03.08.2012
Business-Software
Von: Shushila Pandya

Bego vertraut auf Quirius

Prozessen auf den Zahn gefühlt

„Miteinander zum Erfolg“ lautet das Motto des Bremer Dentalunternehmens Bego. Auch wenn es darum geht, einen reibungslosen Geschäftsprozess weltweit zu ermöglichen, ist das Miteinander verschiedener Module und Geschäftseinheiten das A und O.


Die Organisation geänderter Geschäftsprozesse, Internationalisierung und der Wunsch nach einer geringeren Fehlerquote standen bei der Auswahl einer neuen ERP-Lösung im Vordergrund. Bego ist seit Jahren auf einem strammen internationalen Expansionskurs, weshalb eine neue Lösung die Ansprüche an Mehrsprachigkeit und Multi-Site erfüllen musste. Seit 2010 vertraut Bego auf Microsoft Dynamics AX 2009 und Qurius als Implementierungspartner.

Der Zahn der Zeit

Bevor sich das Unternehmen für Dynamics AX entschied, nutzte es Baan IV. Baan IV war nicht länger zeitgemäß und mit den steigenden Anforderungen des Unternehmens überfordert. Verschiedene Kunden auf mehreren Kontinenten brachten auch neue Herausforderungen mit sich: Als Dentalunternehmen unterliegt Bego den Regularien für Medizinprodukte. Waren müssen zugelassen und registriert werden. Nicht jedes Produkt darf beliebig exportiert werden. In Baan IV wäre eine Erweiterung auf eine automatisierte Prüfung der Einfuhrbestimmungen sehr aufwendig gewesen. Folglich entschied sich Bego für Dynamics AX.

In puncto Produktentwicklung sollte die Lösung auch die kommenden Jahre gesichert weiterentwickelt werden können. „Wir brauchten eine Lösung, die den Gesamtprozess optimiert“, erläutert Carol Smolawa, Leiter Informationsmanagement bei Bego, den Ausgangspunkt der Software-Evaluierung. Die neue Lösung musste außerdem Einkauf, Logistik, Produktion, Lager, Verkauf, Integration und Multi-Language nicht nur abdecken, sondern international und innerhalb der verschiedenen Geschäftsbereiche auch verknüpfen.

Verschiedene Softwarelösungen von namhaften Anbietern wie IFS, Pro Alpha, SAP und Microsoft wurden bewertet und auf Nachhaltigkeit, Funktionalität und Integrität geprüft – denn in erster Linie sollten die geänderten Geschäftsprozesse sowie die Einbindung von Webshops und Handelspartnerportalen abgedeckt werden. Dynamics AX stand mit seiner internationalen Ausrichtung und Investitionssicherheit als zukünftige ERP-Lösung schnell fest. Mit seiner Expertise sowohl im Dienstleistungs-, Produktions- und Einzelhandelssektor als auch im Groß- und Außenhandel konnte sich Qurius als passender Implementierungspartner positionieren.

Eine ERP-Lösung für den weltweiten Einsatz


„Der Dienstleister hat Bego mit der AX-Software genau den Standard ermöglicht, den wir für unsere weltweiten Geschäftsprozesse dringend benötigten. Dazu gehört besonders auch der Aspekt der internen Kommunikation und ein durchgängiger einheitlicher Prozess für alle Niederlassungen“, so Smolawa. Im Anschluss an die Systemeinführung in der Bremer Zentrale sind die  Niederlassung in Spanien als eigener Mandant in Dynamics AX implementiert und Medical-Produktionszentren in China, USA und Frankreich über Biztalk mit Produktionsdaten versorgt worden. Zur Prozessautomatisierung ist ein Workflow eingerichtet worden, der den manuellen Aufwand um ein Vielfaches reduziert. Für die Workflowsteuerung wurde die Microsoft-Collaboration-Software Biztalk Server implementiert und konfiguriert. Durch die enge Kopplung mit der Software konnten so beeindruckende Effizienzvorteile bei der Vorgangsbearbeitung erzielt werden. Dank dieser Flexibilität kann Bego auch neue Geschäftsfelder und deren Prozesse mit geringem Aufwand sofort im System abbilden.

Qurius hat den kompletten Auftragseingangsprozess durch den Einsatz der Workflowsteuerung mittels Biztalk Server automatisiert und optimiert. Die einzelnen Patientenaufträge werden vom Biztalk Server aufgenommen und in Dynamics AX notifiziert. Im Zusammenspiel von Biztalk Server und Dynamics AX wird ein umfangreicher Workflow abgearbeitet. Nach der vollautomatischen Validierung des Auftrages werden die Auftragsdateien in die Produktion weitergeleitet. Die Automatisierung hat Bego Medical die Verdoppelung des Auftragseingangs und der Auftragsbearbeitung ohne Aufstockung des Personalstamms ermöglicht. Zulassungen, Einfuhrbestimmungen sowie die Registrierung von Medizinprodukten – auch diesen Prozess wickelt Bego heute elektronisch ab und prüft die Medizinprodukte vor dem Versand automatisch hinsichtlich Einfuhrbestimmungen und Genehmigungen. Somit stellt das Unternehmen den reibungslosen und schnellen Versand ab dem ersten Tag der Einführung sicher.

Smolawa resümiert: „Dem Dienstleister ist es gelungen, die branchenspezifischen Geschäftsprozesse von Bego in Microsoft Dynamics AX abzubilden.  Somit können wir international einheitlich eine enorme Prozesseffizienz erlangen. Informationslücken oder Verzögerungen im Produktions- und Vertriebsprozess gehören bei uns der Vergangenheit an.“

Bego Bremer Goldschlägerei Wilh. Herbst GmbH & Co. KG

  • Gründung: 1890
  • Standort: Bremen
  • Mitarbeiter: 300
  • Geschäftsfeld: Dentalindustrie
  • Sonstiges: seit 2002 offizieller Versorger der deutschen Olympiamannschaften

www.bego.com

Bildquelle: Bego

 


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