Alle Zahlen auf einen Blick

Von: Ulrich Kuckert

Die Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH nutzt intelligente

Finanzbuchhaltungssoftware nicht nur, um die Buchhaltung zeitsparend und professionell zu bewältigen, sondern erstellt mit ihr zugleich auch detaillierte Analysen für strategische Entscheidungen.

Vor rund 10 Jahren stellte sich für die Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH die Frage nach einer modernen Software für die Buchhaltung. Die Anforderungen des 142 Mitarbeiter großen Unternehmens hatten bei weitem das alte Buchhaltungsprogramm überstiegen. Entsprechend wenige Funktionen und Anpassungen für die Getränkebranche waren in der alten Softwarelösung enthalten. Heidrun Fritz, Gruppenleiterin Rechnungswesen der Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH, erklärt: „An oberster Stelle unserer Anforderungen an eine neue Software stand die Schnittstelle zu unserer Oracle-Datenbank. Zusammen mit der Umsetzung des so genannten Skontierfähigen Betrags, der die besondere Stellung des Pfands bei Buchungen berücksichtigt, waren dies die beiden K.O.-Kriterien für uns.“

Auf einer EDV-Messe entdeckte Heidrun Fritz eine intelligente Finanzbuchhaltungssoftware, die nicht nur auf neuem technischen Stand hinsichtlich sinnvoller Funktionen für die Getränkebranche war, sondern auch über eine Schnittstelle für die Oracle-Datenbank verfügte: die Syska SQL Rewe der Karlsruher Syska GmbH. Dank ihres intelligenten Schnittstellensystems soll sich die Software in vorhandene Branchensoftwarelösungen oder Eigenentwicklungen integrieren lassen. Beim Mineralwasser-Hersteller werden die Kennzahlen und Daten von der Produktion, über die Kunden, bis zur Chargenrückverfolgung und dem Lager in einer Eigenentwicklungslösung für das Warenwirtschaftssystem erfasst. Automatisch fließen diese Informationen nun über die Schnittstellen in die Finanzbuchhaltungssoftware ein. Somit entfällt ein doppelter Datenpflege- und Eingabe-Aufwand, eine hohe Datensicherheit ist gegeben und mögliche Fehlerquellen werden ausgeschaltet.

Reduzierung des Zeitaufwands

Schnell überzeugt hat die Buchhaltungsexpertin und ihre drei Mitarbeiter auch die einfache Einarbeitung ins neue Programm. „Die Umstellung auf die Software war wirklich problemlos“, erinnert sich Heidrun Fritz. „Selbst heute gibt es kaum Schwierigkeiten. Bei Fragen werde ich von der Acea GmbH, einem Syska-Partner, betreut.“ Heidrun Fritz ist bei Ensinger für die gesamte Buchhaltung zuständig. Durchschnittlich 6.800 Buchungsfälle gehen monatlich über ihren Tisch, wie sie selbst sagt. „Mit der neuen Lösung spare ich bei meinen gängigen Arbeitsabläufen viel Zeit, da ich sie schnell und einfach durchführen kann.“ Vor allem die leichte Bedienbarkeit und die übersichtliche Oberfläche des Programms halte sie für einen Pluspunkt der Softwarelösung. Hilfreich ist für Heidrun Fritz auch die so genannte Aufteilungsbuchung. Anstelle von vielen einzelnen Buchungssätzen zum gleichen Geschäftsvorfall, können komplexe Aufteilungsbuchungen sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite erfasst werden. Zusätzlich zur reinen Soll- oder Habensplittbuchung, bei der lediglich eine Seite aufgeteilt wird, soll hier die Möglichkeit bestehen, beide Seiten gleichzeitig übersichtlich und zeitsparend „aufzusplitten“.

Auch die Buchungsschablonen für alltägliche Geschäftsvorfälle helfen laut Anwender den Zeitaufwand zu reduzieren. Mit nur einem Klick sei der passende Kontensatz schnell und bequem aufgerufen. Dank übersichtlicher Offene-Posten-Liste – gestaffelt nach den einzelnen Mahnstufen – lasse sich auch erkennen, welche Kunden an die Zahlung erinnert werden müssen.

Mit einem Mausklick

Interessant ist auch das Spektrum an Funktionalitäten, das über das einer reinen Finanzbuchhaltungssoftware hinausgehen soll. „Das Chef-Info-Modul nutze ich häufig, da ich hier individuelle Reports für übersichtliche Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen kann.“ Bei der Gewinn- und Verlustrechnung bestehe die Möglichkeit, das detaillierte Kontenblatt aufzurufen, direkt in das Buchungsjournal einzusehen und so eine Fehlbuchung gegebenenfalls gleich zu stornieren. Das Highlight der Software soll die direkte Integration in Microsoft Excel sein. Ein mühseliges Importieren der Zahlen entfällt und Neu-Kalkulationen lassen sich laut Anwender schnell umsetzen. Außerdem kann auf alle Konten- und Kostensalden in Echtzeit zugegriffen werden. Ein Mausklick genügt, um eine Budget- und Planwertübersicht je Kostenstelle oder Kostenträger abzurufen.  „Dank des zeitnahen Abrufs der Zahlen werden die Stärken und Schwächen im Betrieb sichtbar“, so die Buchhaltungsexpertin. Auch beliebige Vergleichszeiträume ließen sich abfragen und könnten via Drill-Down-Funktionen gezielt nachverfolgt werden. Sind einmal grafische Soll- und Ist-Analysen oder auch statistische Auswertungen gewünscht, so sind diese im Programm ebenfalls schnell verfügbar. Selbst ein Blick in die Zukunft kann geworfen werfen, denn die Funktion „Liquiditätsvorschau“ soll auch künftige Entwicklungen mit einbeziehen.

„Für uns bedeutet die Finanzbuchhaltungslösung natürlich nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis“, so Heidrun Fritz, „sondern sie ermöglicht uns auch mit Hilfe von ein paar Mausklicks immer auf dem neuesten Stand der geschäftlichen Entwicklung zu sein.“ Schließlich gelte es, nicht nur vergangene Daten aus der Buchhaltung abzubilden, sondern auch in die Zukunft eines Unternehmens zu blicken.

Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH

Branche: Das Getränkesortiment umfasst neben Mineral- und Heilwasser auch Direktsaftschorlen, ACE- und Iso-Getränke.
Gründung: 1952
Firmensitz: Ensingen
Mitarbeiter: ca. 142
Umsatz: rund 35,2 Mio. Euro (2009)
Internet: www.ensinger.de

Bildquelle: Ensinger Mineral-Heilquellen GmbH