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04.08.2011
Software, Enterprise Resource Planning
Von: Cornel Schlüter

Gemeinsame ERP-Branchenlösung

25 Großhändler – eine ERP-Lösung

Drei Gruppen mittelständischer Haustechnikgroßhändler gehen in Zukunft einen neuen, gemeinsamen Weg. Sie haben sich entschieden, auf eine gemeinsame ERP-Branchenlösung zu setzen. Synergien verspricht man sich dabei gleich in mehreren Bereichen. Ein beispielhaftes Projekt, das sicherlich auch in anderen Branchen auf Interesse stößt.


Stellvertretend befragten wir drei Geschäftsführer der beteiligten Großhändler, Jan Friedrich Dehn von der Georg C. Hansen GmbH & Co. KG, Hans Jüde von der Otto Bechem & Co. KG und Eckhart Steffens von der ­Gornig GmbH, nach ihren bisherigen Projekterfahrungen und Beweggründen.

ITM: Mit der mah (Mittelstands-Allianz Haustechnik, acht Mitglieder), der VMG (Verbund Mittelständischer Großhändler, elf Mitglieder) und dem Göttinger Kreis (sechs Mitglieder) haben sich drei Gruppen unabhängiger Haustechnikgroßhändler für die Nutzung eines einheitlichen ERP-Systems ausgesprochen. Wann erfolgte der Entschluss und wie sind Sie die Sache angegangen?
Jan Friedrich Dehn:
Wir haben 2009 damit begonnen, gemeinsam mit dem Großhandelsberater Wolfgang Lang ein sehr umfangreiches Pflichtenheft zu erstellen, in das das Know-how aller teilnehmenden Häuser und der Branchen SHK, Stahl und Baustoffe sowie führender IT-Hersteller einfloss. Die Komplexität der Anforderungen erforderte enormes Engagement aller Beteiligten.

ITM: Herr Jüde, Sie sind im Grunde von Anfang an dabei.
Wie viel Arbeit steckt von Ihrer Seite in dem Projekt?
Hans Jüde:
Das haben wir nicht gemessen. Ein Unternehmer muss sich für derartige Leuchtturmprojekte die notwendige Zeit nehmen können und auch nehmen. Auch meine persönlich investierte Zeit im Lenkungsausschuss spielt vor dem Hintergrund des Engagements meiner Mitarbeiter an den vielen themenspezifischen Workshop-Tagen eine untergeordnete Rolle.

ITM: Welche Bedeutung hatte der Großhandelsberater für das
ERP-Projekt?
Eckhart Steffens:
Er war und ist äußerst wichtig für dieses gemeinsame ERP-Projekt. Neben seiner fachlichen Kompetenz hat er es als Koordinator und Moderator geschafft, drei zum Teil stark konkurrierende Verbände für eine gemeinsame Sache zu begeistern.

ITM: Sie sprechen das Thema Konkurrenz an …
Hans Jüde:
Wenn wir Mittelständler realisieren, wer unsere strategischen Gegner am Markt sind, nämlich diejenigen, die uns keine unabhängige Zukunft zugestehen möchten, ist es ­eigentlich ganz einfach, Kompromisse bzw. Gemeinsamkeiten zu ­finden.
Jan Friedrich Dehn: Alle beteiligten Firmen haben schnell verstanden, dass es als Einzelhaus unmöglich ist, eine Lösung auf diesem Niveau zu bekommen. Einzelinteressen rücken so schnell in den Hintergrund.

ITM: Solch eine Zusammenarbeit und der daraus resultierende ERP-Wechsel haben für ein Unternehmen ja weitreichende Folgen. Hatten Sie Bedenken?
Jan Friedrich Dehn:
Der Systemwechsel ist sicher eine der wichtigsten Entscheidungen im Unternehmen. Das ERP-System entscheidet häufig über die Wettbewerbsfähigkeit in den nächsten Jahren oder sogar Jahrzehnten. Eine falsche Wahl kann zudem gravierende wirtschaftliche Folgen haben. Diese Bedenken gab es natürlich auch in diesem Projekt. Allerdings war schnell erkennbar, dass viele Risiken im Laufe des Projektes minimiert werden konnten. Als einzelnes Haus wäre man sicher an vielen Stellen in die falsche Richtung gelaufen.

