Perfekter Informationsfluss

Das Beispiel der Münchner Abendzeitung zeigt, wie die Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig für mehr Transparenz in den innerbetrieblichen Abläufen sorgt.

Vor wenigen Jahren erfolgte der Umzug in die Räumlichkeiten der „Neuen Hopfenpost“ und ermöglichte die Etablierung eines modernen News-Desk-Konzeptes.

Die Abendzeitung München, kurz AZ, prägt seit über 60 Jahren die Münchner Presselandschaft. Der vor wenigen Jahren erfolgte Umzug in die Räumlichkeiten der „Neuen Hopfenpost“ eröffnete die Möglichkeit, ein modernes News-Desk-Konzept zu etablieren, um den Redaktionsworkflow effizienter zu gestalten und eine völlig neue Kommunikationskultur zu schaffen. Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems Elo setzt die Abendzeitung auch im Backoffice auf clevere Workflows und digitale Kommunikation.

Alle Zahlen im Griff

Die Einführung eines zeitgemäßen DMS wurde bei der Abendzeitung maßgeblich von der Buchhaltung/Controlling gefordert: Die Prüfung von Rechnungen in Papierformat war so zeitaufwändig, dass vielfach Zahlungs- und Skontofristen nicht eingehalten werden konnten. Die Rechnungen werden heute mit einem Barcode versehen und dann über die Postbox des neuen Systems eingescannt. Anschließend verschlagworten die Sachbearbeiter die Belege. Variable Informationen wie Betrag, Datum oder Rechnungsnummer werden manuell erfasst. Der Großteil der Informationen wird jedoch direkt aus der ERP-Software übernommen. Dadurch wird Zeit gespart und die Fehlerquote gesenkt.

Im Anschluss startet automatisch die Freigabephase: Sobald ein Beleg zur Genehmigung ansteht, werden die jeweiligen Empfänger über die abgelegten Metadaten ermittelt und über eine vom System generierte E-Mail benachrichtigt. Pflichtfelder, Terminkontrollen und automatische Konsistenzprüfungen garantieren eine vollständige Bearbeitung. Dabei lassen die Workflows auch komplexe Prüfungen zu: So ist beispielsweise ab einem bestimmten Betrag automatisch die Freigabe durch die Geschäftsleitung erforderlich. Zur Übernahme der vollständigen Buchungsdaten ins ERP genügt später ein Knopfdruck. Der Workflow mit über 100 Knoten läuft bei der Abendzeitung seit mehreren Monaten ohne Probleme. „Anpassungen an den Workflows – wie etwa zusätzliche Plausibilitätsprüfungen – können wir selbst einfach mit Javascript vornehmen“, zeigt sich Franz Ressler, IT-Leiter bei der AZ, begeistert.

Finden statt suchen

Doch nicht nur auf der Eingangs-, auch auf der Ausgangsseite leistet die Lösung Unterstützung: Über 150 Anzeigenrechnungen verlassen jeden Tag die Abendzeitung. Auch sie werden automatisch im DMS abgelegt. Zu jeder Rechnung werden Metadaten wie Kunde, Auftrags- und Rechnungsnummer vom System ermittelt und müssen nicht manuell erfasst werden. „Bei Rückfragen oder Reklamationen können die Mitarbeiter aus der Anzeigenverwaltung elektronisch auf alle Rechnungen zugreifen“, beschreibt Franz Ressler die Vorzüge des elektronischen Archivs.

Das DMS wird von den Mitarbeitern der Abendzeitung positiv angenommen: „Wo früher langwierig nach Rechnungen gesucht werden musste, stehen heute alle Informationen abteilungsübergreifend auf Knopfdruck bereit“, berichtet Projektleiterin Kerstin Ferst. Durch die verkürzten Reaktionszeiten steige zudem die Kundenzufriedenheit. Wertschätzung erfahre auch der Projektpartner Kumavision: „Die Zusammenarbeit ist gut verlaufen, wir sind jederzeit gut beraten und unterstützt worden“, ergänzt Franz Ressler.

Verbesserte Termintreue

Wie bei einem mittelständischen Unternehmen laufen auch bei der Abendzeitung eine Vielzahl von Verträgen auf. Um Fristüberschreitungen und ungewollte Vertragsverlängerungen zu vermeiden, setzt die Abendzeitung auch beim Vertragsmanagement auf Elo. Die Verträge werden dazu als durchsuchbare PDF-Dateien im System hinterlegt und verschlagwortet. Automatisch generierte E-Mails informieren die hinterlegten Ansprechpartner aus den Fachabteilungen frühzeitig über Fristen und Termine. Über frei wählbare Filterkriterien können die Anwender den Status der Verträge einsehen.

Bereits kurze Zeit nach dem Live-Start sieht sich die Abendzeitung in ihrer Entscheidung bestätigt: „Die elektronischen Workflows haben die internen Abläufe beschleunigt, zudem hat sich die Termintreue verbessert“, resümiert Kerstin Ferst. Dass die Einführung einer DMS-Lösung kein unendlicher Fortsetzungsroman sein muss, zeigt sich daran, dass das System in weniger als drei Monaten eingeführt wurde: „Der Dienstleister hat uns nicht nur durch sein Know-how überzeugt, sondern auch dank seiner Erfahrung im Bereich Microsoft Dynamics den Datenaustausch mit unserer ERP-Lösung hinbekommen“, ergänzt Franz Ressler.

Die Abendzeitung GmbH & Co. KG

Branche: Verlag, Medien
Gründung: 1948
Hauptsitz: München
Mitarbeiterzahl: 130

www.abendzeitung-muenchen.de

Bildquelle: © Münchner Abendzeitung