28.06.2012
Outsourcing
Von: Philip Schang

Outsourcing bei der GES eG für den Bereich Forderungsmanagement

Transparenz in den Prozessen

Um der heterogenen Prozesslandschaft im Unternehmen Herr zu werden, entschied sich die GES eG für die Digitalisierung der Papierprozesse sowie das Outsourcing des Forderungsmanagements.


Die GES eG, der Großeinkaufsring des Süßwaren- und Getränkehandels mit Sitz in Nürnberg, ist ein Verbund von über 800 im gesamten Bundesgebiet verteilten, mittelständischen Großhändlern und Automatenbetreibern. Seit der Gründung im Jahr 1950 übernimmt die GES die Zahlungsgarantie sowie die Zentralregulierung. Zudem werden ergänzende und unterstützende Vermarktungs- und Dienstleistungen erbracht, die zur Stärkung des Fachgroßhandels beitragen. Zur Verwaltung offener Forderungen setzt die GES mit ihren Mitgliedern auf eine dezentrale Organisation. Die Finanzverwaltung eines jeden Mitgliedsunternehmens war für die Abbildung des eigenen Debitorenmanagements verantwortlich. Aufgrund der heterogenen Prozesslandschaften, die in vielen Fällen historisch gewachsen waren, stellte dies die Mitglieder vor enorme Verwaltungsaufgaben im Bereich der Dokumentenlogistik.

Ziel war eine Entwicklung eines einheitlichen, optimierten Prozesses für das Rechnungswesen eines jeden Mitgliedes. Dies wurde mit automatisierten Abläufen in der Dokumentenlogistik und der Finanzverwaltung gemeinsam mit dem Dienstleister Delta erreicht. Dabei lag der Fokus auf der Digitalisierung der Papierprozesse sowie dem Outsourcing des Forderungsmanagements.

Rechtssicher gespeichert


Der Großhandel zeichnet sich durch eine Vielzahl von Kundenbeziehungen aus, ergo einer Vielzahl an Rechnungen, die in einem konventionellen Workflow überwacht werden müssen. Die Berücksichtigung der daraus resultierenden offenen Posten fällt durch eine analoge Archivierung schwer. Die Kommunikation mit einem externen Finanzdienstleister im Forderungsservice wird durch das ständige Suchen von Rechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Nachweisen erschwert. Viel zu häufig werden Forderungen wegen des hohen Aufwandes nicht verfolgt. Um sowohl der Transparenz der buchhalterischen Prozesse gerecht zu werden als auch ein leistungsfähiges Debitorenmanagement zu etablieren, gilt es im Rahmen eines Projekts den kleinsten gemeinsamen Nenner in den Verwaltungsprozessen eines mittelständischen Unternehmens zu finden: das Dokument als Informationsträger. Eindeutige Schlagwörter sind hierbei Transparenz, Kommunikation und Logistik.

Transparenz in den Prozessen erfordert eine Struktur der Informationen, die den Prozess auslösen. Im Projekt wurde dies durch Digitalisierung der Dokumentenlogistik erreicht. Mittels des Druckertreibers der Systemlösung X.tend3 werden alle Belege eines Mitgliedsunternehmens virtuell gedruckt. Es findet eine digitale Volltextauslese des Dokuments statt, so dass alle im Prozess entstandenen und für die Fortsetzung notwendigen Informationen strukturiert vorhanden sind.
Parallel zur Indexierung eines Dokuments wird das Dokument in einem elektronischen Archiv dauerhaft und rechtssicher gespeichert. Den Betrieb des elektronischen Archivs gewährleistet Delta in einer Private Cloud. Auf diese Cloud kann ausschließlich das Mitgliedsunternehmen zugreifen. Auf Wunsch kann jedoch auch der Dienstleister die übermittelten Daten nutzen, um Folgeprozesse zu erledigen. Dazu zählt beispielsweise der physische Ausdruck der Dokumente, das Kuvertieren der Briefe und der portooptimierte Versand zu Konditionen, die nur in der Massenfertigung erreicht werden können. Neben der Entwicklung von Lösungen zur Prozessoptimierung ist Delta auch ein Finanzdienstleister. Die Übernahme des Debitorenmanagements gehört zum Kerngeschäft. Im vorgestellten Projekt, in dem die Dokumente zentral archiviert und indexiert werden, entsteht für die Mitgliedsunternehmen kein zusätzlicher Aufwand durch das Outsourcing. Wo sonst durch die Entwicklung von Schnittstellen, Zusammenarbeit von Abteilung und Ähnlichem der wirtschaftliche Nutzen des Outsourcings schnell infrage gestellt wird, sind die Kommunikationskanäle im Rahmen einer strukturierten Dokumentenlogistik realisiert.

Ganzheitliche Verfolgung


Alexander Turkowski, IT-Leiter der GES, hat das Projekt realisiert: „Anfangs war ich skeptisch, aber letztendlich ist der Ansatz, alle Dokumente vor dem Drucken einzusammeln, sehr einfach.“ Auf Basis der definierten Dokumente erfolgt die Ablage im Zentralarchiv, findet der zentrale Ausdruck und Versand statt und werden Forderungen in ein zentrales Debitorenmanagement übernommen. Innerhalb eines Installationstages konnte Turkowski auf ein einsatzfähiges Werkzeug zurückgreifen. „Logisch, dass durch die Massenverarbeitung Synergien entstehen, die es dem Dienstleister erlauben, umfassende Dienstleistungen zu günstigen Preisen anzubieten“, so Turkowski. „Die Lösung ist optimal gerade bei heterogenen EDV-Strukturen, bei welchen bei verschiedenen Standorten und Tochterfirmen unterschiedlichste EDV-Systeme zum Einsatz kommen. Durch die Drucklösung können somit auch exotische und veraltete Systeme angeschlossen werden.“ Der IT-Leiter freut sich aber auch über die Qualität des Debitorenmanagements. Durch die ganzheitliche Verfolgung offener Posten entstand die eine oder andere unerwartete Einnahme. „Zugegeben, mit solcher Akribie wäre ich bei diesem Thema nicht am Werk gewesen.“

Bildquelle: iStockphoto.com/Mac99


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