31.08.2012
Personalmanagement
Von: Barbara Pöggeler

Wissensmanagement als Schlüsselfaktor

Wissen auf Abruf

Der Mittelstand gilt als Stütze der deutschen Wirtschaft. Um dieser Rolle gerecht werden zu können, müssen Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit von KMUs gestärkt werden – eine Voraussetzung dafür ist der Umgang mit dem Wettbewerbsfaktor Wissen.


Um es langfristig im Unternehmen zu halten, darf Wissen nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden sein. Vielmehr muss es gesammelt, kategorisiert und unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Unterstützung dabei bieten flexible Wissens-Management-Lösungen (WM), die auf die individuellen Bedürfnisse der KMUs zugeschnitten werden können. Denn Aspekte wie Implementierung, Kosten, Umfang und Akzeptanz haben für mittelständische Unternehmen eine besonders große Bedeutung.

Der Nutzen professioneller WM-Lösungen lässt sich klar messen. Das gilt selbst dann, wenn Unternehmen bereits entsprechende Prozesse für Wissensarchivierung und -weitergabe aufgesetzt haben. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) sucht jeder Mitarbeiter pro Woche im Schnitt zwei Stunden nach E-Mails. Einer Firma mit 1.000 Mitarbeitern entstehen so Kosten von rund 3,7 Mio. Euro pro Jahr. Doch nicht nur E-Mails, sondern auch Dokumenten wird ständig nachgejagt – im wöchentlichen „Zeitwert“ von rund fünf Stunden.
 
Zwei Wege zur Akzeptanz

Gerade mittelständische Unternehmen schrecken oft vor der Implementierung einer WM-Lösung zurück, da sie den zu erwartenden Aufwand fürchten. Vor allem für IT-Abteilungen ist damit meist Mehrarbeit verbunden. Denn nicht nur die Einführung selbst, auch die damit verbundenen Fragen und Probleme der Anwender binden Ressourcen.
 
Wie in anderen Bereichen der Softwarenutzung profitieren gerade kleinere Unternehmen daher auch „in Sachen Wissen“ von Cloud-Lösungen. Vergleichbar mit führenden CRM-Lösungen lassen sich diese dank standardisierter Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Ist eine WM-Lösung zudem so intuitiv bedienbar wie das World Wide Web selbst und tritt sie im vertrauten Unternehmensdesign auf, sind die ersten Hürden auf dem Weg zur Akzeptanz durch die Mitarbeiter schon genommen. Jedoch sind nicht nur Bedienbarkeit und Layout relevant. Damit eine WM-Lösung tatsächlich eingesetzt wird, muss sie den Anwendern auch Nutzen bieten – ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Um dies zu gewährleisten, können zwei Lösungswege eingeschlagen werden.

Zum einen kann auf das Erfassen interner Informationen gesetzt werden. Schließlich ist nur solches unternehmensspezifisches Wissen nutzbar, was auch in der WM-Lösung abgelegt wird. Dieses muss natürlich aufwendig gepflegt werden. Doch „aufwendig“ ist hier relativ, denn gute WM-Lösungen lassen die Anwender in ihrer gewohnten Office-Umgebung arbeiten. Der einzige Unterschied liegt im hinterlegten Speicherort. Kaum hochgeladen werden die Inhalte von der Lösung selbst verschlagwortet – auch hier entfällt zusätzlicher Aufwand. Zum anderen kann ein Wissens-Management-Tool eingesetzt werden, das bereits von Anfang an mit relevanten Inhalten ausgeliefert wird. Natürlich müssen die Informationen dabei vertrauenswürdig sein. Schließlich setzt niemand freiwillig zweimal auf falsche Informationen. Die Lösung ist ein verlässliches und tagesaktuelles Fachwissen von Experten für Experten. In webbasiertes Wissensmanagement lässt sich dieses ideal einbinden. Ein Beispiel hierfür sind die Fachdatenbanken von Haufe zu Themen wie Personalwesen, Recht oder Steuern – erstellt und laufend gepflegt von eigenen Redaktionsteams.

Zentrale Suchfunktion

Unabhängig davon, woher die in der WM-Lösung enthaltenen Informationen stammen: Sie müssen schnell und einfach wiedergefunden werden. Die Suchfunktion wird damit zu einer der zentralen Funktionen der WM-Lösung. Während bei einer Volltextsuche lediglich Treffer geliefert werden, die das Suchwort enthalten, arbeitet ausgefeiltes Wissensmanagement mit einer semantischen Hochleistungssuchmaschine wie etwa L4 von Moresophy. Dabei erhält der Nutzer Ergebnisse, die in einem engen Sinnzusammenhang mit der Sucheingabe stehen. Der Vorteil gegenüber anderen Suchverfahren liegt darin, dass alle relevanten Treffer aufgelistet werden – auch solche, die in einem engen inhaltlichen Zusammenhang zur Sucheingabe stehen.

Wissen als erfolgskritische und wettbewerbsentscheidende Komponente in Unternehmen ist schwer zu managen. Die Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen liegt darin, einerseits das Know-how aus den Köpfen der Mitarbeiter dauerhaft ins Unternehmen zu bringen sowie vorhandene Informationen schnell und einfach auffindbar zu machen. Andererseits gilt es, Mitarbeitern rechtssichere Fachinformationen tagesaktuell zur Verfügung zu stellen. Für den Mittelstand empfiehlt sich die Implementierung einer SaaS-Lösung, die schnell installiert sowie unkompliziert an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann und später keinen Support-Aufwand verursacht.

www.haufe.de
www.moresophy.com

Bildquelle: © iStockphoto.com/ Volodymir Grinko


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