02.08.2012
Collaboration
Von: Ivo Körner

Social-Technologien im Arbeitsalltag

Zusammenarbeit 2.0

Zwei wichtige Herausforderungen stehen mittelständischen Unternehmen heute bevor: Der mit den demografischen Veränderungen einhergehende Mangel an Fachkräften und die zunehmende Globalisierung der wirtschaftlichen Beziehungen eines Unternehmens.


Bei beiden Herausforderungen können moderne Social-Technologien helfen. Doch dafür müssen die Unternehmen ihnen auch genug Raum lassen – und die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Die Unternehmen haben längst zu spüren bekommen, dass der Mangel an Fachkräften mittlerweile bittere Realität ist. Der Verband der Deutschen Ingenieure (VDI) spricht von 69.000 fehlenden Ingenieuren in Deutschland. Arbeitgeber und Industrie beziffern den Mangel auf Grundlage von Berechnungen des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) im Bereich Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sogar auf derzeit 150.200 Personen. Und laut einer Studie der Prognos AG wächst die Lücke bis 2030 auf über sieben Millionen qualifizierte Arbeitskräfte.

Social Software fürs Unternehmen

Diese Entwicklung macht das Rekrutieren und Halten von jungen Talenten zu einem wichtigen Thema, ebenso wie die möglichst effiziente Nutzung der vorhandenen erfahrenen Leistungsträger. Doch um attraktiv für die mit Facebook, Xing und Twitter aufgewachsene Generation zu sein, müssen ihnen traditionelle Unternehmen in Sachen Kultur entgegenkommen. Das bedeutet im Klartext: starre Kompetenzhierarchien zugunsten von Expertennetzwerken lockern, Wissen aus Abteilungs-Silos befreien und eine auf Austausch und Zusammenarbeit ausgerichtete Kultur etablieren.

In der Praxis bedeutet das ganz konkret, dass sie den Digital Natives auch die Art von Werkzeugen an die Hand geben, die sie benötigen und mit deren Hilfe sie ihr Wissen und ihre Talente am besten beitragen können: Software für die Vernetzung, für den Wissensaustausch und für mobile Kommunikation in Echtzeit. Damit ist jedoch nicht Facebook und Co. gemeint, sondern Social-Software auf Unternehmensniveau, wie sie etwa IBM mit IBM Connections oder andere bieten. Bestimmte Prozesse der Zusammenarbeit werden damit neu strukturiert. Veränderungen  dieser Art haben natürlich nicht nur den Vorteil, die jungen Fachkräfte bei ihren eigenen Interessen und Neigungen abzuholen und ihnen ein modernes Arbeitsumfeld zu bereiten. Sie können ihr Potential in vielen Bereichen entfalten:

Globalisierung: Im Zuge der verstärkten globalen Zusammenarbeit bieten Social-Tools die Möglichkeit, effizient über Zeit- und Landesgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Das spart zum Beispiel Reisekosten und bindet auch weltweit verteilte Teams fester zusammen. Zudem lassen sich Geschäftsprozesse wie zum Beispiel Lieferkettenmanagement mit Hilfe von stärkerer Vernetzung besser organisieren.

Wissen erfahrener Mitarbeiter besser nutzen: Die soziale Vernetzung dient auch dazu, den Wissenstransfer zwischen den Generationen zu erleichtern. Ältere Dokumentationsarbeiten mittels Datenbanken oder gar in Papierform haben sich in der Vergangenheit als untaugliche Mittel dafür entpuppt. Die neuen Tools schaffen hier mehr Flexibilität und leichteren Zugang.

Außendarstellung: Social Media spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Außendarstellung eines ­Unternehmens. Auf den Social-Kanälen wird offen über Marken, Produkte, Funktionen und Serviceleistungen eines Unternehmens gesprochen. Unternehmen ­sollten sich hier unbedingt in den Dialog mischen. Nur so hören sie, was über sie gesprochen wird, und können dem Kunden auf Augenhöhe begegnen. Mit der Einführung entsprechender Tools für die Zusammenarbeit ist ein erster Schritt gemacht, von dem aus der Dialog schrittweise nach außen ausgeweitet werden kann.

In der Praxis

Immer mehr mittelständische Unternehmen haben diese Veränderungen in ihren Unternehmen bereits erfolgreich implementiert. Ein Beispiel hierfür ist Sennheiser Electronic, ein heute weltweit führender Designer und Hersteller von Audiogeräten. Sennheiser ist mit weltweit nur 2.000 Mitarbeitern mit Kunden und Partnern in über 90 Ländern im Geschäft. Die ursprünglich schleppende Kommunikation per Mail, der beschränkte Zugriff auf Projektmanagementsysteme und der Wunsch, dass im Arbeitsalltag zahlreiche Businessanwender ebenfalls auf diese Informationen zugreifen können sollten, war der Antrieb für den Wandel in ein Social Business.

Sennheiser benötigte eine zentralisierte Lösung für Projektmanagement und Teamarbeit und fand diese in der GIS Enterprise Projekt Liste (EPL). Diese Anwendung nutzt serviceorientierte Architektur (SOA) von IBM Websphere Portal, um vorhandene Komponenten zu einem integrierten Portal zusammenzuführen. ­Rollenbasierte Zugriffe erlauben hier internen und externen Nutzern die Informationssuche in Dokumenten, Blogs, Aktivitäten und Diskussionsforen. Außerdem können Nutzer mit Hilfe von Tools für soziale Netzwerke und Instant Messaging in Echtzeit zusammenarbeiten. Der Erfolg ist für das Unternehmen neben einer Vereinfachung der Alltagsarbeit in den Projektteams und der erhöhten Transparenz für das Management u.a. auch durch stark gesunkene Reisekosten spürbar.

Einsatzbeispiele mehren sich. Und ein wichtiges Erfolgskriterium sollte hier nicht unterschlagen werden: Neuerungen dieser Dimension lassen sich immer wirksamer realisieren, wenn auch die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Zu einem gewissen Ausmaß geht damit auch eine leichte Neuakzentuierung der Führungsrolle einher. Danach definiert sich Führung in Zukunft weniger durch die Höhe der ­Hierarchie-Ebene denn durch die Kompetenzen, die jemand in ein Netzwerk einbringt. 

 

Wichtige Collaboration-Felder

  • Integrierte Activity-Streams statt klassischer E-Mails – moderne Collaboration-Plattformen organisieren die Arbeit über Neuigkeitsströme, in die alle für eine Aufgabe relevanten Informationen integriert sind, ganz unabhängig vom Speicherort
  • Wikis statt Datenbanken für klassisches Wissensmanagement – damit bleibt das Wissen auch der erfahrenen Mitarbeiter für alle besser zugänglich
  • Blogs als Reportingtool für Projektarbeiten – eine praktische Art, Fortschritte zu dokumentieren
  • Unterstützung von Mobilnutzungen – Zugriff auf Netzwerke und Infos aus dem Netzwerk auch von unterwegs aus
  • Kompetenzprofile mit Erreichbarkeitsanzeigen – als Grundlage für effiziente Netzwerke
  • Nutzung von Echtzeit-Kommunikations-Tools wie Chats, Videokonferenzen, Telefonkonferenzen über IP etc. 

Bildquelle: © iStockphoto.com/gabyjalbert

 


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