12.10.2011
Lizenzmanagement

Lizenzmanagement

Modellwechsel mit Mischbetrieb

Das Auslagern von IT, das früher wahlweise einmal Outsourcing, Hosting oder kurzzeitig auch ASP hieß, wird heute häufig unter dem recht unpräzisen Überbegriff Cloud Computing geführt. Unpräzise sollten IT-Leiter allerdings nicht sein, wenn es um die richtigen Lizenzierungsmodelle extern bezogener Software oder Rechenleistung geht. Denn auch die vielzitierte Flexibilität des bedarfsgerechten Leistungsbezugs sollte bilanz- und compliancetechnisch nachvollziehbar bleiben – wenn sie sich denn überhaupt rechnet...


Lässt man die marketing-ideologisch geführten Debatten um die Sinnhaftigkeit des Begriffs Cloud Computing einmal beiseite, dann handelt es sich laut Olaf Diehl vom Lizenzmanagement-Anbieter Aspera um nichts anderes als die Bereitstellung von technischer Infrastruktur an einem externen Platz – z.B. reine Rechenleistung oder Speicher, Instanzen von Betriebssystemen oder komplette Applikationen. Entscheidend ist in seinen Augen die Wirtschaftlichkeit: Der Anbieter profitiert von Skaleneffekten, die die zentrale Bereitstellung für viele Kunden bietet, der Abnehmer der Leistung reduziert seine Aufwände: weniger Hardware und weniger Administration. Dabei müsse der Anbieter jedoch sein Risiko der ‚Leerlaufphasen’ der bereitstehenden Nutzungsphasen verteilen. Je aufwendiger und individueller die Bereitstellung, desto teurer müsse eine Nutzungsphase sein und/oder desto langfristiger bzw. definierter der Nutzungsvertrag. Auf der anderen Seite sei der Abnehmer beim Verzicht auf den Eigenbetrieb und den Kauf der Lizenz in erheblichem Maße von den technischen und rechtlichen Entwicklung des Anbieters abhängig, weshalb auch der Schritt zurück aus der Cloud ein einzuplanender Aufwand sein könne, so Diehl.

Doch der Schritt zurück kann nur erfolgen, wenn zunächst der Gang in die ‚Cloud’ vollzogen wurde. Und der lohnt sich in erster Linie für stark  standardisierte Anwendungen: je geringer die individuelle Anpassung, desto lohnenswerter für den Anbieter und desto günstiger für den Anwender (jedenfalls in der Theorie). Im Grunde ist jeder private E-Mail-Account über einen der gängigen Anbieter wie GMX, Web.de oder 1&1 Cloud Computing in Reinform und seit langem von gefühlten 99 Prozent der Internetnutzer akzeptiert. Die Standardisierung zugrunde gelegt,  fragt sich auf der anderen Seite, warum das Betreuen einer stark individualisierten SAP-Umgebung dem Cloud Computing zugerechnet werden sollte. Hier spricht man richtigerweise von Hosting; ein Begriff, der mindestens anderthalb Jahrzehnte älter ist als das wolkige Kunstwort. Und obendrein nicht ausschließt, dass die entsprechenden Lizenzen weiterhin dem Anwender und nicht dem Betreiber des Rechenzentrums gehören.

Immer schön im Standard bleiben

Neben standardisierten Applikationen spielt für die Einbindung von Cloud-Komponenten die Dauer der voraussichtlichen Nutzungsdauer und des zugrundliegenden Bedarfs eine tragende Rolle. Heißt: Neben standardisierten Anwendungen aus dem Office-, E-Mail- und Unified-Communications-Umfeld kann sich der Softwarebezug aus der Wolke auch dann lohnen, wenn beispielsweise eine Projektgruppe eine Applikation kurzfristig in Anspruch nehmen muss, wenn Anwendungen einmal jährlich im Weihnachtsgeschäft zum Einsatz kommen oder wenn neue Szenarien getestet werden sollen. Die Kernapplikationen wie ERP und PPS bleiben fast ausnahmslos lokal installiert (oder werden gehostet).

