Schickes Design

Die HAN-Bürogeräte GmbH & Co. KG stellte bei der Ablösung des ERP-Systems Benutzerfreundlichkeit und Zukunftsfähigkeit in den Vordergrund.

Als ein Unternehmen, dessen eigenen Produkte vielfach mit internationalen Designpreisen ausgezeichnet wurden, stand bei der Auswahl der neuen ERP-Lösung die Ergonomie und das Design im Vordergrund. Aufgrund der anwenderfreundlichen Oberfläche entschieden sich die Verantwortlichen für Comarch ERP Enterprise. Funktionalitäten wie kontextuelle Suche, intelligente Feedback-Mechanismen, Hyperlinks und Kontextaufgaben unterstützen die Anwender. Zahlreiche Assistenzmechanismen helfen bei der Vermeidung von Fehlern. Dass die Software betriebswirtschaftliche Funktionalität mit weitgehender Flexibilität bei der Abbildung von Prozessen und Organisationsstrukturen zulässt, erleichterte den Umstieg auf das neue System. Große Eingriffe in die HAN-Organisation und die Abläufe waren nicht notwendig.

Durch die Internationalität sowohl bei Vertrieb und Beschaffung hat für HAN die Anbindung externer Standorte (Multisite) und ausländischer Partner u.a. in Polen, Frankreich und Griechenland große Bedeutung. Da alle Anwender über das Internet auf einen identischen Datenbestand zugreifen – unabhängig von der Sprache, in der sie das System nutzen, kann auf Insellösungen mit aufwendigem Datenabgleich verzichtet werden. Die Möglichkeit der Verknüpfung der Supply Chain im ERP für gemeinsame Prozesse (Collaboration) bietet zusätzliche Potentiale.

Kostensenkung

Das integrierte System zum elektronischen Datenaustausch (EDI) schafft die Voraussetzung dafür, dass Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferabrufe und Lieferavise elektronisch übermittelt werden. Im Ergebnis senkt das Unternehmen seine Kapital- und Prozesskosten entlang der Supply Chain und gewinnt zusätzliche Sicherheit im Prozess durch die Vermeidung von Medienbrüchen.
Bei HAN spielt Nachhaltigkeit in der Unternehmenspolitik eine große Rolle. Mithilfe neuer Hocheffizienzpumpen, einer Wärmerückgewinnung und einer zentralen Kompressorensteuerung konnte der Verbrauch natürlicher Ressourcen immer weiter reduziert werden.

Auch bei der Wahl des ERP-Anbieters stand die Zukunftsfähigkeit im Fokus der Entscheidung. Hier konnte Comarch ERP Enterprise aufgrund seiner webbasierenden Technologie punkten. Ein Kriterium, welches für den Mittelständler eine besondere Bedeutung hat, war auch die Wahl des Implementierungspartners: „Die Anforderungen an die Durchgängigkeit von Prozessen mit IT steigt. Da spielt dann neben der eigentlichen Anwendungssoftware auch die Verknüpfung mit Systemen aus angrenzenden Bereichen eine Rolle. Insgesamt steigt damit auch der Anspruch an Verfügbarkeit und Sicherheit. Für all diese Themen können wir als Unternehmen mit 70 Mitarbeitern keine Ressourcen vorhalten, daher war uns wichtig, dass wir mit einem Partner zusammenarbeiten, der über den Tellerrand eines Anwendungsbereichs hinausblickt,“ so Ralf Niehaus, Inhaber und Geschäftsführer bei HAN.

Die Zusammenarbeit mit ComputerKomplett SteinhilberSchwehr ist nicht ganz neu. Der Herforder Büroartikelhersteller setzte bislang die ERP-Lösung ifax.OPEN ein, die im Jahr 2009 von ComputerKomplett übernommen worden war. Mit dem Funktionsumfang der Software war man zwar zufrieden, sah aber für zukünftige Entwicklungen Grenzen in der Softwarebasis.

Im Oktober 2011 startete das Projekt. Ein Team aufseiten von ComputerKomplett arbeitete mit sieben Key-Usern und einem Projektleiter bei HAN zusammen. Nach vier Wochen waren die Daten des Altsystems migriert und die Schulungen konnten anlaufen. Schulung der notwendigen Tools, wie Crystal-Reports zur Beleg- und Berichtsgestaltung, sowie Schulung des BIS (Business-Integration-Service) zur Datenmigration, zum Datenimport und Datenexport folgen. Bei der Implementierung werden die Anwender bzgl. Systemkonfiguration und Customizing vom ComputerKomplett-Team unterstützt. Der Echtbetrieb wird mit Schulung durch die Key-User am fertigen System begonnen, bevor der Rollout auf die jeweiligen Standorte beginnt.

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