BPM-System als integraler Bestandteil des ERP

Modellieren statt programmieren

Unflexibel, starr, komplex: Geht es um die Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse, ist es um den Ruf von ERP-Systemen nicht besonders gut bestellt.

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Lösungen für Business Process Management können deshalb auch dem Mittelstand weiterhelfen. Damit aber nicht der Teufel mit dem Beelzebub ausgetrieben wird, sollte das BPM-System integraler Bestandteil des ERP sein. Unzählige Konfigurationsparameter, kundenindividuelle Source-Code-Modifikationen – hier winken viele Mittelständler genervt ab. Dann lieber die ­eigenen Geschäftsprozesse an die ERP-Software anpassen als umgekehrt. Oder einfach BPM dafür nutzen? Schließlich sind solche Systeme in Sachen Flexibilität, grafische Visualisierung, Anpassbarkeit und Monitoring von Prozessen den ERP-Lösungen um Längen voraus. Aber nur eigentlich. Der ­Haken: Losgelöste BPM-Systeme liefern lediglich die nackte Technologie. Die ERP-Inhalte fehlen komplett und müssen zeit- und kostenintensiv selbst erstellt werden. Das Problem wird man also nicht los, man verlagert es nur: Den Ärger, den man sich für die Anpassung des ERP sparen kann, hat man bei der Einführung des BPM flugs wieder am Hals.

Wirklich lösen kann dieses Dilemma nur ein von Haus aus in das ERP-System integriertes BPM, so wie es etwa die Businesssoftware „Oxaion“ aufweist. Gewiss: Sollen Fremdsysteme einbezogen werden, müssen sie genauso wie bei einem losgelösten BPM angepasst werden. Aber gerade im Mittelstand ist das ERP das mit ­Abstand wichtigste „Vorsystem“ für BPM. Und ist dies bereits integriert, ist der Löwenanteil der Übertragung hinfällig und das BPM kann vom Start weg direkt auf die Businessobjekte des ERP zugreifen.

Neue Geschäftsprozesse aufsetzen

Damit lassen sich aber nicht nur die Implementierungskosten der ERP-Software deutlich verringern. Auch der Anwender selbst ist jederzeit in der Lage, neue Geschäftsprozesse aufzusetzen. Mit ­einem grafischen Editor werden dazu die Abläufe zunächst wie benötigt modelliert. Der Anwender kann Flussdiagramme zusammensetzen und mit diesen definieren, welcher Arbeitsschritt jeweils auf den nächsten folgt. Dabei bildet der Editor den ­Geschäftsprozess zum einen grob-granular ab, über eine Feinmodellierung kann er aber genau einstellen, welche ERP-Programme angestoßen oder welche Prüfroutinen gestartet werden sollen. So entstehen übergreifende Abläufe, die Businessfunktionen aus den unterschiedlichsten Bereichen, beispielsweise Auftragserfassung, Auslieferung und Rechnungs­wesen, zu einem durchgängigen Prozess zusammensetzen. Bei der Ausgestaltung hat der Anwender zahlreiche Möglichkeiten, Prozessauslöser einzubauen. So lassen sich Abläufe aufgrund von Ereignissen automatisch starten, z.B. durch einen Mailbox-Eintrag, eine Statusänderung oder eine Fristüberschreitung. Auch E-Mails, Fehlermeldungen und Berichte können berücksichtigt werden: Führt ein Mitarbeiter im ERP eine bestimmte Aufgabe aus, wird automatisch der zugehörige Report geöffnet, beispielsweise der aktuelle Statusbericht eines Projekts.

Ist der Ablauf modelliert, kann man ihn auf Knopfdruck „deployen“, soll heißen: Die Software legt ihn ab und führt ihn künftig selbstständig aus. Arbeiten die Anwender dann im ERP, ­leitet das System sie durch den Prozess, etwa mit Hilfe einer direkt in den Applications­erver der ERP-Software ­integrierten „Business ­Process Engine“. Sie steuert die Abläufe und sorgt ­dafür, dass beim Ausführen eines Geschäftsprozesses immer automatisch die Masken, Programme und Funktionen auf den Bildschirm kommen, die für den nächsten Arbeitsschritt nötig sind. ­Manuelle Eingriff in den Programmcode über ­Tabelleneinstellungen sind dafür nicht mehr nötig.

Außerdem lässt sich das BPM bereits im Standard mit ERP-Beispielprozessen ausstatten. Zwar können diese in aller Regel nicht eins zu eins genutzt werden, doch die Nutzer erhalten Anregungen und sehen verschiedene Möglichkeiten. Die Beispielprozesse dienen als Grundlage und Teile davon können bei der Ausgestaltung der ­eigenen Abläufe kopiert werden. Beim Beispielprozess „Kundenneuanlage“ etwa wird der Anwender durch den Ablauf geführt, der bei der Übernahme eines Angebots in einen Auftrag nötig wird, weil der Kundenstamm fehlt. Durch die entsprechende Fehlermeldung startet der BPM-Prozess. Mit Freigabe durch eine autorisierte Person (z.B. den Vertriebsleiter) kann die Übernahme des Angebots in einen Auftrag fortgesetzt werden.

 

Bildquelle:© baranozdemir/iStockphoto.com

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