Dieser Mischbetrieb macht das Vertragsmanagement komplexer. „Einerseits gilt es Altverträge zu managen und die Beschaffung von On-Premise-Lösungen weiter zu optimieren. Auf der anderen Seite müssen Leistungen und SLA der Cloud-Angebote validiert werden“ sagt Axel Oppermann, Analyst bei der Experton Group. Und diese Angebote sind sehr vielfältig. „Für den IT-Entscheider im Kundenunternehmen sind sie meist höchst intransparent und ein direkter Vergleich verschiedener Cloud-Angebote nicht 1:1 durchführbar“, bemängelt Heiko Henkes, ebenfalls Analyst, allerdings bei Techconsult. „Gleichermaßen werden direkte Vergleichsrechnungen mit den Kosten einer herkömmlichen IT-Bereitstellung erschwert“, fährt Henkes fort und kommt zu dem Schluss, „dass die Anbieter versuchen, auf diesem Weg verständlicherweise ihr Risiko zu minimieren.“

Bewusste Verschleierungstaktik also statt der vielzitierten Offenheit einer bedarfsgerechten ‚IT aus der Steckdose’? Man kann es auch positiv sehen, denn wurden im klassischen Software-Einsatz meist entweder die Installation oder der User lizensiert, können hier neue, flexible und teilweise sehr viel granularere Abrechnungsmodelle verwendet werden. „Sprichwörtlich ist das Pay-per-Use-Modell, bei dem nur noch die tatsächliche Nutzung einer Applikation zu zahlen ist. Diese Metrik-Klasse kann dann eine Pauschale pro Zugriff, pro Tag oder anderer Zeiteinheit sowie die Anzahl erzeugter Ergebnisse als Vergütung vorsehen.“ Olaf Diehl nennt als weitere Beispiele den verbrauchten Speicherplatz oder die Menge verbrauchter Leistungseinheiten. Es werde jedoch nicht das Modell geben, sondern je nach Art der Leistung und Nutzung eines oder mehrere, kombinierte Modelle. „Am Ende werden sich nutzungsorientierte Verfahren ähnlich wie im Mobilfunk durchsetzen, mit einer Flatrate für Infrastruktur und Plattform plus den jeweiligen Einheiten pro Nutzer“, ist Lizenzierungs-Experte Christoph Klecker überzeugt. Es wird deutlich: Der Spielraum zwischen den Polen eines Fixpreises und dem eines völlig nutzungsbasierten Ansatzes ist groß.

Die Vielfalt macht es kompliziert

Aber genau dieser Umstand macht es ja so schwer, die passenden Angebote zu identifizieren und die zersplitterten Lizenz- und Nutzungsrechte im Unternehmen im Blick zu halten. Gerade die Unübersichtlichkeit im Mobilfunksektor, wo man vor lauter Flatrates, Guthabenangeboten und sonstiger sich ständig ändernder ‚Vergünstigungen’ den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht und am Ende aus Gründen der Bequemlichkeit bei seinem bisherigen, vielleicht aber sehr viel teureren Provider bleibt, zeigt, in welche Richtung es laufen kann. Einzig positiv ist, dass die Mobilfunkkosten insgesamt über die Jahre deutlich gesunken sind. Um dies ausnutzen zu können, muss man jedoch die Tarife ständig beobachten. Auch beim Cloud-Bezug geht es also darum, nach der Findung einer geeigneten Metrik mit passendem Preismodell die tatsächliche Nutzung gegenüber der seitens des Anbieters abgerechneten Nutzung zu überwachen, rät Olaf Diehl. Zudem sei halt regelmäßig zu prüfen, ob sich im bestehenden Modell oder durch einen Modellwechsel Optimierungspotential ergeben könne.

Dazu müssen die Unternehmensverantwortlichen allerdings wissen, was an IT im Einsatz ist. Das Lizenzmanagement wird im Rahmen eines Hybridbetriebs aus herkömmlichen Lizenzen und Cloud-Komponenten sicher nicht einfacher. Vor allem dann nicht, wenn man die Ergebnisse einer Experton-Studie vom Februar 2011 zugrundelegt. Demnach gaben 57 Prozent  der befragten Entscheidungsträger in Unternehmen zwischen 500 und 999 Mitarbeitern an, keine Kontrolle über das Lizenzmanagement bzw. die eingesetzte Software zu haben. „Das Lizenzmanagement mittelständischer Unternehmen besteht nicht selten noch in der Anlage von händisch geführten Excel-Sheets – dies ist höchst ineffizient“, kritisiert denn auch Heiko Henkes von Techconsult. „Mit der Einführung von Cloud-Services gewinnt das Thema deutlich an Dynamik, da sich die Lizenzzahlen nun monatlich ändern können.“ Gleichzeitig sei zu prüfen, ob bestehende On-Premise-Lizenzen dynamisch in ein Cloud-Modell transformiert werden könnten. Wichtig sei auch, für den Bereich Vertragsmanagement im Unternehmen feste Strukturen mit klaren Zuständigkeiten herauszubilden, wobei es insbesondere die Fachabteilungen einzubinden gelte.  

