24.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Klaus Schulz, PFU

Zugriff in Sekundenschnelle

Interview mit Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei der PFU Imaging Solutions GmbH


„Erfolgreiche DMS-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass von Anfang an alle Beteiligten im Unternehmen involviert werden“, betont Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei der PFU Imaging Solutions GmbH.

ITM: Herr Schulz, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Klaus Schulz:
Unternehmen kämpfen nicht nur mit einer stetig wachsenden Informationsflut, sie stehen auch immer mehr unter dem Druck, effizienter zu werden. Vor diesem Hintergrund ist das Marktpotential weiterhin sehr gut, denn Unternehmen müssen alles tun, um ihre Dokumente in ein effektives Dokumentenmanagement einzubringen.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Schulz:
Immer weniger. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auf elektronisch gestützte Dokumentenmanagementlösungen und bauen diese kontinuierlich aus. Auch für papierbasierte Informationen gilt, je früher sie in elektronische Geschäftsprozesse integriert werden, desto größer ist das Potential für Verbesserungen. Papierdokumente bilden oft den Anfang einer digitalen Prozesskette. Für diese möglichst frühe Digitalisierung sehen wir bei mittelständischen Firmen aller Branchen eine verstärkte Nutzung von Dokumentenscannern am einzelnen Arbeitsplatz. Die Marktzahlen und unsere eigenen Verkaufszahlen sprechen dafür, dass es immer mehr kompakte Arbeitsplatzscanner für den einzelnen Anwender gibt. Der Anwender hat schnellen Zugang zum Gerät und kann so, sofort und genau dann digitalisieren, wenn der Bedarf da ist. Oft kommt es zu Produktivitätsverlusten, wenn erst der Gang zu einem zentralen Scanner notwendig ist.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet?
Schulz:
Erfolgreiche DMS-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass von Anfang an alle Beteiligten im Unternehmen involviert werden. Jeder Bereich hat seine eigenen Bedürfnisse und Anliegen. Es gilt, die Kosten aller möglichen Varianten transparent zu kommunizieren. Die Aufgaben der DMS-Lösung müssen genau untersucht werden: Die Verantwortlichen müssen z.B. klären, welche Informationen aus dem Dokument extrahiert werden sollen oder welche Sicherheitsgrade für welche Dokumentklassen relevant sind. Bei allem Aufwand sollte man zu guter Letzt einen Aspekt nicht aus den Augen verlieren: Welchen Preis zahlt das Unternehmen, wenn keine DMS-Lösung eingeführt wird?

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Schulz:
Mobilität ist ein Megatrend, der uns noch über Jahre begleiten wird. Unsere Antwort auf diesen Trend und die Anforderungen der mobilen Wissensarbeiter war die Einführung des Scansnap S1100. Zudem unterstützt PFU die Mobilität von Wissensarbeitern durch eine Scansnap-Funktion für das direkte Scannen in das iPhone und iPad sowie durch die nahtlose Integration in Cloud-Applikationen, z.B. in Salesforce CRM oder Sugarsync. Ebenso sind direkte Integrationen in nationale, Cloud-basierte Archivlösungen darstellbar.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Schulz:
Cloud-basiertes Dokumentenmanagement ermöglicht einen einfachen und sicheren Zugriff in Sekundenschnelle auf Unternehmensdaten über den PC oder auch mit mobilen Geräten. Für dieses Mehr an Effektivität und Sicherheit müssen Unternehmen keineswegs mehr zahlen: Die Monatspauschalen für Cloud-Dienste können oftmals günstiger sein, als Server anzuschaffen, zu warten und aktuell zu halten sowie Lizenzgebühren für die lokale Installation von DMS-Software zu zahlen. Die gemeinsame Cloud-Lösung TMS Archiv von PFU und Tec Media Services z.B. richtet sich speziell an mittlere Unternehmen, die ihre Daten revisionssicher in der Cloud bereitstellen und im digitalen Workflow weiterverarbeiten wollen. Daneben bieten viele der etablierten Anbieter von DMS-Lösungen in Deutschland auch die Kombination von lokaker Installation und Cloud-basierter Kapazitätserweiterung oder -absicherung an.


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