07.05.2012
Business-Software
Von: Sandra Schwan

Naturhaus Naturfarben GmbH baut auf Exact

Pflegeleichte Lohnabrechnung

Nach einer wenig erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Diplom-Kaufmann lagerte die Naturhaus Naturfarben GmbH ihre Entgeltabrechnung an den Exact Payroll Service aus.


Sitz der Naturhaus Naturfarben GmbH in Riedering

Das Unternehmen Naturhaus Naturfarben GmbH hat sich einem besonderen Aspekt der nachhaltigen Lebensweise verschrieben. Seit der Gründung 1985 ist der mittelständische Betrieb im bayerischen Riedering ein Pionier bei Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Produkten zur Oberflächenbehandlung. Das Besondere des Sortiments: Sämtliche Anstriche sowie Reinigungs- und Pflegemittel bestehen ausschließlich aus nachwachsenden, naturbelassenen sowie hochwertigen Rohstoffen und Zutaten. Der seit 27 Jahren währende Erfolg fußt auf einem einfachen Prinzip, so Geschäftsführer Harald Kastenhuber: „Ich habe stets aus voller Überzeugung gehandelt, und jeden Schritt mit höchster Sorgfalt und Genauigkeit geplant und getan.“ Getreu diesem Grundsatz entschied sich das Unternehmen rund zweieinhalb Jahre nach der Auslagerung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater für einen Anbieterwechsel und vertraut seitdem auf den Exact Payroll Service.

Heute zählt das Unternehmen 20 festangestellte Mitarbeiter. Die Historie und das Wachstum des Betriebs ähneln denen vieler mittelständischer Betriebe. Das bedeutet in erster Linie, dass insbesondere Aufgaben in Verwaltung und Buchhaltung stark auf wenige Mitarbeiter konzentriert sind. Bei Naturhaus ist Andrea Hüttl seit zwölf Jahren für alle Aspekte der Buchhaltung verantwortlich. Einer der wichtigsten Bereiche ist die Lohnbuchhaltung. „Seit 2000 habe ich die Lohnabrechnung mit Exact LohnXL/XXL erledigt. Da ich in Teilzeit arbeite, waren die steigenden Anforderungen speziell in diesem, aber auch allen meinen anderen Aufgabengebieten einfach nicht mehr zu schaffen“, erinnert sich Andrea Hüttl. „Aus diesem Grund hat die Geschäftsleitung Ende 2008 entschieden, die Lohnabrechnung an einen Diplom-Kaufmann auszulagern.“ Die mit der Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung verbundene Arbeit an sich war dabei nicht alleine ausschlaggebend: „In diesem Bereich gibt es so häufig Gesetzesänderungen, dass Fortbildungen und das stetige Erweitern des Wissens zu einem unverhältnismäßigem Aufwand geführt hätten.“

Nach der Entscheidung für die Auslagerung der Entgeltabrechnung erfolgte die kostenpflichtige Datenübernahme durch den Diplom-Kaufmann in sein System. Es verstrichen mehr als sechs Wochen, bis die Kanzlei, den ersten Abrechnungslauf tätigte. Nach einigen Startschwierigkeiten, davon gingen Andrea Hüttl und Harald Kastenhuber aus, würde sich der Prozess einpendeln. Leider erwies sich diese Annahme als Trugschluss. „Unser Abschied von der Kanzlei nach fast zweieinhalb Jahren war zu diesem Zeitpunkt überfällig. Es gab im Laufe der Zusammenarbeit immer wieder nicht nachvollziehbare Fehler in den Abrechnungen und Gründe zur Beanstandung. Leider hat sich nie etwas Grundlegendes geändert“, fasst Andrea Hüttl die Erfahrungen mit ihrem ehemaligen Dienstleister zusammen. Harald Kastenhuber ergänzt: „Auch für ein kleines Unternehmen ist Schnelligkeit wichtig. Als ich ein Lohnjournal angefordert hatte, um es als Planungsgrundlage für das kommende Geschäftsjahr zu nutzen, musste ich dreimal nachhaken, bevor es schließlich nach vier Wochen eintraf. Auf dieser Basis konnten wir einfach nicht mehr zusammenarbeiten.“

Neustart nach Fehlschlag

Eine erneute Bearbeitung im Hause kam jedoch nicht in Frage. Neben Gesprächen mit Exact nahm die Geschäftsführung noch einen weiteren Anbieter für die externe Lohnabrechnung unter die Lupe. Letztlich gaben die guten Erfahrungen mit der Lohn- und Gehaltssoftware in der Vergangenheit und das Gesamtpaket den Ausschlag für die Dienste des Münchner Unternehmens. Die Erfahrungen: „Bereits nach einer Woche war Exact startklar. Ich musste lediglich eine Excel-Tabelle per E-Mail an unsere Ansprechpartnerin schicken, und nach sieben Tagen erfolgte der erste Testlauf“, berichtet Andrea Hüttl. „Die Ergebnisse waren auf Anhieb korrekt.“

Heute werden über den Exact Payroll Service alle 20 Mitarbeiter von Naturhaus abgerechnet. Andrea Hüttl erfasst dabei monatlich die Daten aus der internen Zeiterfassung und trägt die Abrechnungsdaten in einer Excel-Tabelle ein. Diese gehen per E-Mail an den Dienstleister. Die fertigen Lohnabrechnungen werden per Post an Naturhaus gesendet und dort intern verteilt. „Mein persönlicher Aufwand für die Lohnabrechnung hat sich seit der neuen Zusammenarbeit von durchschnittlich zehn Stunden monatlich auf eine reduziert“, so Andrea Hüttl. Die Kosten für die Auslagerung an Exact halten sich in etwa die Waage mit denen des ehemaligen Steuerberaters. „Unter dem Strich kann man aber sagen, wir fahren günstiger, da alles zeitnah und korrekt erledigt wird. Damit sparen wir erhebliche Zeit für das Nachhaken und die Fehlersuche“, ergänzt Harald Kastenhuber. Und: „Ende 2011 habe ich ein Lohnjournal für die Planung von 2012 benötigt. Nur zehn Minuten nach meinem Anruf bei unserer Ansprechpartnerin hatte ich das Dokument auf dem Tisch“, berichtet Harald Kastenhuber abschließend.


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