Für Sebastian Weber, Produktmanager beim Lizenzmanagement-Anbieter Aagon, ist das A&O im Vertragsmanagement eine transparente und detaillierte aller vorhandenen Lizenzen und Verträge. Dies sei auch die Basisfunktion jeder vernünftigen Lizenzmanagement-Lösung. Die beste Lösung nützt allerdings nichts, wenn Fachabteilungen an der IT vorbei Cloud-Services in Anspruch nähmen, wie es Weber schon mehrfach erlebt hat. An dieser Stelle müsse es entsprechende Vorschriften seitens der  Unternehmen geben. Nach Meinung von Axel Oppermann behält man den Überblick „nur über eine konsolidierte Datenbank und regelmäßige Analysen der eingesetzten Lösungen.“ Es gelte, feste Aufgaben zu vereinbaren und die Prüfungen in einem definierten Zeitfenster durchzuführen.

Lizenzverwaltung

Für Andreas Richter vom IBM-Partner Group Business Software sollte eine Kopplung aus technischen und organisatorischen Aspekten greifen. Es müsse also genauestens vertraglich geregelt sein, wie eine Lizenzweitergabe erfolgen dürfe, z.B. vom Cloud-Anbieter hin zum SaaS-enableten Softwareanbieter und schließlich bis hin zum Endkunden. „Technisch greifen dann die entsprechenden Management-Funktionalitäten der Cloud-Plattform, welche die Lizenzen zentral erfasst. Letztlich hängt die Unterscheidung bezüglich Concurrent und Named User beispielsweise an der Softwarelösung, welche über die Cloud ausgeliefert wird.“ Demzufolge müssten die Lizenzmechanismen der dann cloud-fähigen Anwendung übernommen und im System hinterlegt werden.

Olaf Diehl von Aspera weist darauf hin, dass die neuen Anforderungs- und Bereitstellungsszenarien wie bei jeder Migration Einfluss auf die bestehenden Prozesse und Verfahren haben. Es sei also zunächst festzulegen, wie die Abläufe an die veränderte Situation anzupassen sind. Derzeit stelle die Verwaltung von Zugriffsabonnements, z.B. zu Portalen, die Unternehmen vor Probleme. Denn die Zuordnung zu einer Person oder Abteilung, die Kontrolle der Kündigungs- und Verlängerungsfristen, die interne Zuweisung seien hier noch stärker „gegenstandslos“ als bei installierter Software. Cloud-basierte Leistungen arbeiteten nach ähnlichen Prinzipien – seien also entsprechend abzubilden. „Größtes Risiko scheint die Parallelisierung der Anforderung. Zu bestehenden Rechten kommen neue Rechte hinzu, die aber ganz oder teilweise überlappen – also die Kosten erhöhen, aber keine neue Leistung bereitstellen.“
Es sei also anzuraten, eine Portfolioübersicht zu erstellen und die heute verwendeten Produkte entsprechend ihres Einsatzszenarios und ihrer Cloud-Fähigkeit zu bewerten. Die Umstellung sollte mit laufenden Verträgen abgestimmt und projektorientiert vorgenommen werden. Dabei sollte nicht vergessen werden, die gegebenenfalls relevante Mischsituation oder die Flexibilität der im laufenden Betrieb gewonnenen Erfahrungen zu berücksichtigen. Zudem kann mit einigen wenigen Produkten gestartet werden. „Aus Sicht des Lizenzmanagements verändern sich die Anforderungen an die Nutzungsmessung erheblich – und wenn man nicht nur die Messung des Anbieters als gegeben hinnehmen will, sollten entsprechende Überlegungen bereits bei der Planung berücksichtigt werden“, schließt der Aspera-Experte.

Verhandlungsspielraum

Stellt sich noch die Frage, wie Anwenderunternehmen grundsätzlich in die Verhandlungen mit Cloud-Anbietern gehen sollten, um die bislang gewährten Rabatte und Preisnachlässe zu erzielen. Für Heiko Henkes sind Cloud-Anbieter genau wie im klassischen Lizenzgeschäft sehr stark daran interessiert, ihre Kunden langfristig zu binden. Zudem hätten viele Cloud-Anbieter gerade erst den Einstieg in den Cloud-Markt getätigt, weshalb sie daran interessiert sein müssen, die Kundenzahl zu erhöhen und sich gegenüber der Konkurrenz mit Kampfpreisen zu positionieren. Dem Anwender böten sich also in den Preisverhandlungen eine Vielzahl von Ansätzen. „Die Anbieter versuchen zwar, potentiellen Kunden bestimmte Vetragsbedingungen als nicht verhandelbar vorzustellen – letztlich ermöglicht das Cloud-Paradigma es dem Kunden aber, ‚mit den Füßen abzustimmen’.“

Einen anderen Standpunkt vertritt Axel Oppermann. Seiner Meinung nach werden die Verhandlungen schwieriger, wobei es nicht vorrangig um die Kosten gehe als vielmehr um die Service Levels und die Leistungen. Oppermann beobachtet, dass die Cloud-Anbieter regelmäßig nicht gewillt seien, hier auf die Kunden zuzugehen. Sie wollen Individualisierungen in den Vertragswerken verhindern. „Ein Unternehmen mit 250 Nutzern hat wenig Macht. Selbst Unternehmen mit tausenden Anwendern tun sich hier schwer.“ Er rät dazu, sich nicht von Preisstaffeln blenden zu lassen. Diese richteten sich wie bei klassischen Verträgen nach dem Volumen.

