25.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Gunther Manz, Cartago Software

Verlorene Möglichkeiten

Im Interview mit Gunther Manz, Head of Professional Service bei Cartago Software, über versäumte Möglichkeiten im Bereich der Massendokumente und wie man deren Einsatz zukünftig effizienter gestalten kann.


Gunther Manz ist Head of Professional Service bei Cartago Software.

ITM: Briefverkehr, Abrechnungen, Formulare – Herr Manz, welche Rolle spielen Massendokumente in mittelständischen Unternehmen?

Gunther Manz: Dokumente spielen im Mittelstand eine ebenso bedeutende Rolle wie auch bei den Großunternehmen oder sogar einem Kleinunternehmer, der auch mit Kunden kommuniziert. Stellen diese Dokumente zum einen die Präsentation der Unternehmen nach außen dar, werden sie vor allem auch benötigt, um Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und ähnliches Schriftliches dem Geschäftspartner übermitteln zu können. Doch wie überall kommt es auch hier zu einem Wildwuchs der genutzten Dokumente, sprich Disclaimer werden nicht geändert, Briefköpfe und Firmierungen ändern sich, ohne stringent auch auf allen Dokumenten geändert zu werden – oder Dokumente werden mehrfach erstellt, obwohl sie in der Organisation bereits vorhanden sind.

ITM: Worauf legen die Empfänger der Dokumente grundsätzlich Wert?

Manz: Nach unserer Erkenntnis legen die Empfänger der Dokumente vermehrt Wert auf die optische Erscheinungsform der Dokumente – Layout und Grafik. Auch ist es wichtig, die Dokumente so weit wie möglich zu personalisieren. Schauen wir uns im Umfeld der Branche „Utilities“ um, wird ein individualisierter und personalisierter Dokumentenaufbau immer wichtiger und oftmals kundenentscheidend. Die Energieversorger wollen mehr und mehr dem Kunden Auswertungen zum Strom-, Wasser-und Gasverbrauch übermitteln oder Möglichkeiten zum Anbieterwechsel offerieren. Im Telekommunikationsumfeld können über einen personalisierten Aufbau ebenfalls Nutzungsübersichten, Einsparpotentiale und andere Fakten aufgezeigt werden. Die Standardnutzung von Dokumenten – so wie wir es aus der Vergangenheit kennen – wird immer mehr einer personalisierten Nutzung weichen.

ITM: Doch warum sind die Vorlagen für Massendokumente, die ein Unternehmen verschickt, oft schon mehrere Jahre alt und nicht entsprechend angepasst?

Manz: Dies ist einer eingefahrenen Routinenutzung, langjährigen Prozessen und oftmals auch Gedankenlosigkeit geschuldet. „Warum etwas ändern, was funktioniert?“ – so scheint das Motto häufig zu lauten. Ein weiterer Grund ist der bisher hohe Aufwand, der für Änderungen betrieben werden muss. Viele Standardsoftwareprodukte vernachlässigen die Erstellung und Pflege der Formulare und Vordrucke etc. Daher versuchen Unternehmen hier, Anpassungen so lange wie möglich herauszuzögern. Geändert werden kann dies, indem die Unternehmen dedizierte Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. Cartago Live nutzen. Hier können einfach diese Änderungen durchgeführt werden, es stehen Versionierungen zur Verfügung, um auch zeitliche Abgrenzungen zu ermöglichen.

ITM: Wie hoch ist der Entwicklungsaufwand für ein Massendokument und die entsprechende Schnittstelle zur Warenwirtschaft und anderen Systemen?

Manz: Im Umfeld der Standardwarenwirtschaftssysteme ist das im Normalfall nicht so einfach – oft fehlen die Know-how-Träger im Unternehmen, die mit einer proprietären Entwicklungssprache die Vorlagen und deren Anbindung erstellt haben. Im SAP-Umfeld beispielsweise kann man bei Nutzung der SAP-eigenen Tools von einer Entwicklungszeit von 10 bis 20 Tagen ausgehen. Das ist eine nahezu indiskutable Zeit, die durch die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen auch in einem Zeitraum von ein bis zwei Tagen geschafft werden kann.

ITM: Welche Möglichkeiten gehen dem Unternehmen verloren, wenn es seit Jahren auf eine unveränderte Vorlage für seine Massendokumente zurückgreift?

