23.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Matthias Kunisch, Forcont

Notwendigkeit einer Verschlüsselung

Interview mit Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH


„Die Dokumentenmanagementsysteme sind heute sehr groß und mächtig geworden“, betont Matthias Kunisch, Geschäftsführer der Forcont Business Technology GmbH.

ITM: Herr Kunisch, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Matthias Kunisch:
Geschäftsprozesse werden durch verschiedenste Informationen gesteuert. In einer immer komplexeren und vernetzteren Welt spielt eine schnelle und umfassende Kommunikation eine wesentliche Rolle und ist für den Unternehmenserfolg wichtig. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen dieses Kommunikationsbedürfnis zu befriedigen und machen Geschäftsprozesse sicherer und Compliance-gerecht.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne ein Dokumentenmanagementsystem aus?
Kunisch:
Ein DMS ist ein Werkzeug, das richtig eingesetzt von großem Nutzen ist. Mittelständische Unternehmen sind gut beraten, sich ihre Prozesse genau anzusehen und zu entschieden, ob diese mit einem DMS effizienter abgebildet werden können.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Kunisch:
Der Mittelstand fragt nach Lösungen für ganz praktische DMS-Szenarien. Zum einen sind das gesetzliche Anforderungen an die Buchhaltung, die die unveränderbare Speicherung und Vorhaltung aller steuerrelevanten Daten und Dokumente erzwingen. Zum anderen sind es Themen wie der Rechnungseingangsworkflow, das Vertragsmanagement, die Personalakte oder allgemein eine elektronische Akte für spezifische prozessbezogene Dokumentenstrukturen, die Unternehmen nachfragen.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet?
Kunisch:
Ganz zu Beginn stehen hier Fragen der Dokumenten- und Prozessanalyse. Welche Dokumente steuern welche Prozesse und wie relevant sind diese? Welche gesetzlichen Regelungen gilt es für die Aufbewahrung und Zurverfügungstellung von Dokumenten an Geschäftspartner und Behörden zu beachten? Welche Prozesse kann das DMS zuverlässiger steuern, damit Unternehmen sich neue Freiräume für die Konzentration auf das jeweilige Kerngeschäft schaffen können, um letztlich wettbewerbsfähig zu bleiben?

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Kunisch:
Die modernen Forderungen nach Mobilität und Collaboration sind die entscheidenden Treiber für Cloud Computing. So gesehen, wird sich Cloud Computing durchsetzen, zumal sich eine Reihe weiterer großer Vorteile aus dem Cloud Computing für die Unternehmen ergeben.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen denn daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Kunisch:
Das Auslagern von Daten und Dokumenten in die Wolke ist nur die halbe Wahrheit. Es geht vielmehr darum, einen Service zu nutzen, der auf Mietbasis im Internet bereitgestellt wird. Der Service umfasst die Software, den Betrieb in der Wolke, die ständige Aktualisierung sowie die Weiterentwicklung. Beispiele dafür sind etwa ein Vertragsmanagement, eine Personalakte oder ein Dokumentenmanagementsystem in der Wolke. Cloud Computing wird den Anwender von aufwändigen Routinen wie dem Betrieb seiner Hard- und Software entlasten und ihm mehr Zeit für sein Kerngeschäft geben.

ITM: Welche Problematiken gehen mit einer Auslagerung einher a) aus kaufmännischer, b) organisatorischer, c) rechtlicher und d) technischer Sicht?
Kunisch:
Probleme sehe ich nicht. Es handelt sich eher um spezifische Fragestellungen, die beantwortet werden müssen. Das ist bei neuen Dingen immer der Fall. Cloud Computing muss man mehr als Geschäftsmodell verstehen und weniger als Technologie, gleichwohl diese zwingend erforderlich ist. Cloud-Computing-Services werden gemietet oder abonniert, somit werden Investitionen zu Betriebskosten. Das nutzende Unternehmen muss in jedem Fall mit dem Cloud-Anbieter einen Vertrag abschließen, um auf diesem Weg die Services zu mieten, aber auch um abzusichern, dass es Herr seiner Daten bleibt. Die Daten sollten dabei auf Servern in Deutschland liegen. Für den Zugriff auf den Service reicht im Allgemeinen ein Internetzugang mit den bekannten Browsern oder einer Anwendung (App) auf einem Tablet-PC oder Smartphone aus, die technischen Hürden sind also gering.