Der Experton-Analyst bezweifelt, dass das Gros der Anbieter gesteigertes Interesse daran hat, die Anwendern beim Lizenzmanagement zu unterstützen. Allerdings gebe es bereits Ausnahmen – und mittelfristig würden die Anbieter die Individualisierung der Leistungs- und Lieferverträge gar nicht verhindern können. „Dies wird sicherlich die größte Hilfe beim Lizenzmanagement sein“, schließt Oppermann.

Stellvertretend für die Anbieterschaft fragten wir nach bei Microsoft, das neben dem klassischen Lizenzmodell in letzter Zeit stark in Cloud-Lösungen investiert. Pressesprecher Thomas Baumgärtner stellt den Anwendern neben Rabattstaffeln auch individuelle Zusatzvereinbarungen in Aussicht, die allerdings nur im Rahmen des Enterprise-Agreement-Modells zum Tragen kommen. „Besteht eine Anforderung auf eine Anpassung der Programmatik des Enterprise Agreements (nicht der Produktlizenzierung oder der Lizenzierung des Online Service), kann diese auch weiterhin zum Gegenstand von Vertragsverhandlungen werden.“

Die Komplexität bei der IT-Beschaffung wird durch die mögliche Einbindung von Cloud-Komponenten sicher nicht verringert werden, allerdings wird auch hier die Nachfrage über den Erfolg oder Misserfolg des Bezugs externer IT entscheiden. Die Anwender sollten die sich bietenden Optionen zumindest im Auge behalten. Eines ist jedoch klar: Wer Outsourcing bis jetzt kategorisch abgelehnt hat, wird kaum in die Wolke gehen – allen Vergleichsrechnungen zum Trotz.

Wann in die ‚Cloud’ – und wenn ja, wie?

  • Inhaber entsprechender Rollen werden mit kritischen Daten nicht in der Cloud arbeiten
  • Arbeitsplätze mit geringem Nutzungsgrad sollten ein echtes „Pay-per-Use“ pro Zugriff erhalten
  • Arbeitsplätze mit höherem Nutzungsgrad erhalten eine zeitbasierte Abrechnung; bei sehr hohem Nutzungsgrad eine eher lange Zeiteinheit
  • Arbeitsplätze, die eine sehr lange Standardisierung auf ein Produkt haben, bleiben lokal installiert
  • Arbeitsplätze, die immer auf aktuelle Versionen angewiesen sind, werden leichter „in die Cloud„ wandern“
  • Regionen mit schwacher Infrastrukturanbindung bleiben lokal oder intern versorgt
  • Bereiche mit guter bis sehr guter Anbindung können leichter in der Cloud die notwendige Performance finden.



Manchmal lohnt der herkömmliche Weg

Die IT-Anbieter beschwören fast durchweg die Vorteile des Cloud Computing: Flexibilität, bedarfsgerechte Bereitstellung und auch bessere Kostenübersicht. Dabei gibt es auch triftige Gründe dafür, weiterhin auf klassische Lizenzverträge zu setzen. Neben Compliance- und Datenschutzargumenten kann auch die Betrachtung der Nutzung an sich für den herkömmlichen IT-Bezug sprechen. Nämlich dann, wenn „Nutzungen nicht planbar sind oder die Berechnung des Wertes pro Nutzung nicht möglich ist“, wie Olaf Diehl von Aspera argumentiert.

Laut Sebastian Weber vom Mitbewerber Aagon ist selbst Standardsoftware im klassischen Lizenzmodell dann die bessere Wahl, wenn sie langfristig zum Einsatz kommen soll. Als Beispiele nennt er selbst die eigentlich für das Cloud-Modell prädestinierten Funktionalitäten wie E-Mail, Office oder Security. Schließen wir mit der Empfehlung eines Anbieters. Thomas Baumgärtner von Microsoft empfiehlt, im Zusammenhang mit Cloud Computing immer die Gesamtkosten des Software-Einsatzes zu betrachten – inklusive Wartung, Bereitstellung und sonstigen indirekten Kosten.

Bildquelle: iStockphoto.com/Lepro

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