Bernd Anders, Printsoft

Trend in Richtung Konsolidierungslösungen

Interview mit Bernd Anders, European Lead Marketing bei Printsoft, über die Vorteile einer konsolidierten Drucklösung

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ITM: Herr Anders, viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass effizientes Dokumentenmanagement auch den Output-Vorgang mit einschließt. Denken Sie, dass es hier bald ein Umdenken geben wird?
Bernd Anders: Definitiv, denn die Grenzen zwischen traditioneller und elektronischer Kundenkommunikation verwischen immer mehr. Briefkorrespondenz wird teurer und aufwändiger. Je nachdem wie die Mitarbeiter bezahlt und welche Materialien verwendet werden, summieren sich bei einem einfachen Standardbrief Arbeits-, Material- und Druckkosten auf bis zu 1,60 Euro. Unternehmen sind deshalb gut beraten, diese Prozesse weitestgehend zu standardisieren und zu industrialisieren, um kosteneffizient und umweltfreundlich per Brief kommunizieren zu können.

Ein gutes Beispiel für das mögliche Einsparungspotential ist die Postfinance, der Finanzdienstleister der Schweizerischen Post und ein Printsoft-Anwender. Hier müssen über acht Millionen Seiten bei sechs Millionen Dokumenten allein am Jahresende an die Kontokunden gesendet werden. Durch sinnvolles Optimieren kann die Anzahl der Sendungen um ungefähr 30 Prozent reduziert werden. Allein zum Jahresende wurden so über eine Million Kuverts eingespart.

ITM: Was sollen Firmen beachten, damit der Versand von Dokumenten per Post kein untragbarer Kostenfresser und Produktivitätsstopper wird?
Anders: Einen kompetenten Dienstleister zu finden, ist nicht einfach. Schließlich tummeln sich in diesem Feld unzählige Anbieter – von der klassischen Druckerei, die mit einfachsten Mitteln wie Word und Excel Serienbriefe generiert, bis zum spezialisierten Full-Service-Provider, der seine Prozesse direkt mit den IT-Systemen des Auftraggebers verzahnt. Unternehmen müssen vorab entscheiden, ob sie ihr Output-Management lieber in die Hände eines externen Anbieters legen oder mit einer Inhouse-Software-Lösung arbeiten möchten. Dies hängt natürlich von den unterschiedlichen Anforderungen ab.

So sollte beispielsweise die Lösung eines externen Dienstleisters nicht nur Massenmails aus dem CRM-System des Auftraggebers verkraften, sondern auch Ad-Hoc-Aufträge einzelner Mitarbeiter. Hier gehört auch ein transparentes Track-und-Trace-System dazu, das einen zuverlässigen Überblick über den Druckauftrag bietet. Ein weiterer Punkt ist die Bündelung von kleinen Aufträgen zu größeren Einheiten, um Porto-Rabatte für Massensendung nutzen zu können.

Doch auch interne Software-Anwendungen ermöglichen einen effizienteren Postversand. Der Trend im Bereich Dokumenten-Output-Management-Software geht klar zu Konsolidierungslösungen. Elektronisch erstellte Einzelsendungen werden auch abteilungs- oder gar standortübergreifend gesammelt und zu größeren, logisch sortierten, produktionsbereiten Aufträgen zusammengefasst. Je nach Papierwahl, Kuvertierung und Endverarbeitung können sie dann zentral produziert und verschickt werden.

Auch hier gilt das Motto: je mehr Briefe, desto besser. Denn wenn Standorte oder Abteilungen eines Unternehmens ihre Druckaufträge konsolidieren, lassen sich bessere Rabatte bei den Postdienstleistern aushandeln. Zudem entfallen Kosten für redundante Systeme und Prozesse in den verschiedenen Abteilungen. Der Return on Investment ist auf diese Weise in vielen Fällen innerhalb kürzester Zeit erreicht. So rechnet die Postfinance mit einem ROI von einem, maximal zwei Jahren. Aktuelle Software-Lösungen ermöglichen zudem, andere Kommunikationskanäle zu nutzen und die Korrespondenz elektronisch als E-Mail, SMS oder Fax zu verschicken.

ITM: Für Unternehmen spielt natürlich das Thema Compliance eine große Rolle. Bieten Output-Management-Lösungen hier Mehrwert? Wenn ja, welchen?
Anders: Angesichts immer neuer Compliance-Vorschriften ist natürlich eine integrierte Archivierungslösung für viele Unternehmen attraktiv. So ist es beispielsweise möglich, eine beliebige Anzahl von elektronisch erstellten Dokumenten – sei es ein einzelnes Dokument oder eine große Masse – rechtskonform abzulegen. Erreicht ein Brief einen Empfänger nicht und muss er noch einmal verschickt werden, kann er einfach aus dem Archiv aufgerufen und per Mausklick erneut in Druck und Versand gegeben werden. Wichtig ist auch, dass eine große Menge an elektronischen Dokumenten sowohl länger- als auch kurzfristig archiviert werden kann.

ITM: Welche Hürden gibt es für Unternehmen, die auf eine übergreifende Lösung umstellen möchten?
Anders: Für die Mitarbeiter ist es eine große Umstellung vom persönlichen Desktop-Drucker hin zur konsolidierten Drucklösung. Viele befürchten, dass sie, nachdem sie ihren Brief an das Druckzentrum gesendet haben, keine Änderungen mehr durchführen können. Doch diese Angst ist unbegründet: Je nachdem wie zuvor die Nutzerrechte und Workflows definiert wurden, können Dokumente interaktiv erstellt sowie nach der Erfassung korrigiert und autorisiert werden. Die Korrespondenz wird beispielsweise mit einem einfachen Drucktreiber für Einzelbriefe oder komplexen System-Lösungen in die zentralisierte Produktion übergeben.

Über web-basierte Track und Trace-Portale können die Mitarbeiter den Status ihrer Druckaufträge verfolgen. So steigt die Akzeptanz für die Automatisierungslösung. Ein weiterer essentieller Punkt ist eine einfache Integration der Lösung in die Arbeitsabläufe. Sinn der Sache ist ja, den Arbeits- und Zeitaufwand zu minimieren – nicht zu vergrößern. Lassen sich Papier, Fulfillment-Optionen und Adressierung aus der gewohnten Office-Umgebung heraus auswählen, steigt die Mitarbeiterproduktivität, ohne dass diese verschiedene Stand-Alone-Programme aufrufen müssen.

Bildquelle: iStockphoto.com/wakila

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