31.07.2012
Dokumentenmanagement
Von: Shushila Pandya

VDD IQware zählt Gründe auf

Vorteile von ECM

VDD IQware, Entwickler und Anbieter des Enterprise Content Management (ECM) Systems Hyarchis.Net, nennt fünf Gründe, warum Dokumentenmanagement heute ein fester Bestandteil einer Unternehmensstrategie sein sollte.


ECM wurde von Unternehmen lange stiefmütterlich behandelt. Zu groß war das ungute Gefühl, sensible Dokumente digital zu organisieren und auf den altbewährten Aktenordner zu verzichten. Langsam findet allerdings ein Umdenken statt. Laut des ITK-Branchenverbands Bitkom soll der ECM-Umsatz in diesem Jahr um weitere acht Prozent auf 1,5 Milliarden Euro steigen. Nichtsdestotrotz sehen einige Unternehmen die Digitalisierung ihrer Dokumente und die Vorstellung, diese in einer elektronischen Akte abzulegen, noch kritisch.

Gründe, warum Dokumentenmanagement ein Bestandteil einer Unternehmensstrategie sein sollte, nennt VDD IQware:

Mehr Umsatz
Elektronische Akten beinhalten sämtliche relevante Kundeninformationen. Mitarbeiter können den Inhalt mit nur wenigen Klicks personalisieren und anpassen, Informationen gezielt aufgreifen und Kunden individualisierte Angebote
machen. Aus dieser Verzahnung ergeben sich Cross-Selling-Möglichkeiten, die den
Unternehmensgewinn steigern sollen. Zeitaufreibendes Suchen – etwa von Verträgen oder Bestellungen – soll mit ECM der Vergangenheit angehören.

Verbesserte Effizienz
Dank ECM-Technologien sind Unternehmen in der Lage, die  wachsende Menge
elektronischer und physikalischer Dokumente innerhalb eines Systems zu managen, zu organisieren und gemäß den rechtlichen Bestimmungen abzuspeichern. Mittels ECM-System ist etwa ein Vertriebsmitarbeiter in der Lage, Kundeninformationen direkt und standortunabhängig abrufen zu können. Zwischenfragen in den einzelnen Abteilungen sollen entfallen. Dabei sollen Unternehmen nicht nur von den Zeiteinsparungen profitieren – auch die Papiereliminierung soll sich positiv auf die operativen Kosten auswirken.

Vereinfachte Compliance
Regelkonformität beziehungsweise Compliance ist besonders im ECM-Umfeld ein wichtiges Thema. Branchenspezifische Gesetze und unternehmensinterne Richtlinien müssen eingehalten und langfristig umgesetzt werden. Dies betrifft im Dokumentenumfeld vor allem die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Vollständigkeit von Akten und deren Prüfbarkeit. Bei manueller Handhabung ist die Fehleranfälligkeit solch sensibler Arbeitsvorgänge höher. Mit modernen ECM-Lösungen werden Inhalte und Prozesse zentral organisiert, wodurch sich Compliance-Anforderungen stark vereinfachen lassen sollen.

Kundenzufriedenheit
Kundenzufriedenheit ist das A und O für unternehmerischen Erfolg. Mit ECM-Systemen sollen Unternehmen schneller und vor allem individueller mit den Kunden kommunizieren können. Informationen lassen sich akkurat, personalisiert und ad hoc versenden. Dabei ist es möglich, die gewünschten Kommunikationsmittel des Kunden – sei es klassisch auf postalischem Weg oder elektronisch via Fax oder E-Mail –  als Standardeinstellung festzulegen. Mit wenigen Klicks erhält der Kunde so in kurzer Zeit personalisierte Informationen.  

Optimierte Reaktionszeit
Mit ECM-Lösungen sollen Unternehmen in der Lage sein, ihr Wissen schnell und unkompliziert zu teilen – sowohl intern unter Kollegen, als auch extern mit Kunden und Partnern. Voraussetzung dafür sind Systeme, die sich intuitiv bedienen lassen und Anwenderakzeptanz aufweisen. Lösungen, die beispielsweise Mehrsprachlichkeit, benutzerdefinierte Dashboards und individuelle Mandantenrollen bieten, dienen als Bindeglied innerhalb der Unternehmensstrukturen. Standort- und abteilungsübergreifend können Mitarbeiter weltweit auf die gewünschten Informationen zurückgreifen.

www.hyarchis.net/de

Bildquelle: © Claudia Hautumm/pixelio.de


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