Leichter vergleichbar

Global agierende Unternehmen gehen bei der ERP-Auswahl anders vor als andere Mittelständler. Worauf es bei der Atlas Material Testing Technology GmbH ankam, erläutert deren Manager Information Technology, Norbert Kalka.

Norbert Kalka, Manager Information Technology bei der Atlas Material Testing Technology

ITM: Her Kalka, welche Hauptzielsetzung definierten Sie vor dem Einsatz der neuen ERP-Software?

Nobert Kalka: Wichtig für Atlas war eine globale, einheitliche Stammdatenhaltung: also Debitoren, Kreditoren, Artikel, Warengruppen und Kontenpläne. Der Grund war, dass die Daten auf diese Weise relativ einfach miteinander vergleichbar bzw. in den verschiedenen Standorten austauschbar sind.

ITM: Inwieweit waren Sie als deutsches Tochterunternehmen in den Auswahlprozess eingebunden?

Kalka: Es gab ein globales Projektteam, dem insgesamt sechs Personen angehörten: drei aus den USA, zwei von Atlas Niederlande und meine Person. Zusätzlich war eine Projektleiterin von Exact aus den USA mit an Bord. Alle Entscheidungen und Projektpläne wurden in diesem Team gemeinsam entwickelt und umgesetzt.

ITM: Was sprach für Exact Software? Viele international agierende Unternehmen entscheiden sich für SAP.

Kalka: In Europa arbeiten wir schon seit 1996 mit Exact. In den USA war eine andere Software im Einsatz, mit der das Unternehmen allerdings nicht sehr zufrieden war. Bedingt durch die sehr positiven Erfahrungen in Europa fiel die Wahl schließlich auf Exact Software. SAP ist für unsere kleine Firma zu kostenintensiv und mächtig.

ITM: Welche Module kommen zum Einsatz?

Kalka: Wir haben eine ziemlich komplette Lizenz im Einsatz: Fibu, Anlagenbuchhaltung, Cashflow, Warenwirtschaft, Materialdisposition, Produktion, Einkauf, Lagerwirtschaft, Verkauf, Fakturierung, Projektbearbeitung. Außerdem nutzen wir für die Bewegungen zwischen den Buchhaltungen ein Modul namens Inter Company Logistics, um Aufträge, Lieferungen, Bestellungen sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisch zu generieren. Für die Auswertung benutzen wir ein Excel-Add-in, Crystal Reports und EBA.

ITM: Wie lange dauerten die Prozessdefinition und die Implementierung? Inwieweit sind Prozesse in den einzelnen Konzerneinheiten vergleichbar?

Kalka: Die rein technische Nettoimplementierungszeit betrug ca. vier Monate. Start des Projektes war im Frühjahr 2007, das „Golive“ erfolgte dann im Januar 2009. Während der gesamten 20 Monate nahm die interne Abstimmung die meiste Zeit in Anspruch. Im September 2008 wurde in Zusammenarbeit mit Exact mit dem Aufbau des neuen Mandanten begonnen, danach wurden die benötigten Stammdaten für die Übernahme vorbereitet. Ab dem 2. Januar 2009 wurde mit der Arbeit in der neuen Software begonnen.

ITM: Wo liegen die Schwierigkeiten, wenn man in einem international agierenden Unternehmen Fibu, Berichtswesen und Konzernkonsolidierung vereinheitlichen muss?

Kalka: Es müssen alle gesetzlichen Vorschriften und Vorgaben der einzelnen Länder eingehalten und auch in der Buchhaltung abgebildet werden. Für Deutschland z.B. führen wir eine Buchhaltung nach US-GAP, müssen aber auch für den deutschen Gesetzgeber einen HGB-Abschluss erstellen. Dabei ist uns Exact mit der Möglichkeit, nur steuerbilanzielle Buchungen zu erstellen, sehr behilflich.

ITM: Welche weiteren Softwareprodukte (CRM, DMS o.Ä.) haben Sie in Deutschland an das ERP-System angebunden?

Kalka: Als CRM-Modul setzen wir die webbasierte Software von Salesforce.com ein mit einem Zusatzmodul, welches die geänderten Daten direkt in unsere Exact-Datenbanken schreibt. Außerdem setzen wir in Deutschland eine Qualitätssoftware ein.

ITM: Wie stehen Sie zu Themen wie Cloud Computing und Datenschutz?

Kalka: Dies ist ein sehr schwieriges Thema. Grundsätzlich sind die IT-Daten mit unser wichtigstes Kapital, welches wir gerne unter eigener Kontrolle halten.