlage wird eine eigenentwickelte Vertriebsdatenbank, in der Daten aus mehreren Vorsystemen konsolidiert werden. Auch das Data Warehouse soll in die Open-Source-Welt übersiedeln. Die schrittweise Migration auf MySQL läuft derzeit. „Bei 120 DW-Usern entstehen nicht unbeträchtliche Lizenzkosten“, meint Jan-Marcus Hülbig. Kosteneffizienz sei ein wichtiger Treiber für die Auswahl eines BI-Systems auf Basis einer OS-Lösung gewesen. Auf die Frage nach den Schattenseiten einer Open-Source-BI-Lösung sagt Hülbig scherzend: „Wir konnten leider noch keine gravierenden Nachteile entdecken.“

Die Palo-Suite unterscheidet sich von den anderen OS-Lösungen durch den stärkeren Fokus auf Corporate Performance Management. Die Funktionen für Planung, Budgetierung und Forecasting sind stärker prognostisch orientiert als es sonst beim eher vergangenheitsbezogenen Reporting der Fall ist. Als Front-end lässt sich auch Excel nutzen. Die Enterprise-Version liefert neben dem Support zusätzliche Features wie eine SAP-Anbindung.

Erweiterung bestehender Landschaften

„Der deutsche Mittelstand agiert eher vorsichtig. Mittlerweile verzeichnen wir in diesem Umfeld jedoch gerade bei der Professional-Version deutliches Wachstum“, sagt Tom Cahill (siehe Foto). Die Professional-Variante der BI-Suite enthält im Gegensatz zur völlig kostenlosen Community-Version eine Produktgarantie, eine Gewähr, dass die BI-Suite kompatibel zu proprietären Servern und Datenbanken ist, und Schutz vor Klagen gegen das Urheberrecht. Enthalten ist ebenfalls ein 24/7-Support für Systeme im geschäftskritischen Einsatz und Support für ältere Software-Versionen. Hinzu kommen weitere Funktionen für Endnutzer und Administratoren, wie Web 2.0, Ad-hoc-Anfragen, Reporting und Erstellung von Dashboards.

Professional-Kunden zahlen weniger für Schulungen und Professional-Services-Beratungen. „Häufig sollen bestehende, proprietäre Lösungen mit Open-Source-Software erweitert werden, weil Unternehmen die Investitionskosten für den weiteren Ausbau nicht stemmen können“, meint Cahill. Auch in eigenentwickelte Anwendungen werde das OS-BI teilweise eingebunden. Sehr wahrscheinlich ist zudem, dass Unternehmen mit den Lösungen von Jaspersoft in Berührung kommen, ohne es zu bemerken. Viele Endkunden seien selber Softwarehersteller, sagt Cahill. Sie verwenden die OS-Software innerhalb ihrer eigenen Produkte, wie das Beispiel des ERP-Herstellers AP AG zeigt, der JasperServer in die neue APplus-Version integriert hat, um damit drei unterschiedliche Reporting-Tools abzulösen. Über 11.000 zahlende Kunden nutzen mittlerweile Jaspersoft, die Community-Version ist vermutlich rund 100.000 Mal Einsatz. Das Umsatzwachstum für das laufende Jahr beziffert Jaspersoft mit 80 Prozent.

Wie es in den Anwenderunternehmen im Einzelfall aussieht, kann sehr unterschiedlich sein. „Manchmal ist eine Einführung vom Aufwand her ganz einfach, manchmal unmöglich – dazwischen liegt eine breite Grauzone“, so Cahill. Dort, wo bereits Open Standards existierten, ließen sich Projekte meist leicht angehen, während ein Unternehmen mit SAP-Universe, das als „Black Box“ kein reverse Engineering erlaube, mit sehr viel höherem Aufwand rechnen müsse. „Diese Unternehmen haben meist listenweise Anforderungen, die sich mit der existierenden Landschaft nicht erfüllen lassen“, so Cahill. Lösungen auf dem „Silbertablett“ liefern aber natürlich auch Open-Source-Lösungen nicht.

Schrittweise vorgehen ohne hemmenden Kostenblock

„Gerade für Mittelständler ist ein wichtiges Argument für eine Open-Source-Lösung die Skalierbarkeit. Der Lizenzkostenblock am Anfang entfällt, und es bietet sich auch an, zum Beispiel mit einigen Analysen und Reports im Vertrieb zu beginnen und die Anwendung dann auf andere Bereiche wie Bestandsanalysen oder das Controlling auszuweiten“, sagt Hans-Jürgen Zinn. Ansonsten brauche es für die Auswerteschiene im Grunde nur IT-affine Mitarbeiter, Programmier-Know-how sei nicht notwendig. „Allerdings sind SQL-Kenntnisse und Wissen über die unterliegende Datenbank sinnvoll. Der Rest ist Engagement und guter Wille“, so Zinn. Es biete sich daher an, für die Datenhaltung auf bereits im Haus vorhandene DW/DB-Systeme zurückzugreifen, um bestehendes Know-how zu nutzen.

Für Unternehmen mit wenig Geld aber viel Zeit lohnt sich Experten zufolge der Einstieg über die kostenlosen Community Editions. Dabei bleibt jedoch der mühevollere Weg, sich bestimmte Komponenten selbst zusammenzubauen, nicht aus. Wer etwa 15.000 bis 20.000 Euro externes Budget in die Hand nimmt, kann Zinn zufolge mit einer Enterprise-Edition relativ komfortabel eine Basis schaffen, auf der dann projektbegleitend mit externer Unterstützung bei einzelnen Fragen aufgebaut werden kann. „Die professionellen Editionen von OS-BI-Lösungen haben keinen höheren Unterstützungsbedarf als andere Tools“, meint Hans-Jürgen Zinn. Die Enterprise Edition von Pentaho wartet mit zusätzlichen Komfortfunktionen wie Monitoring- und Management-Tools auf. Zudem werden die Anwender mit einer Patentschutzversicherung, zertifizierter Software, raschen Bugfixes und Unterstützung bei Releasewechseln versorgt.