24.08.2012
Interview

Gert Metternich im Interview

Der digitale Brief erreicht die Verwaltung

Behörden und Ämter können künftig von De-Mail profitieren. Welche Besonderheiten dabei gelten, erläutert Gert Metternich, zuständig für De-Mail bei öffentlichen Auftraggebern der Telekom, im Interview.


Gert Metternich ist zuständig für De-Mail bei öffentlichen Auftraggebern.

Wie profitiert die öffentliche Verwaltung von De-Mail?
Metternich: Jede Verwaltung versendet jeden Tag tausende Briefe an Bürger und Unternehmen. Das kostet nicht nur viel Geld für Porto, Druck und Papier, sondern auch jede Menge Arbeitszeit. Mit De-Mail startet jetzt das digitale Pendant zur heutigen Briefpost und eröffnet der öffentlichen Verwaltung ganz neue Chancen und Möglichkeiten. Mit dem neuen Dienst kann sie viel schneller und effizienter mit Bürgern und Unternehmen kommunizieren, ihre heute noch von Medienbrüchen geprägte Kommunikation digitalisieren, vom Papier befreien und so auch ihre Kosten senken.

Wie identifizieren sich Nutzer aus dem Behördenumfeld für De-Mail?
Metternich: Die einmalige Identifizierung der Nutzer ist ein ganz wesentlicher Teil des Sicherheitskonzepts von De-Mail. Daher hat der Gesetzgeber hier bewusst hohe Anforderungen gestellt. Für die öffentliche Verwaltung gelten zudem spezifische Regeln. Ministerien des Bundes und der Länder müssen sich nach der jeweiligen Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundes- bzw. jeweiligen Landesministerien mit ihren Paragrafen § 6, 17 und 18 richten. Hier sind Details zur Zeichnungsvollmacht zur analogen Anwendung der Vertretungsvollmacht festgelegt. Gegebenenfalls müssen die Ministerien außerdem eine Urkunde mit Siegel vorlegen. Für öffentliche Stellen wie Gemeinden oder Kommunen gilt: Details regelt die Gemeindeordnung für Gebietskörperschaften.

Wie kann die öffentliche Verwaltung De-Mail nutzen?
Metternich: Größere Behörden, Kommunen oder Städte können sich von
T-Systems De-Mail-Gateways installieren lassen. Der Vorteil: Man kann diese mit E-Mail-Systemen wie Outlook oder Lotus Notes leicht koppeln, sodass die Mitarbeiter De-Mail auch direkt über das bestehende E-Mail-Programm nutzen können. Auch Fachverfahren oder SAP-Systeme funktionieren mit De-Mail. Für Kommunen mit nur geringem Kommunikationsaufkommen bietet sich alternativ ein Zugriff auf De-Mail-Postfach und Programm-Funktionen über den normalen Internetbrowser an. Die Browservariante eignet sich natürlich auch zum einfachen Ausprobieren von De-Mail. Ein Gateway läst sich auch später noch einrichten.

Kann die öffentliche Verwaltung denn ihre bisherigen Kommunikationskanäle wie OSCI weiter nutzen?
Metternich: Natürlich. OSCI ist in der öffentlichen Verwaltung ein etabliertes Übertragungsprotokoll. Allerdings wird es nur für sehr spezielle Kommunikations-szenarien genutzt, wie zum Beispiel die Übertragung von Daten zwischen Anwälten und Gerichten. Wenn es darum geht, mit Bürgern oder Unternehmen digital zu kommunizieren, kommt es nicht zum Einsatz. Hierfür bietet sich künftig De-Mail an.

Wie kann ein Nutzer in der öffentlichen Verwaltung sicher sein, dass eine
De-Mail tatsächlich beim Empfänger eingegangen ist?

Metternich: Bei De-Mail kann sich der Absender Versand wie Zustellung einer Nachricht inklusive genauem Zeitpunkt von seinem Anbieter bestätigen lassen. Das ist gesetzlich verankert. Damit lässt sich nachweisen, wer wann eine Nachricht versendet und erhalten hat.

Ist mit De-Mail auch eine Zustellung nach den Vorschriften der Prozess-ordnungen und der Gesetze, die die Verwaltungszustellung regeln, möglich?
Metternich: Ja, auch förmliche Zustellungen sind mit De-Mail möglich. Dazu werden die De-Mail-Provider über die Akkreditierung mit Hoheitsbefugnissen ausgestattet.

Werden bei De-Mail alle Sicherheits- und Datenschutzanforderungen der öffentlichen Hand eingehalten?
Metternich: Ja. Daher waren neben dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auch Datenschutz-Vertreter an der Konzeption von
De-Mail beteiligt. Damit die Nutzer bei De-Mail darauf vertrauen können, dass alle definierten Kriterien genau eingehalten werden, müssen die Anbieter strenge Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit erfüllen und sich regelmäßig prüfen lassen. Nur so erhalten sie eine BSI-Akkreditierung für De-Mail.

Wie viele Briefe und Faxe lassen sich in den nächsten Jahren durch De-Mail ersetzen?
Metternich:
Wir gehen nach unseren bisherigen Erfahrungen davon aus, dass sich bis 2018 durch De-Mail 29 Prozent der Postbriefe ersetzen lassen. Faxe werden jährlich 5,4 Milliarden verschickt. Wir rechnen damit, dass davon
39 Prozent durch De-Mail ersetzt werden.

Wie unterscheidet sich das De-Mail-Angebot der Telekom von den De-Mail-Produkten anderer Provider?
Metternich:
Die De-Mail-Infrastruktur ist weitestgehend durch die Vorgaben der Technischen Richtlinien des BSI und des De-Mail-Gesetzes standardisiert. Nur so können alle mit allen sicher kommunizieren. Daher wird es zumindest am Anfang wenig Unterschiede zwischen den akkreditierten De-Mail-Providern geben. Aber die Telekom denkt schon heute weiter. Wir bieten als Konzern bereits Lösungen für die Vorgangsbearbeitung, Archivierung oder zum Beweiswerterhalt von Dokumenten sowie Druck- und Versand-Dienstleistungen für Unternehmen oder die öffentliche Verwaltung. Darüber hinaus verfügen wir über jahrelange Erfahrung und tiefgehendes Know-how in den Bereichen Datensicherheit und -schutz und sind bestens vertraut mit den Prozessen und Infrastrukturen in Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Damit haben wir einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.

Bildquelle: Telekom


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