Hans Jüde: Natürlich hatten auch wir Zweifel. Sowohl bezüglich der Kosten als auch bezüglich der Leistungsfähigkeit der bisher am SHK-Markt nur vereinzelt anzutreffenden IT-Anbieter. Diese wurden im Verlauf des Projektes komplett ausgeräumt. Die Risikominimierung durch die enorme Anzahl von nacheinander erfolgenden Echtstarts und die daraus resultierende Erfahrung ist eine bisher unerreichte „Lebensversicherung“.

ITM: Herr Steffens, wie war die Resonanz in Ihrem Haus und innerhalb des Göttinger Kreises?
Eckhart Steffens:
Mittelständische Unternehmer geben ungern ihre Selbstständigkeit auf. Bei 25 Unternehmen hat man sicherlich im Vorfeld Zweifel, ob alle an einem Strang ziehen, um für die gemeinsame Sache ein optimales Warenwirtschaftssystem zu schaffen. Jedes Unternehmen gibt persönliches Know-how preis, was den anderen zugutekommt. Da nicht wenige Mitglieder der Kooperationen im direkten Wettbewerb stehen, ist dies nicht selbstverständlich, hat aber in den Workshops vorbildlich geklappt. Wir sind überzeugt, etwas Großes geschaffen zu haben. Die Resonanz im Göttinger Kreis war von Anfang an positiv, jedoch sahen nicht alle Mitglieder von vornherein die Notwendigkeit, eine neue ERP-Software einzuführen. Hier galt es, Überzeugungsarbeit zu leisten.

ITM: Welche Beweggründe gab es speziell für Ihr Haus, am Projekt teilzunehmen?
Eckhart Steffens:
Die Warenwirtschafts-Software ist das Herzstück eines jeden Haustechnikgroßhändlers. Wir arbeiten derzeit noch mit einem eigenen Warenwirtschaftssystem, das aber zukünftigen Anforderungen nicht mehr gewachsen sein wird. Mit dem neuen ERP-System wollen wir unsere internen Prozesse optimieren, unsere Lieferfähigkeit und -qualität deutlich erhöhen und gleichzeitig unsere Kostenquote optimieren. Durch die gruppenübergreifende Kooperation im Bereich der ERP-Software mit der mah und dem VMG fließt viel Know-how in das neue Warenwirtschaftssystem, das von uns als Mittelständler in dieser Komplexität nicht hätte eingebracht werden können. Ein weiterer Nutzen besteht darin, dass so eine Spitzen-Software und deren Nutzung für ein mittelständisches Unternehmen wie unseres bezahlbar bleibt. Und durch die hohe Benutzeranzahl haben wir zudem eine gute Verhandlungsposition gegenüber Softwarehäusern, Hostern und Providern.
 
ITM: Herr Dehn, welches primäre Ziel verfolgen Sie damit?
Jan Friedrich Dehn
: Das vorrangige Ziel ist es, für jedes Haus eine moderne und zukunftsfähige ERP-Software zu erwerben. So ein Projekt ist alleine kaum machbar. Deshalb haben wir uns mit anderen mittelständischen Großhändlern zusammengetan, um möglichst viel Branchen-Know-how zu integrieren. Die Kosten des Projektes werden dabei auf viele Schultern verteilt.

ITM: Wie sah dies bei Otto Bechem aus?
Hans Jüde:
Unser Auftrag als mittelständische Unternehmer lautet, wettbewerbsfähig gegenüber den Marktführern zu bleiben. Hierbei spielt die gesamte IT-Landschaft eine dominante Rolle. Ich kann mich meinen Vorrednern da nur anschließen. Durch die gruppenübergreifende Kooperation maximieren wir das Know-how der künftigen IT-Lösungen bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten.
Das System wird erst durch die Kooperation bezahlbar. Schon die Pflichtenhefterstellung und das Auswahlverfahren hätten einzeln agierende Mittelständler überfordert. Die unternehmens- und gruppenübergreifenden Know-how-Workshops zu jedem Spezialthema hätte es gar nicht geben können. Der aus der Optimierung resultierende Programmierungsumfang wäre ebenfalls unbezahlbar. Durch die Kooperation haben wir eine realistische Chance, die neuen Lösungen zu gleichen oder sogar geringeren Kosten zu bekommen, als wir sie heute haben.“
Jan Friedrich Dehn: Bisher nutzen wir die Synergien, um eine optimale ERP-Lösung zu erhalten. Später wollen wir dann weitere Synergien nutzen.