ITM: Wie räumen Sie mögliche Bedenken der Anwender aus?
Kunisch:
Der Nutzen, den Cloud Computing dem jeweiligen Unternehmen bietet, ist im Regelfall größer als die Bedenken, trotzdem verstehe ich die potentiellen Sorgen. Wie in vielen anderen Lebensbereiche auch, ist Vertrauen die zentrale Größe: das Vertrauen, das der Serviceanbieter gegenüber seinen Kunden gewinnen muss. Wir geben den Kunden daher so viele Informationen wie möglich, wir erklären ihm unser Sicherheitskonzept und arbeiten selbst nur mit Partnern, für die die Sicherheit an oberster Stelle steht. Konkret heißt das, wir garantieren, dass die Daten und Dokumente in Deutschland bleiben, nämlich im Rechenzentrum der IBM in Ehningen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit dem Bundesdatenschutzgesetz. Und wir schließen mit dem Kunden eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung hierüber ab.

ITM: Inwiefern ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig?
Kunisch:
Die Notwendigkeit der Verschlüsselung der Dokumente ergibt sich aus der Tatsache, dass es leider immer Menschen mit krimineller Energie gibt, die Daten zu ihrem Vorteil oder zum Vorteil Dritter ausspionieren wollen. Daher sollte auch die Übertragung der Daten zwischen der Wolke und dem Nutzer über eine gesicherte Verbindung mit einem vertrauenswürdigen Anbieter erfolgen, der Zugang zu den Services nur registrierten Nutzern vorbehalten und das Login-Verfahren je nach Sicherheitsbedürfnis gestaltbar sein.

ITM: Welche Vertragslaufzeiten sind regulär? Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Kunisch:
Zwischen dem Serviceanbieter und dem Kunden muss ein Vertrag über die Nutzung von IT-Leistungen über das Internet abgeschlossen werden. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt im Allgemeinen 12 Monate. Die jeweiligen konkreten Dienste können jedoch in dem Moment angefordert werden, indem man sie braucht. Die Kündigungsfrist dafür ist sehr kurz, meist unmittelbar zum Monatsende. Dieses Verfahren ist einer der Grundpfeiler von Cloud Computing. Es ermöglicht die flexible Nutzung von IT-Leistungen genau zu dem Zeitpunkt, zu dem sie gebraucht werden und auch nur so lange, wie dafür eine Notwendigkeit besteht. Diese Flexibilität, Agilität und Elastizität ist mit Inhouse-Lösungen nicht darstellbar. Die Abrechnungsmodelle orientieren sich am Bedarf des Kunden bzw. an den Gegebenheiten des unterstützten Prozesses. Meist ist es die Anzahl der Nutzer pro Monat, nach denen abgerechnet wird – es können aber auch Betten eines Krankenhauses oder Mieteinheiten im Wohnungsbereich sein.

ITM: Wie gestaltet sich ein Ausstieg aus der Wolke mit sämtlichen Dateien und Dokumenten? Welche Probleme kann es hierbei geben?
Kunisch:
An den möglichen Ausstieg sollte man schon bei Vertragsabschluss denken. Der Nutzer muss die Möglichkeit erhalten, zu jedem beliebigen Zeitpunkt seine Daten und Dokumente per Download wieder physisch in seinen Besitz zu bringen, d.h. er muss jederzeit die Hoheit über seine Daten haben. Die technische Realisierung wird aber wohl von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein, die Hindernisse sind also an den Einzelfall gebunden.

ITM: In welchen Fällen kann der Anwender Schadensersatzansprüche stellen?
Kunisch:
Diese Frage beschäftigt die Juristen und muss von ihnen geklärt werden. Viel wichtiger für uns und unsere Kunden ist, dass jeder Nutzer eines Cloud-Services genau weiß, was er tut und einem potentiellen Störfall von Anfang an vorbeugen kann. Denn was nützt ein Schadensersatz, den man erst erkämpfen muss, während das Geschäft nicht mehr funktioniert.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Kunisch:
Die Dokumentenmanagementsysteme sind heute sehr groß und mächtig geworden. Dafür wird es auch in Zukunft Anwendungsgebiete geben. Daneben werden aber kleine schlanke Systeme mit einem eng umrissenen Funktionsumfang für ganz spezielle Aufgaben vermehrt in den Markt drängen bzw. von ihm gefordert werden. Und es schließt sich damit der Kreis hinsichtlich der Frage zu Mobility: DMS-Szenarien werden vermehrt über mobile Endgeräte verfügbar sein.


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