Informationen effizient in Geschäftsprozesse einbinden

Wann lohnt sich das Auslagern des Informationsmanagements?

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Der Großteil der Mittelständler sieht beim Umgang mit den eigenen Informationen Verbesserungsbedarf. Obwohl 90 Prozent effiziente Geschäftsprozesse zu den wichtigsten Unternehmenszielen zählen, sind gleichzeitig 93 Prozent mit der Einbindung von Informationen in ihre Unternehmensabläufe nicht zufrieden.

Zu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle Befragung von Iron Mountain unter 5.500 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement. Gerade im Mittelstand wird das Thema effizientes Informationsmanagement im Tagesgeschäft noch vernachlässigt. Erst bei konkreten Anlässen wie einem Prüfverfahren oder sogar einem Datenverlust werden die eigenen Geschäftsprozesse neu geordnet. Dabei verursacht der ineffiziente Umgang mit Informationen häufig unnötige Kosten. In den letzten Jahren haben sich außerdem die rechtlichen Vorgaben deutlich verschärft. Bei unzureichender oder zu langsamer Mitwirkung bei Betriebsprüfungen als Folge schlechten Informationsmanagements drohen neben Verzugszinsen empfindliche Bußgelder.

Das effiziente Management physischer und digitaler Informationen kann über zwei Wege erfolgen. Entweder können Unternehmen ihre Dokumente und Daten im eigenen Betrieb selbst verwalten und archivieren oder das Informationsmanagement an einen externen Dienstleiter auslagern. Welche Lösung dabei für sie effizienter und kostengünstiger ist, hängt von verschiedenen, individuellen Faktoren ab.

Mögliche Kostentreiber

Eines der wichtigsten Kriterien sind die Standortkosten: Insbesondere an teuren Bürostandorten sind die Mietkosten empfindlich hoch. Dazu kommen fortlaufende Kosten für die Pflege und aktenfreundliche Temperierung der Räume. Unternehmen müssen darüber hinaus für ihre Lagerräume auch Grundsteuern entrichten und sich unter Umständen an Kosten für Gemeinschaftsflächen beteiligen. In der Regel werden versteckte Betriebsmittel gar nicht in der Kalkulation der Archivierungskosten berücksichtigt: Die meisten mittelständischen Unternehmen beschäftigen keine Mitarbeiter speziell für das Dokumentenmanagement. Stattdessen erledigen diese Aufgaben verschiedene Mitarbeiter neben ihrer eigentlichen Arbeit. Dadurch kann wertschöpfendes Potential der Mitarbeiter verloren gehen. Zudem sollten Unternehmen ihre Akten gegen höhere Gewalt wie Feuer- oder Wasserschäden versichern. Grundsätzlich erhöhen sich die versteckten Kosten mit der Menge der Akten.

Alternativ zur Inhouselösung können Unternehmen ihr Informations- und Dokumentenmanagement an einen externen Dienstleister wie Iron Mountain auslagern, der das komplette Management sowie die Lagerung der Dokumente übernehmen kann. Die Kosten dafür berechnen sich abhängig vom Umfang der in Anspruch genommenen Services und der eingelagerten Menge der Akten. Die sichere Einlagerung eines einzelnen Aktenkartons kann dabei nur einen einstelligen Eurobetrag pro Jahr kosten. Ob sich das Auslagern des Dokumentenmanagements lohnt, können Unternehmen mithilfe eines Online-Kosten-Kalkulators (siehe Kasten) berechnen.

Neben möglichen Kostenvorteilen birgt das Outsourcing des Dokumentenmanagements weitere Vorteile: Die Dienstleister garantieren für die Vollständigkeit der eingelagerten Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher Regelungen (Compliance), wodurch sich das Risiko juristischer Strafmaßnahmen für Unternehmen verringert. Auf Anfrage können sich berechtigte Mitarbeiter zudem Originaldokumente innerhalb weniger Stunden zustellen lassen oder über ein gesichertes Webportal in digitaler Form direkt auf diese zugreifen.

Online-Kostenkalkulator

Mit einem kostenlosen Online-Kostenkalkulator können Unternehmen ihr Einsparpotential beim Auslagern des Informationsmanagements an einen externen Dienstleister berechnen. Dabei müssen die Firmen die Menge ihrer einzulagernden Akten angeben. Auf Basis der Bürostandortkosten in Frankfurt am Main und München ermittelt der Kostenkalkulator dann, wie viel Prozent durch das Auslagern des Archivs und Dokumentenmanagements eingespart werden kann. Bei der Bestimmung der Kosten für die Inhouselösung berücksichtigt der Rechner Kosten für Mieten, Gebäudeunterhaltung, Gemeinschaftsflächen, Betriebsmittel, Versicherungen sowie Grundsteuern. Bereits bei 500 einzulagernden Akten kann die Einsparung durch Outsourcing bis zu 32 Prozent betragen. Dabei gilt: Je größer die Menge der einzulagernden Dokumente und je höher die Standortkosten des Unternehmens, desto größer fällt das Einsparpotential aus.
www.ironmountain.de/einsparungsrechner

 

Bildquelle: Iron Mountain

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