Neue Standards ersetzen Altbackenes

Das ungeliebte Lizenzmanagement im Unternehmen an die technischen Möglichkeiten der Zeit anzupassen, kann die Organisation erleichtern und Kosten senken.

Heutzutage werden Softwareprogramme über moderne Verteilungstechnologien in Höchstgeschwindigkeit auf hunderten oder tausenden Computern bereitgestellt. Dies steht im krassen Gegensatz zu den häufig manuell geführten Listen, die die Lizenzcompliance gewährleisten sollen. Abhilfe schaffen sollen hier Client-Lifecycle-Management- oder Service-Management-Lösungen. Sie beinhalten üblicherweise Softwaremodule, die aus der Software-Inventarisierung den Ist-Zustand ermitteln und mit den passenden Datenbanken den Soll-Zustand bei der Lizenzierung im Unternehmen abgleichen.

Dieser Abgleich soll sicherstellen, dass es nicht zu einer Überlizenzierung kommt, bei der die Anzahl der verfügbaren Lizenzen die Anzahl der installierten Lizenzen übersteigt. Auch das Gegenteil, die Unterlizenzierung, wird so vermieden. Während die Unterlizenzierung mögliche rechtliche Risiken birgt, können bei der Überlizenzierung wirtschaftliche Schäden auftreten.

Eine große Schwierigkeit bei der Umsetzung des liegt in der unterschiedlichen Lizenzmetrik begründet. Es gibt eine kaum übersehbare Anzahl von Berechnungsgrundlagen. So gelten etwa die Anzahl der Installationen oder Anwender, die Menge gleichzeitig angemeldeter Benutzer, benannter User oder genutzter Prozessoren, aber auch die Summe der verwalteten Einheiten als Vertragsbasis. Ähnliche Softwareprodukte werden zudem in mehreren Lizenzvarianten angeboten, beispielsweise als OEM, Retail oder im Rahmen von

Durchschnittlich lassen sich 300 Euro einsparen

Deshalb ist es hilfreich, wenn die technischen Asset-Informationen zu Hardware, Konfiguration und installierter Software mit den organisatorischen und kaufmännischen Informationen in einem Softwaremodul miteinander verknüpft werden. Schließlich kostet es Unternehmen mitunter sehr viel Geld, wenn eine Lizenzübersicht in der IT fehlt. Lizenzexperten wissen aus langjähriger Erfahrung, dass sich pro Arbeitsplatz durchschnittlich bis zu 300 Euro allein dadurch einsparen lassen, dass ungenutzte Software deinstalliert wird.

Diese Kosten entstehen einerseits aus Wartungsverträgen und Updates aber auch durch die Tatsache, dass an einer anderen Stelle im Unternehmen möglicherweise dieselbe Software erneut eingesetzt wird, obwohl die Lizenz andernorts ungenutzt bleibt. Eine auf Basis tatsächlicher Anwendungsinteraktionen vielfach durchgeführte Softwarenutzungsanalyse des Lizenzmanagementspezialisten Metrix zeigt auf (siehe Interview Seite ??), dass typischerweise 95 Prozent der Softwarenutzung mit weniger als 1 Prozent der installierten Anwendungen erfolgt. Anders formuliert: 99 Prozent aller installierten Anwendungen tragen lediglich 5 Prozent zur tatsächlichen Softwarenutzung bei. Das in diesen Zahlen verborgene Einsparpotential lässt sich erahnen.

Auch wenn sich eine moderne und serviceorientierte IT-Abteilung bemüht, die Softwarewünsche der Benutzer sofort zu identifizieren und die gewünschten Applikationen zügig einzurichten, bleibt immer eine Unschärfe oder zeitliche Verzögerung. Benutzer verlangen heute mehr denn je einen schnellen, unkomplizierten und nachvollziehbaren Service von der IT.

Dank der Entwicklungen im Internet bewegen sich Anwender heute weitaus sicherer in IT-Systemen als früher. Außerdem sind sie in der Lage, aufgrund der Erfahrungen im heimischen Umfeld ihre Wünsche bezüglich benötigter Anwendungen klarer zu formulieren. Die großen Internetversandunternehmen haben mit den intuitiven Oberflächen ihrer Onlinekataloge, den ausgeklügelten Suchfunktionen und leicht verständlichen Bestellvorgängen einen Standard definiert, den die Mehrzahl aller Anwender kennt und akzeptiert.

Manuelle Genehmigungsprozesse unzeitgemäß

Im Gegensatz zu diesen Entwicklungen sind viele Software-Auswahlvorgänge in Unternehmen förmlich auf der Strecke geblieben. Papieranträge werden geschrieben, manuelle Genehmigungsprozesse durch Vorgesetzte schließen sich an, und bis das gewünschte Programm am Arbeitsplatz nutzbar ist, vergehen manchmal mehrere Tage oder Wochen. Die sich anschließende Kostenverrechnung und Übernahme in das Lizenzmanagement sind vielerorts ebenfalls manuelle und zeitlich intensive Vorgänge. Es verwundert kaum, dass bei einer solchen Prozessabwicklung technologische Entwicklungen wie „Cloud Computing“ wie pure Fiktion wirken müssen.

Eine zeitgemäße Alternative zu den altbackenen Verfahren stellt etwa die Möglichkeit dar, der IT eine Plattform im Intra- oder Internet zu geben, auf der diese ihre Produkt- und Serviceleistungen im Stil eines Onlineshops für Benutzer zur Verfügung stellen können. Gewünschte Applikationen werden dabei in einen virtuellen Einkaufskorb gelegt und bestellt, woraufhin ein Genehmigungsverfahren mit automatischer Softwareverteilung und der Buchung auf die entsprechende Kostenstelle in Gang gesetzt wird. Über die gleiche Oberfläche können Benutzer nicht mehr verwendete Programme aus ihrer Arbeitsumgebung deinstallieren lassen, um die frei werdende Lizenz automatisch dem Lizenzpool im Lizenzmanagement zuzuführen. Manuelle Arbeitsschritte erübrigen sich dadurch. Entsprechende Angebote bietet der Markt bereits.

Das Lizenzmanagement
Mit dem Begriff Lizenzmanagement werden die Prozesse in Unternehmen bezeichnet, die den legalen und effektiven Einsatz von Softwarelizenzen sicherstellen. Anders als bei Hardware, wird die bestimmungsgemäße Verwendung von Computerprogrammen typischerweise in Form von Lizenzverträgen geregelt: Der Softwarenbieter verkauft somit nicht das Programm selbst, sondern die Nutzungsrechte dafür. Es ist die Pflicht des Lizenznehmers, die verwendeten Lizenzen der Softwareversionen aufzubewahren, um für etwaige Streitfälle oder Prüfungen die entsprechenden Nutzungsrechte nachweisen zu können.