Bender Group mit Microsoft Sharepoint
Wissenstransfer ermöglicht
Die Bender Group aus dem mittelhessischen Grünberg verbesserte mit dem Einsatz einer Portallösung die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter.
Die Kombination aus einer modernen Wissensplattform und einer Workflow-Lösung ermöglicht es dem auf elektrische Sicherheit spezialisierten hessischen Familienunternehmen, papierlastige Prozesse online abzubilden und diese zu beschleunigen. Gleichzeitig lässt sich der Wissenstransfer und -erhalt innerhalb des Unternehmens fördern.
Vor Projektstart im August 2010 gab es bei der Bender Group weder ein einheitliches Intranet noch eine Collaboration-Software. Es existierten papierbasierte Workflows und einige Insellösungen, jedoch kein stringentes Dokumentenmanagement. Informationen konnten daher nur schwer mit einer größeren Zielgruppe geteilt und gemeinschaftlich bearbeitet werden. Ein strategisches Ziel des mittelständischen Unternehmens war es deshalb, den internen Wissensaustausch zu verbessern, Wissen langfristig zu speichern und auffindbar zu machen. Das Mitarbeiterportal sollte grafische Stilelemente der Webpräsenz enthalten, um ein ähnliches Look-and-Feel zu garantieren und intern eine hohe Akzeptanz zu erzeugen. Ein Team von Power-Usern sowie ein gemeinsam erarbeitetes Regelwerk zur Portalnutzung sollten die Einführung weiter erleichtern.
Nach dem Auswahlprozess entschied sich die Bender Group schließlich für den Einsatz von Microsoft Sharepoint als strategische Plattform für Collaboration und den Realisierungspartner IPI GmbH. Der Microsoft-Partner entwickelte gemeinsam mit dem Software-Anbieter Nintex und Bender-Mitarbeitern die Workflows zur Unterstützung von Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe. Während das langfristige Ziel besagt, bis Ende 2012 alle papierbasierten Formulare in Sharepoint abzubilden, sollte mittelfristig eine Auswahl an Prozessen automatisiert werden. Die Mitarbeiter werden auf diese Weise langsam an die Nutzung des Portals herangeführt. Schon heute werden alle IT-Helpdesk-Anfragen über ein zentrales Ticketsystem im Portal gesteuert, um den hohen Qualitätsstandard der Bender Group stetig zu steigern.
Teamräume und neue Onlineprozesse
Als weiteres großes Teilprojekt wird bei Bender die Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von ECSpand und Nintex 2010 Workflow umgesetzt. Mit durchgehenden, elektronischen Prozessen sorgt diese Lösung für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen in Verbindung mit SAP. Die unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten in Sharepoint bieten eine Übersicht über alle rechnungsbezogenen Daten und ermöglichen jederzeit eine Detailanalyse. Alle Medienbrüche wurden beseitigt und manuelle Schritte für die papierlose Rechnungsverarbeitung minimiert. Auf Basis der kollaborativen Plattform konnte Prozesstransparenz für alle Beteiligten geschaffen werden. Dadurch lässt sich nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter steigern, sondern auch die Rechnungen über Standortgrenzen hinweg schneller verfügbar machen.
Die Bender Group schaffte es, mit dem Mitarbeiterportal, zahlreichen Teamräumen und neuen Onlineprozessen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern: „Wir sind auf dem richtigen Weg, um Wissen in unserem Unternehmen langfristig zu speichern, Prozesse zu automatisieren sowie unsere Mitarbeiter aktiv in die Definition dieser Prozesse mit einzubinden – für eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz“, erklärt Oliver Böhmer, CIO der Bender Group, abschließend.
Bildquelle: © iStockphoto.com/Yuri Arcus
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