23.05.2012
Virtualisierung
Von: Alin Frädrich

Prüfarztzentrum Emovis mit Netzbest-Lösung

Wer virtuell arbeitet, forscht besser

Aufgrund der wachsenden Auftragslage entschied sich das Prüfarztzentrum Emovis in Berlin für ein IT-Konzept mit virtuellen Computerplätzen.


Im Schlaflabor der Emovis GmbH werden im Zuge klinischer Studienprojekte alternative Behandlungswege für Symptome wie „Schlaflosigkeit“ gefunden.

ADHS, Burn-out, Rauchentwöhnung, Schlaflosigkeit oder Übergewicht – dies sind einige der Behandlungsfelder, mit denen man sich bei Emovis in Berlin beschäftigt. Im Zuge dessen werden klinische Studienprojekte durchgeführt und für Patienten alternative Behandlungswege gefunden.

Im Jahr 2001 wurde der Anwender als Prüfarztzentrum für die klinische Forschung von mehreren Berliner Ärzten, Psychologen und Psychiatern mit Hauptsitz in Berlin nahe Kurfürstendamm gegründet. Das Zentrum mit Schlaflabor erhielt schnell umfangreichere  Studienaufträge, so dass im September 2008 ein weiterer Standort in Berlin-Weißensee eröffnet werden konnte. Die Zusammenarbeit zwischen den Studienschwestern und Krankenpflegern aus Charlottenburg und den Ärzten des St.Joseph-Krankenhauses in Weißensee erlaubten es, das Angebot für Patienten und Auftraggeber in Berlin stetig zu erweitern und zu spezialisieren. Die vorhandene IT musste ebenfalls mitwachsen, was Emovis vor einige Herausforderungen stellte. So mussten größere Server angeschafft und in separaten Räumen mit Kühlsystem gelagert werden. Die Sicherung der Daten wurde auch aufwendiger, da immer mehr Studien und somit Daten gespeichert werden mussten.

Vertrauen in neues IT-Konzept

Nicht nur die Studienteilnehmer haben vollstes Vertrauen zu ihren Ärzten, auch die IT muss reibungslos funktionieren, um die Studien ordnungsgemäß durchführen zu können. Daher modernisierte das Forschungsinstitut 2008 seine IT zu einer virtuellen Lösung der Netzbest GmbH. Unabhängigkeit war dabei ein großes Bedürfnis – mehr Freiheit für die IT und Mitarbeiter sowie geringere und transparentere IT-Kosten waren das Ziel der Modernisierung. Aufgrund der guten Erfahrungen mit dem IT-Dienstleister aus Berlin vertraute Emovis auf den Vorschlag, eine IT-as-a-Service-Lösung einzusetzen. Es wurde ein virtuelles IT-Konzept (IT as a Service) entwickelt, das besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist. Dabei wird ausschließlich mit virtuellen Computerplätzen gearbeitet, die sich dem täglichen Bedarf sowie dem Wachstum des Zentrums anpassen. Die IT bleibt dadurch dynamisch und Wartungs- und Stromkosten für Serversysteme und Support entfallen. Durch das IT-as-a-Service-Prinzip können kleinere Unternehmen von bestehenden IT-Sicherheitskonzepten profitieren und die Soft- und Hardware etablierter Hersteller nutzen, ohne teure Lizenzen anzuschaffen bzw. sich um die Lizenzen und Wartung zu kümmern.
 
Kosten in den Griff bekommen

Während des Auftragswachstums in den ersten Jahren war es besonders wichtig, die IT-Kosten besser an die aktuelle Auftragslage anpassen zu können. „Mit der alten Infrastruktur war das so nicht möglich, da Wartungsverträge eingehalten werden mussten, Hard- und Software schon angeschafft wurden und nicht mehr investiert werden sollte“, so Ute Gärtner, stellvertretende Geschäftsführerin bei Emovis. Die Anbindung des zweiten Standortes war ebenfalls mit hohen Verwaltungs- und Wartungsaufwand und somit Kosten verbunden. „Außerdem war oftmals die installierte Software nicht überall gleich und der Wartungsaufwand immer relativ hoch“, ergänzt Gärtner.

