CRM für Sachs Engineering

Projektverwaltung mit Cobra CRM

Die Sachs Engineering GmbH wurde im Jahr 1998 von Dipl.-Ing. Wolfgang Sachs gegründet. Das Ingenieur-Unternehmen mit Stammsitz in Engen-Welschingen beschäftigt heute über 50 Ingenieure und gilt mit Niederlassungen in Berlin, Krakau, Belgrad und Teheran europaweit als Kompetenzzentrum in Sachen Ingenieurdienstleistungen.

---

Neben der strukturierten Adress- und Kontaktverwaltung soll die Lösung die Basis für verlässliches Projektmanagement mit effizienten Abläufen bilden. Mit Cobra Adress Plus in der Version 9 begann bereits im Jahr 2003 die Geschäftsbeziehung mit dem Software-Anbieter aus dem benachbarten Konstanz. Was damals zählte, ist bei den Entwicklern vom Bodensee noch heute Gesetz: Die Software soll den Umgang mit Adressen und die Kommunikation mit Kunden und Interessenten erleichtern. Die Basis dafür ist eine zentrale und strukturierte Datenbank, die Selektionen jeder Art zulässt, E-Mails, Anschreiben und Telefonate per Klick veranlasst und in der Kontakthistorie für alle Mitarbeiter dokumentiert.

Durch die Präsentation einer Vision, wie Cobra CRM Plus die Adress- und Projektinformationen bei den Engener Ingenieuren vereinen könnte, hat Eric Beuchel die Geschäftsleitung schnell überzeugt. Denn das Problem, dass Adressmanagement und Projektfortschritt in zwei unterschiedlichen Systemen gepflegt wurden, brachte immer wieder Stolpersteine in die Abläufe des Unternehmens. „Besonders wichtig war für uns die Datenübernahme aus den bestehenden Systemen“, erklärt Geschäftsführer Wolfgang Sachs. „Dabei war uns klar, dass das nicht ganz ohne Aufwand vonstattengeht, wenn man mit einer sauberen und strukturierten Datenbasis einen Neuanfang machen will.“ Doch die vielfältigen Import- und Exportfunktionen der Software berücksichtigen laut Unternehmen – im Gegensatz zu vielen anderen Programmen – nahezu alle Eventualitäten einer externen Datenübernahme. Außerdem konnte die Datenbankstruktur den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter im Unternehmen optimal angepasst werden.

Dabei wurden Untertabellen erstellt, Felder aufgenommen und Ansichten angepasst. Bei Sachs Engineering übernimmt Cobra aus der eigenen Funktionsvielfalt heraus die Leistungen einer einfachen Warenwirtschaft. Das bedeutet: Angebote werden mit den einzelnen Positionen direkt erfasst. Dafür sind Preise, Positionen und Spezial-Konditionen jederzeit abrufbereit für die Nutzer hinterlegt. Die Projektnummernvergabe gehört ebenso zum Leistungsspektrum der Lösung wie die automatische Ausgabe und Ablage der versandfertigen Angebote. Ändert sich der Status eines Angebots, wird der Bearbeitungsstatus z.B. in einen Auftrag geändert. Dann wird die Auftragsbestätigung angestoßen. Ganz genauso werden darauf folgende Rechnungen abgewickelt. Alle Informationen verbleiben also in einem zentralen Datenbestand; damit gibt es keine Dubletten, Informationsredundanzen oder Übertragungsfehler durch die Übergabe an weitere Programme.

Die CRM-Lösung soll durch spezielle Statistiken, die Angebote, Aufträge und Rechnungen per Knopfdruck übersichtlich darstellen perfektioniert werden und damit schnellen Überblick über die aktuellen Vertriebsaktivitäten verschaffen. Aber auch die Cobra-Vertriebsprojekte werden vom Team umfänglich genutzt. „Dadurch wird für jeden Standort ein realistischer Umsatzforecast gewährleistet, der für unsere Planungssicherheit mittlerweile unentbehrlich ist“, berichtet Wolfgang Sachs.

Damit auch die Mitarbeiter am Standort Berlin mit der Lösung arbeiten können, erlaubt eine stündliche SQL-Replikation den Zugriff auf den zentralen Datenbestand und die Dokumentenablage. Außerdem gibt es Laptop-Nutzer, die ihre Daten in regelmäßigen Abständen per VPN-Verbindung mit der Zentrale abgleichen. Alle Mitarbeiter nutzen eine zentrale Wissensdatenbank in Cobra, die Handbücher, Richtlinien und Gesetze als tägliches Arbeitsmittel vorhält. Da bei Sachs Engineering das Thema Mobilität zunehmend größeren Stellenwert erlangt, ist Cobra Mobile CRM für iPhone derzeit im aktiven Testeinsatz. Künftig sollen damit alle Informationen des Unternehmens insbesondere für den Vertrieb jederzeit verfügbar sein.

Als nächster Schritt sollen alle Detailinformationen zu den einzelnen Projekten direkt in der Software abgelegt werden. Dazu gehören Zeichnungen, Projekt – und Zeitpläne, To-Do-Listen und vieles mehr, die momentan noch an unterschiedlichen Stellen im Filesystem liegen. Zudem sollen weitere Standorte im Ausland an die CRM-Lösung angebunden werden.

www.cobra.de

www.sachs-engineering.com

Bildquelle: Sachs Engineering GmbH

---