Manz: Unsere Erkenntnis ist, dass die Unternehmen vor allem unter einem Marktdruck stehen – denn Wettbewerber senden ihren Kunden bereits individualisierte und personalisierte Dokumente. Mit Standarddokumenten kann heute kein Kunde mehr gewonnen oder gehalten werden. Individualisierung – und auch die Nutzung solcher Dokumente für aktuelle Marketingaspekte – ist ein überzeugendes Argument für Kunden und sollte daher aus Marketing- und Imagesicht einen hohen Stellenwert genießen. Zudem geht durch Nichtnutzung solcher Systeme dem Unternehmen die Möglichkeit verloren, kurzfristig auf Änderungen am Markt reagieren zu können.

ITM: Wie kann man hier den Unternehmen unter die Arme greifen?

Manz: Wie bereits beschrieben, können wir den Unternehmen hier mit einer kostengünstigen Software und kurzen Implementierungszyklen unter die Arme greifen. Wir versuchen zudem, unsere Kunden beim Einsparen zu unterstützen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass die Akzeptanz für ein neues Dokumentenmanagementsystem auch vom Enduser gegeben sein soll. Dies ist mit Cartago Live gegeben, wie uns das Feedback unserer Enduser bestätigt. Handling und Aufbau machen die Nutzung einfach und intuitiv. Über den Einsatz der Lösung kann ich dem Unternehmen nun auch eine zentrale Datenbank und Nutzung von Dokumenten zur Verfügung stellen, die diverse vorhandene Insellösungen ablösen und auch ersetzen können. Eine geforderte zentrale Administration ist nun gegeben.

ITM: Wie viel IT-Wissen müssen die Anwender mit sich bringen?

Manz: Bei Anwendung der Lösung ist die Erstellung der Templates für die Nutzung der Tools intuitiv. Jeder, der sich heutzutage mit Microsoft Office auskennt, die Bedienung dort verstanden hat, kann mit dem WYSIWYG von Cartago in kurzer Zeit neue Formulare erstellen, ändern und pflegen. Schaut man sich heute die übliche Vorgehensweise bei der Erstellung von Dokumenten an, benötigt man teilweise tiefes Wissen im Bereich Development. Mit unserer Lösung kann auch ein User aus der Fachabteilung die benötigten Dokumente erstellen. Warum? Mit dem Dokumentmanagementsystem nutzt der Kunde die Trennung zwischen Daten und Layout. Die XML-Daten werden über die IT-Fachabteilung zur Verfügung gestellt, und die Fachabteilung kann auf diese im Cartago Live Designer zugreifen und die Templates definieren.

ITM: Inwiefern haben Sie das Thema „Mobility“ bei der Entwicklung Ihrer Software berücksichtigt?

Manz: Mobility ist ein weiterer wichtiger Baustein für uns. Die komplette Software ist auf die Nutzung von mobilen Endgeräten ausgelegt. Aktuell sind wir dabei, HTML5 durchgängig in unserem Produkt einzusetzen und zu nutzen. Hierüber ergeben sich viele weitere wichtige Benefits für die Unternehmen. Auch die Nutzung von unseren interaktiven Formularen baut auf eine Nutzung von mobilen Endgeräten.

ITM: Welche Dokumentenstandards werden unterstützt?

Manz: Cartago Live ist eine Software, die auf den offenen W3C-Standard aufsetzt. Hierdurch unterstützen wir: XSL, XHTML, XSL: FO.

ITM: Welche Bedeutung schreiben Sie dem Standard PDF zu?

Manz: PDF ist seit Juli 2008 in der Version 1.7 als ISO 32000-1: definiert und als offener Standard freigegeben. Aktuell ist dies der meistgenutzte Standard im Bereich DMS. Mit unserer Lösung nutzen auch wir diesen Standard. Durch ihren offenen Aufbau sind wir in der Lage, kurzfristig auf Marktveränderungen zu reagieren. Wir gehen davon aus, dass sich in absehbarer Zeit am Standard nichts ändern wird.

ITM: Welche zukünftigen Entwicklungen sind im Bereich von DMS-Software denkbar?

Manz: Der Bereich DMS ist immer noch stark im Wandel. Wir gehen davon aus, dass sich die Themen Mobility und die Nutzung von interaktiven Formularen in diesem Umfeld noch verstärken werden.


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