Seit der Umstellung auf eine virtuelle Lösung können alle Mitarbeiter von überall aus schneller arbeiten und neue Arbeitsplätze in wenigen Minuten erstellt werden. Gleichzeitig muss sich das Personal nicht mehr um die Datensicherung kümmern. Das vorgelegte Sicherheitskonzept gewährleistet einen hohen automatisierten Datenschutz. Die IT ist nicht nur zuverlässiger geworden, sondern Emovis spart auch Energiekosten. Die alten Server mussten in einem separaten Raum mit einer Klimaanlage ausgestattet werden. „Die Kühlung hat besonders viel Strom verbraucht und der Unterschied in der Stromabrechnung war deutlich merkbar. Wir sparen nun mehrere Hundert Euro pro Halbjahr“, erklärt Geschäftsführerin Dr. Bettina Bergtholdt. Außerdem müssen die beiden Räume nun nicht mehr extra gesichert und können für andere Zwecke genutzt werden.

Schneller administrierbar

Alle Arbeitsplätze arbeiten mit einem virtuellen Desktop. Das Einrichten oder Ändern von Benutzern und das Freischalten von Anwendungen für Benutzer kann Emovis mittlerweile selbst vornehmen. Kosten entstehen nur, wenn neue Arbeitsplätze gebucht werden – nicht mehr benötigte können zeitnah abbestellt werden. „Gerade wenn für größere Studien mehr Monitore oder Mitarbeiter im Einsatz sind, müssen die Arbeitsplätze schnell eingerichtet sein. Bisher musste extra geprüft werden, ob genügend Lizenzen vorhanden sind und gegebenenfalls neue Lizenzen angeschafft werden müssen“, so Ute Gärtner. Mit IT-as-a-Service werden die PC-Arbeitsplätze, je nach Bedarf, eingerichtet und abgerechnet. „Ich muss nicht mehr darauf achten, wann welche Lizenz abläuft“, meint Gärtner. Jeder Mitarbeiter greift auf dieselbe Softwareversion zu und hat von überall aus die gleichen Anwendungen zur Verfügung. Neue Software-Anwendungen können außerdem dazugebucht werden.

Emovis kann monatlich buchen oder stornieren und nutzt nur die IT, die sie aktuell tatsächlich benötigt. Beim Einspielen von neuen Softwareversionen entstehen keine Ausfallzeiten mehr, da der Rollout auf separaten Servern vorbereitet und nach Abschluss der Arbeiten umgestellt wird. Außerdem spart das Prüfarztzentrum laut Anbieter dadurch Kosten, weil der Administrator nicht mehr vor Ort die Umstellung vornehmen muss. Zudem muss zukünftig kein eigener Techniker vor Ort beschäftigt werden: „Ich brauche den Administrator jetzt nicht mehr morgens um 7 Uhr aus dem Bett klingeln oder tagsüber warten bis er vorbeikommt, wenn ich ins Büro komme und mein PC nicht läuft. Die Technik ist nun stabiler und wenn es doch mal ein Problem gibt, wird es per Remote behoben und wir können zügiger wieder arbeiten“, so Bettina Bergtholdt, Geschäftsführerin der Emovis GmbH.

3 Tipps für eine erfolgreiche Virtualisierung

  • Es empfiehlt sich, eine Testphase mit einem kleinen Benutzerkreis durchzuführen.
  • Die Mitarbeiter sollten über die Umstellung rechtzeitig unterrichtet und darauf sensibilisiert werden.
  • Lokale Geräte wie Drucker, Scanner, Multifunktionsgeräte oder andere Peripheriegeräte vorher dokumentieren und in die Umstellungsplanung aufnehmen.

Quelle: Netzbest GmbH

 

Bildquelle: © Emovis GmbH

www.emovis.de


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