16.08.2012
Business-Software
Von: Florian Kränzle

Miavit schafft Raum mit Allgeier IT Solutions

Platz zum Wachsen

Der Futtermittelhersteller Miavit setzt auf das Bremer Systemhauses Allgeier IT Solutions und entschied sich für das Dokumenten-Management-System (DMS) Scanview.


Das Unternehmen aus Essen bei Oldenburg archiviert seine Auftragsdokumente und Eingangsrechnungen nun elektronisch. Gleichzeitig soll der Dokumentenbearbeitungs-Workflow beschleunigt werden.

Miavit ist in den vergangenen Jahren im Ausland gewachsen. Lag der Exportanteil im Jahr 2003 noch bei 2 Prozent konnte der Verkauf im Ausland 2011 auf gut 40 Prozent gesteigert werden. Auch wenn zusätzlich Kapazitäten im Ausland kontinuierlich aufgebaut wurden, musste die Produktionsstätte in Essen ebenfalls einen höheren Output liefern. Das hatte auch Auswirkungen auf das gesamte Daten- und Dokumentenaufkommen. „Wir sahen, dass wir uns dort neu aufstellen mussten und haben uns intensiv mit einem Dokument-Management-System befasst“, erzählt Andreas Hoyer, Projektleiter bei MIAVIT. Nach einer Evaluation entschied sich der Hersteller von Tiernahrung für das Allgeier DMS Scanview.

„Das schnelle Auffinden von Dokumenten war ein großes Anliegen für uns. Zudem wollten wir weg von den unzähligen Ordnern, die wir für die Ablage brauchten, die auch eine Menge an Stauraum benötigten, den wir eigentlich nicht mehr haben“, schildert der IT Experte die Situation beim Anwender. Mit der Einführung der neuen Lösung werden nun sämtliche Auftragsdokumente nach der Bearbeitung elektronisch archiviert. Das gleiche gilt für alle Eingangsrechnungen. „Den Eingangsrechnungs-Workflow, der die Dokumente entsprechend den jeweiligen Abteilungen zustellt, führen wir gerade bei unseren Tochterfirmen Konivet GmbH und Rasta Vechta GmbH ein und werden es später beim Mutterhaus implementieren“, erklärt Andreas Hoyer. Die Ergebnisse sind aber schon sehr zufriedenstellend, so dass die Mitarbeiter sich bereits freuen, wenn der Workflow gruppenweit funktioniert und ihre Arbeit erleichtert.

Mit eArchiv gesetzlichen Anforderungen genügen

Bei Konivet läuft zudem die automatische Archivierung sämtlicher Ausgangsrechnungen, Liefer- und Bestellscheine aus dem ERP-System. „Das ERP-System bei Miavit muss hier noch entsprechend angepasst werden. Aber wir sind zuversichtlich auch hier bald an den Start gehen zu können“, versichert der Projektleiter. Ein wichtiger Aspekt für Hoyer ist auch die Einführung des eArchivs. Damit werden nun alle E-Mails automatisch abgelegt und archiviert, so dass den gesetzlichen Anforderungen nun genüge geleistet und der Exchange-Server entlastet wird, heißt es. Auch die Recherche von E-Mails sei jetzt schneller.

Aktuell stehen noch weitere Projekte auf dem Plan. So soll der Eingangsrechnungs-Workflow inklusive sämtlicher Lieferdokumente zur Nachverfolgung von eingekauften Rohwaren eingeführt werden. „Das ist für uns sehr wichtig, damit wir bei Prüfungen seitens der Behörden schnell und lückenlos alle Einkäufe unserer Rohstoffe auch über einen längeren Zeitraum darlegen können“, hebt Andreas Hoyer hervor. Darüber hinaus sollen sämtliche Qualitäts-Management-Dokumente wie Handbücher, Arbeits- und Verfahrensanweisungen über Scanview abgelegt werden und abrufbar sein. Dadurch soll sichergestellt werden, dass stets die aktuellste Version verfügbar ist. Aber auch das Fachwissen soll zentral abgelegt werden. „Wir wollen einen Informationspool aufbauen, wo wir wissenschaftliche Texte und Beiträge aber auch Präsentationen, Ausarbeitungen und Produktinformationen etc. über die neue Software organisieren“, plant der Fachmann. Des Weiteren sollen zukünftig sämtliche Besuchs-, Tagungs- und Sitzungsprotokolle über scanview abgebildet werden. Auch ein Workflow für Urlaubsanträge sowie Reklamationen und Fehlerberichte ist angedacht.

www.miavit.de
www.allgeier-it.de

Bildquelle: © Rainer Brückner/pixelio.de


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