Mektec führt Software-as-a-Service-Lösung für das Bewerbermanagement ein

Sich gleich ein Bild machen

Die selbstentwickelte Datenbank zur Bewerberverwaltung konnte die steigende Anzahl an Bewerbungen nicht mehr bewältigen. Deshalb führte die Mektec Europe GmbH* im März 2011 eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) für das Bewerbermanagement ein. Heute können die Personaler die Bewerbungen sogar auf dem iPad einsehen und Notizen online erstellen.

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Bei der Mektec Europe GmbH gehen pro Jahr etwa 700 bis 800 Bewerbungen ein, die über ein selbstentwickeltes Programm auf Excel-Basis verwaltet wurden. „Irgendwann jedoch stieß diese Methode an ihre Grenzen: Die Bewerbungen wurden zu zahlreich“, sagt André Schütte, Personalmanager bei Mektec. Ein weiteres Problem: Die Bewerbungsmappen wurden an die Linienvorgesetzten weitergeleitet, wo sie länger auf den Schreibtischen liegenblieben. Damit verlor die Personalabteilung den Überblick über den Bearbeitungsstand einer Bewerbung. „Außerdem konnten nicht zwei Personen gleichzeitig auf die Datei zugreifen“, bemängelt André Schütte. All dies führte zu dem Entschluss, eine professionelles Bewerbermanagement einzuführen. Die neue Software sollte nicht zu komplex sein und die Prozesse des Unternehmens gut abbilden. Letztlich entschieden sich die Personalverantwortlichen für ein cloudbasiertes Bewerbermanagement von Haufe, das seit März 2011 im Einsatz ist und mittlerweile knapp 300 Bewerbungen enthält.
Die Personalabteilung an den beiden deutschen Standorten Weinheim und Erkelenz ist mit drei Personalern besetzt. Diese verfügen nun über einen persönlichen Account und können alle Bewerbungen im System einsehen, Notizen hinterlegen und die Kommunikation mit einem Bewerber anstoßen. Dabei ist es hilfreich, dass die drei Personalmanager nun einen standortübergreifenden Zugriff auf die Bewerbungen haben und bei telefonischen Rückfragen von Bewerbern alle Unterlagen einsehen können. Schüttes Fazit: „Seit wir die Bewerbersoftware einsetzen, hat sich der Zeitaufwand in der Personalabteilung deutlich reduziert. Wir können deutlich schneller reagieren und haben dadurch vielleicht einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Arbeitgebern.“

Professionelle Bewerberkommunikation

Auch das Linienmanagement nimmt die neue Software an, da sie ohne großen Schulungsbedarf genutzt werden kann. Die Vorgesetzten erhalten dann Zugriff auf das System, wenn eine Vakanz in ihrem Bereich auftritt. Sie beurteilen die Kandidaten, indem sie ihre Kommentare direkt ins System schreiben, und leiten dann den nächsten Schritt ein – eine Absage oder Einladung zum Vorstellungsgespräch. Die nachfolgende Kommunikation mit dem Bewerber wird dann wieder federführend von der Personalabteilung ausgeführt. Aber Personaler André Schütte sieht die Vorteile des neuen Bewerbermanagements nicht nur intern, sondern auch extern: Die Bewerber erhalten nun ein schnelleres Feedback vom Unternehmen, weil die online eingegebenen Bewerberdaten sofort im System vorliegen und schneller bearbeitet werden. Zudem können die Bewerber über ihren persönlichen Bewerber-Account Unterlagen nachreichen, ihre Daten selbst aktualisieren und sich über den Stand ihrer Bewerbung informieren.
Derzeit testet das Unternehmen die mobile Anwendung des Bewerbermanagements auf Tablet-PCs: „Dadurch, dass alle Bewerbungen nun online zur Verfügung stehen, können wir auch per iPad darauf zugreifen und müssen nicht vor dem Gespräch die Bewerbungen ausdrucken, um sie in den Händen zu halten. Zusätzlich können wir nun unsere Notizen im Vorstellungsgespräch direkt online vermerken“, sagt André Schütte. Ihm zufolge sei das iPad deutlich besser für Gesprächssituationen geeignet als ein Laptop, ähnelt es durch das flache Design doch einer Bewerbermappe. Die Daten sind sofort online, woraufhin sich alle anderen Prozessbeteiligten sich gleich ein Bild davon machen können, wie das Vorstellungsgespräch gelaufen ist.

 

*Europäische Tochtergesellschaft des weltweit operierenden Herstellers flexibler Leiterplatten, Nippon Mektron

Die Mektec Europe GmbH

Gründung: 1981, 2010 Umfirmierung in Mektec Europe GmbH
Deutsche Standorte: Erkelenz und Weinheim, dazu ein Standort im tschechischen Budweis
Mitarbeiter in Deutschland: mehr als 200
Branche: Herstellung von flexiblen Leiterplatten, Entwicklung von Lösungskonzepten für Produktentwicklung und Fertigungstechnologien
Internet: www.mektec.de

 

Bildquelle: iStockphoto.com/AdamGregor

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