09.05.2012
Business-Software
Von: Andrea Drescher

Kaut-Bullinger vertraut auf Stas Control

Wer sind die richtigen Kunden?

Wenn Unternehmen wachsen und umstrukturieren, sind die IT-Systeme oft nicht darauf ausgelegt, diesen Veränderungen gerecht zu werden. Damit war auch der Büro-Komplettausstatter Kaut-Bullinger konfrontiert. Nach der Umstrukturierung zur Firmengruppe ist man im Controlling mit dem Einsatz von Stas Control wieder in der Lage, die Frage nach den „richtigen Kunden“ qualifiziert zu beantworten.


Logistik- und Verwaltungszentrum Taufkirchen bei München

Dr. Martin Adamer, Controller bei Kaut-Bullinger

Der Büro-Komplettausstatter wurde im Rahmen der Umstrukturierung in drei eigenständige Vertriebsgesellschaften aufgegliedert. Neben dem Bürobedarf, dem auch der Versandhandel „BüroExpress“ zugeordnet ist, gibt es das Bürosystemhaus sowie die Bürofachgeschäfte, in denen Privat- und Unternehmenskunden mit „allem fürs Büro“ bedient werden. Das Kundencontrolling wurde durch den Unternehmensverbund mit völlig neuen Anforderungen konfrontiert, denn es galt neben einer detaillierten Kundenanalyse bis auf DB3-Ebene, die Synergien zwischen den operativen Gesellschaften sichtbar zu machen. Die Waren bzw. Warengruppen sind dafür zwischen den Vertriebsgesellschaften aufgeteilt, ein Schlüssel dokumentiert den Umsatzanteil je Warengruppe.

„Ein typisches Beispiel sind unsere Drucksysteme bzw. die zugehörigen Verbrauchsmaterialien“, erzählt Dr. Martin Adamer, Controller bei Kaut-Bullinger. „Der Hauptumsatz liegt natürlich beim Bürobedarf, das Bürosystemhaus bekommt aber auch einen Anteil zugeordnet, da es ohne Verkauf der Drucklösung nicht zur Abnahme der Verbrauchsmaterialien gekommen wäre.“ Darüber hinaus sollten die Analysen auch für unterjährige Geschäftsjahre möglich sein. Das bestehende Berichtswesen im ERP-System, das um Excel- und Access-Lösungen ergänzt wurde, war kaum in der Lage, dies alles abzudecken.

„Unser Kundencontrolling war ineffizient, der Vertrieb arbeitete mit Insellösungen und es gab sehr viele Excel-Dateien zur Vertriebssteuerung. Es bestand daher dringender Handlungsbedarf“, so Martin Adamer. „Die Umsetzung der Anforderungen im Altsystem war teurer als die Investition in eine umfassende BI-Lösung. Daher stand außer Frage, wie wir weiter vorgehen.“ Sehr schnell war auch klar, dass man bei der Umsetzung auf Stas Control zurückgreifen wollte. Überzeugt haben die Durchgängigkeit des Systems für Berichtswesen, Planung und Steuerung, die vordefinierte Betriebswirtschaft für alle Geschäftsbereiche, die erprobte Schnittstelle zu dem ERP-System IFS Applications sowie die Skalierbarkeit.

Alle Zahlen kritisch hinterfragen

Nachdem zunächst Finanzcontrolling und Unternehmensplanung mit der Software durchgeführt und das Altsystem komplett abgelöst waren, widmete man sich der Problematik des ganzheitlichen Kundencontrollings im Unternehmensverbund. Kundenanalysen, die jetzt nach Kalender- oder Geschäftsjahr möglich sind, gehen bis zum DB3 und das je Kunde, Kundengruppe und Verband. Einbezogen werden sämtliche Faktoren wie Erlöse, Lieferanten-/Kunden-Skonti oder -Boni, Frachterlöse, Ein- und Ausgangsfrachten, der Wareneinsatz, Verpackung, kalkulatorische Zinsen sowie Vertriebs- und Innendienstkosten.

Stellt sich heraus, dass der DB3 einen definierten Zielwert unterschreitet, beginnen die gezielten Analysen. Dabei lässt sich nicht pauschal anhand einer Prozentzahl entscheiden, ob sich ein einzelner Kunde rentiert. Trägt dieser beispielsweise entscheidend dazu bei, dass ein bestimmter Lieferantenbonus überhaupt erst möglich wird, weil man nur mit ihm die notwendige Abnahmemenge erreicht, muss die Situation weiter hinterfragt werden. Auch Überkapazitäten im Lager könnten sich negativ auf das Ergebnis auswirken, falls ein Großkunde kurzfristig ausfiele. „Nur den DB3 zu berücksichtigen, wäre zu kurz gedacht“, sagt Adamer. „Aber die Flexi-Analysen der Software erlauben uns, alle Zahlen kritisch zu hinterfragen und richtige Entscheidungen zu treffen.“

Einer der größten Pluspunkte im Controlling ist aus Sicht von Martin Adamer die Tatsache, dass man dank einfacher Filter die Analysen für jede Vertriebsgesellschaft getrennt vornehmen kann. So ist jederzeit genau erkennbar, welche Warengruppe in welchem Umfang zum Erfolg der einzelnen Vertriebsgesellschaft beiträgt. Übergreifende Synergien sind dank der Software ebenso einfach zu erreichen und lassen sich auf den Euro genau quantifizieren.

Die ganzheitliche Kundensicht dient als Grundlage, die Lösung zukünftig noch stärker für die Unternehmenssteuerung einzusetzen. Im Würfel, der die Kundendaten im Detail aufbereitet, stehen neben den Kundenstammdaten und Werten zur DB3-Ermittlung noch zahlreiche weitere Informationen wie Fakturendaten oder Lieferscheininformationen zur Verfügung. So kann mit wenigen Klicks ermittelt werden, wie viele Positionen für einen Kunden im Lager kommissioniert wurden oder wie viele einzelne Pakete bzw. Paletten in welchem Zeitraum das Haus verlassen haben. Auch die darauf aufbauende Kleinmengenanalyse ist ein idealer Ansatz für Kosteneinsparungen. „Die Versand- und Kommissionierungskosten sind identisch, unabhängig davon, ob fünf oder 100 gleiche Kugelschreiber bestellt wurden. Werden häufig Kleinmengen geordert, schlägt das negativ zu Buche. Hier kann man ansetzen und Kunden gezielt beraten. Das ist nur eines von vielen Beispielen, wie wir durch die Analysen in Stas Control wirtschaftliche Vorteile für uns und auch für unsere Kunden erzielen können“, so Martin Adamer.


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