ITM: Wo genau sehen Sie Synergien?
Eckhart Steffens:
Die entstehen in fast allen Bereichen. Bereits durch die enge Zusammenarbeit in den Workshops lernen die Inhaber und leitenden Mitarbeiter sehr viel voneinander. Wir werden die neue Software dazu nutzen, unsere gesamten Prozesse zu durchleuchten und zu optimieren. Ein wesentlicher ­Synergieeffekt kann sein, dass man ohne weitere Liquidität das Lagersortiment erweitert und die Lieferfähigkeit erhöht. Dies kann man durch gemeinsame, optimierte Lagerhaltung und ­einen ausgeklügelten Logistikaustausch, der durch die neue Software ermöglicht wird, erreichen.

Hans Jüde: Wichtige Themenbereiche sind zum Beispiel ­effi­zientes Stammdatenmanagement, optimale Prozesse in Kalku­lation und Preisfindung, effiziente Lagerprozesse, automatisierte Abwicklung eines übergreifenden Lageraustausches, optimierte Beschaffungsdisposition, Integration von Office-Anwendungen ...“.

ITM: In einem mehrstufigen Auswahlverfahren haben Sie ERP-Hersteller und Branchenlösungen genauestens unter die Lupe genommen. Letztlich fiel die Wahl auf eNVenta ERP des Software-Hauses Nissen & Velten. Warum?
Eckhart Steffens:
Weil die Software die Technologien umfasst, um unsere umfangreichen Anforderungen zu erfüllen. Durch ihre Flexibilität eignet sich die Lösung hervorragend zur Anpassung an unsere Bedürfnisse. Außerdem deckt die bereits vorhandene Software für die Bereiche SHK, Baustoffe, Fliesen und Stahl schon einen nicht unerheblichen Teil unseres Pflichtenheftes ab.

ITM: Herr Dehn, wurden Ihre Erwartungen an das Projekt
bislang erfüllt?
Jan Friedrich Dehn:
Unsere Erwartung war, dass wir ein Software-Haus finden, dass unser Pflichtenheft zu großen Teilen abdeckt, Branchenerfahrungen mitbringt und technologisch zukunftsfähig aufgestellt ist. Das haben wir erreicht. Nun geht es an die Umsetzung. Jetzt müssen viele Anforderungen umgesetzt werden und sich bewähren. Es ist noch einiges zu tun, bis Ende 2011 das erste Haus die neue Software nutzt.

ITM: Können sich weitere Großhändler beteiligen?
Eckhart Steffens:
Selbstverständlich sind wir offen für weitere mittelständische Haustechnikgroßhändler, die in den jetzigen Kreis passen. Wann diese dann integriert werden können, muss von Fall zu Fall auch im Hinblick auf die bestehenden Software-Systeme der Interessenten entschieden werden.

ITM: Sind solche Kooperationen die Zukunft im Großhandel?
Eckhart Steffens:
Die Kooperation im EDV-Bereich hat gezeigt, dass man trotz zum Teil starken Wettbewerbs an gemeinsamen Projekten, die jedes einzelne Unternehmen zukunftsfähig machen, arbeiten kann. Es gibt sicherlich noch andere Bereiche, in denen man zusammenarbeiten kann, ohne seine unternehmerische Selbstständigkeit aufgeben zu müssen. Momentan konzentrieren wir uns einzig und allein auf das EDV-Projekt.
Jan Friedrich Dehn: Ich bin mir sicher, dass sich regional starke mittelständische Großhändler in Zukunft weiter vernetzen werden, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Hans Jüde: Im echten Mittelstand werden Kooperationen zukünftig auf allen Ebenen für die Erhöhung der Leistungsfähigkeit und für Wettbewerbsfähigkeit sorgen. Auch in anderen Großhandelsbranchen ließe sich solch ein Projekt umsetzen. Die Struktur und die Situation sind etwa in vielen Branchen des sogenannten Produktionsverbindungshandels sehr ähnlich.

Bildquelle: www.iStockphoto.com



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