04.10.2012
Business-Software
Von: Frank Zscheile

Maschinenbauer BJM nutzt Docuglobe

Technische Dokumentation optimiert

Von wordbasierter Arbeitsweise bei der technischen Dokumentation stellte der Maschinenbauer BJM GmbH vor einiger Zeit auf das Redaktionssystem „Docuglobe“ der gds AG um.


Sascha Czirr, Leiter der Abteilung Technische Dokumentation bei BJM

Profilbearbeitungszentrum bei BJM

Montagehalle des Maschinenbauers

Die BJM Ingenieurbüro-Maschinenbau GmbH mit Sitz in Verl wurde 1995 gegründet und erwirtschaftete zuletzt mit rund 100 Beschäftigten europaweit einen Umsatz von fast 15 Mio. Euro. Als Entwickler und Hersteller von Automatisierungskonzepten für die Bearbeitung von Profilen aus PVC, Aluminium und Stahl stellt BJM von der PC-gesteuerten Säge bis hin zu hochkomplexen CNC-Bearbeitungszentren zahlreiche Serien- und Sondermaschinen her.

Die heterogene Produktpalette des Mittelständlers stellt hohe Anforderungen an die technische Dokumentation, die dadurch flexibel auf schwankende Anforderungen reagieren muss. So gibt es kleinere Maschinen mit Seriencharakter, deren Dokumentation jeweils – einmal erstellt – kaum bearbeitet werden muss und folglich schnell erledigt ist. Dafür liefert der Maschinenbauer aber auch fast im Wochentakt große, individuelle Produktionsanlagen mit einem Wert von 500.000 bis zu drei Millionen Euro aus. Sie werden entsprechend der Anforderungen und den räumlichen Gegebenheiten beim Kunden entwickelt und konstruiert, so dass auch die Dokumentation der Anlage auf den Leib geschneidert werden muss.

Module für die Dokumentationserstellung

Früher arbeiteten die Redakteure bei BJM wordbasiert und hatten dabei immer häufiger mit engen Fristen, Redundanzen und Intransparenz zu kämpfen. Speziell beim Übersetzungsprozess fiel auf, dass sich ganze Textblöcke wiederholten und eigentlich nicht nochmal übersetzt werden müssten. „Das war für uns der Anlass, nach einer modularen Lösung für die Dokumentationserstellung zu suchen“, sagt Sascha Czirr, Leiter der  Abteilung Technische Dokumentation bei BJM. Mehrere Redaktionssysteme wurden getestet, die Wahl fiel schließlich auf das System Docuglobe der gds AG. „Das Handling der Software ist einfach, weil sie Word als Editor nutzt. Wichtiges Kriterium war außerdem, dass man an die Dokumentationen Fremddateien anhängen kann. Denn bei uns ist es erforderlich, unsere eigenen Unterlagen durch Schaltpläne, Ersatzteillisten, etc. zu ergänzen“, so Czirr.

Durch diese Ergänzungen schwellen die einzelnen Dokumentationen auf ein ansehnliches Volumen an: Ursprünglich 100 bis 300 Seiten BJM-eigene Maschinendokumentation mit Aufstellungs- und Montageanleitungen, Softwarebeschreibung und Wartungshinweisen erweitern sich so gelegentlich auf über 1.000 Seiten. Je nachdem, in welches Land die Anlage geht, muss die Dokumentation in weitere ein bis drei Sprachen übersetzt werden. „Trotzdem besteht auch so eine große Anlage bei aller Individualität aus vielen bekannten Baugruppen“, erklärt Sascha Czirr. „Da bedeutet es für uns natürlich einen erheblichen Effizienzgewinn, wenn wir die entsprechenden Textmodule und eventuell bereits dafür vorhandene Übersetzungen wiederverwenden können.“

Nach Installation der Software begann das Redaktionsteam, die Module-Pools von Docuglobe zu füllen. Vom Hersteller ließ es sich bei der notwendigen Modularisierung der Texte unterstützen. Denn um mit standardisierten Textmodulen auch Sondermaschinen zu beschreiben, musste der Aufbau der Dokumentationen komplett überarbeitet werden. Mit Betriebsanleitungen für kleine Maschinen starteten die Redakteure und gingen nach und nach zu den großen Dokumentationen über. Da die Texte bereits vorlagen, mussten sie lediglich in die Module kopiert werden, was den Vorgang sichtlich beschleunigte.

Wenig Zeit für die Dokumentation großer Anlagen

Heute können sich die drei Mitarbeiter des Redaktionsteams aus einer gut gefüllten zentralen Ablage mit rund 300 Textmodulen bedienen, von denen etwa die Hälfte in vier fremdsprachlichen Versionen vorliegt. Die durchdachte Modularisierung der Texte macht sich bezahlt, denn durch die maßgeschneiderten Einheiten lassen sich die erforderlichen Dokumentationen präzise und bedarfsgerecht zusammenstellen. So ist jetzt in wenigen Stunden erledigt, was früher mehrere Tage in Anspruch nahm: Während für die Serienmaschinen per Knopfdruck die Dokumentation bereit gestellt wird, muss das Redaktionsteam bei den großen Anlagen immer erst bis zum Auslieferungszeitpunkt warten, um noch letzte Änderungen, Bilder etc. in die Dokumentation aufnehmen zu können. „Da wir neben den üblichen Serienprodukten im Schnitt pro Woche eine große Anlage ausliefern, spielt der Zeitfaktor für uns durchaus eine Rolle“, bestätigt Czirr.

Zurzeit geht BJM dazu über, die nach der EG-Maschinenrichtlinie erforderlichen Risikoanalysen für die Anlagen ebenfalls zentral mit der neuen Software zu erstellen und zu verwalten. Denn auch hier bietet es sich an, mit Textmodulen zu arbeiten: In der Regel basiert die Risikobeurteilung einer Anlage auf der Risikoeinschätzung ihrer einzelnen Baugruppen. So kann der Maschinenbauer künftig die hinterlegten Risikoanalysen für die jeweiligen Anlagenbestandteile zusammenstellen und daraus seine Risikobeurteilung generieren, um dann einen Performancelevel für die Steuerung zu bestimmen.

www.bjm-gmbh.de
www.gds.eu

Bildquelle: BJM


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