24.04.2012
Interview, Dokumentenmanagement

Timo Ulmer, Bürotex

Lebende Prozesse

Interview mit Timo Ulmer, Senior Consultant bei der Bürotex Metadok GmbH


„Insgesamt liegen die Kosten einer Cloud-Lösung weit unter den Kosten eines selbst betriebenen Dokumentenmanagementsystems“, weiß Timo Ulmer, Senior Consultant bei der Bürotex Metadok GmbH.

ITM: Herr Ulmer, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Timo Ulmer:
Die Antwort ergibt sich schon aus der Frage selbst heraus. Eine wachsende Informationsflut benötigt immer ein übergeordnetes System, um Strukturen zu schaffen und Informationen zu lenken. Ein effizientes Dokumentenmanagement hilft Mensch wie IT, zielgerichtet und effizient an Informationen zu gelangen. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind lebende Prozesse, die genau hierfür entwickelt wurden. Je größer die Informationsflut, desto größer und auch dringender ist der Wunsch nach solchen Systemen. Wir sehen in diesem Markt noch ein sehr großes Potential.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Ulmer:
Objektiv betrachtet, könnte man auf diese Frage nur mit einem verhaltenen „Ja“ antworten. Man könnte auch die Frage etwas umformulieren: „Wie lange kann es sich mein Unternehmen noch leisten, unnötig viel Zeit mit der Beschaffung von Informationen zu vergeuden?“ Diese Frage muss sich jedes Unternehmen selbst stellen. Ein kleiner Handwerksbetrieb wird etwas weniger das Bestreben nach Prozessoptimierung haben wie ein Betrieb im Mittelstand, der in einem anderen Wettbewerb steht. Kann ich durch eine Dokumentenmanagementlösung meine Prozesse optimieren, dadurch sogar Einsparungen erzielen? Ja – dann komme ich ohne eine Dokumentenmanagementlösung fast nicht mehr aus.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Ulmer:
Unserer Erfahrung nach muss immer eine gewisse Not oder ein konkretes Bedürfnis vorherrschen. Der Mittelstand lebt in den allermeisten Fällen schon strukturierte Prozesse. Wird in einem dieser Prozesse ein Benefit in der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems gesehen, wird auch sehr speziell für diesen Prozess ein System angefragt. Oftmals finden wir dann Synergien in anderen Prozessen und können so den Mittelstand mit unserem Know-how entsprechend weiter beraten und bei der Einführung tatkräftig unterstützen.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Ulmer:
Der Anwender muss sich zuerst über seine Situation bewusst werden. Er muss in der Lage sein, sein Unternehmen aus der Vogelperspektive betrachten zu können. Die wichtigste Aufgabe ist dann die Schnittstellen zwischen Dokumenten und IT, wie auch Dokumenten und Mensch festzustellen. Können diese Schnittstellen sauber definiert werden, können diese den Prozessen zugeordnet werden, und die Rahmenbedingungen für ein DMS-System haben sich dann schon automatisch ergeben. Ab jetzt kann souverän entschieden werden, welche Lösung am besten zu der gestellten Aufgabe passt.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Ulmer:
Cloud Computing bietet ein großes Spektrum an Vorteilen, auf die viele Unternehmen einfach nicht mehr verzichten möchten oder gar können. Eine auf meine Bedürfnisse zugeschnittene Cloud-Lösung erspart mir nicht nur Kosten, sondern bietet mir eventuell deutlich mehr Flexibilität. Dokumentenmanagement ist teilweise dafür prädestiniert, als Cloud-Service betrieben zu werden. Mobility ist ein weiteres wichtiges Thema, das mit den neuen Smartphones und Tablets vielfältige Möglichkeiten bietet. Dokumente werden hiermit bequem erzeugt, gesucht oder bearbeitet – und das von jedem Ort der Welt, einfacher denn je.

ITM: Welchen weiteren Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Ulmer:
Inhouse-Lösungen setzen meist größere Investitions- wie auch Betriebskosten voraus. Es müssen Hardware wie auch zugehörige Lizenzen erworben werden. Updates müssen gepflegt und regelmäßig eingespielt werden, das Personal dafür muss geschult und zur Verfügung gestellt werden. Inhouse-Lösungen sind meist auf eine konkrete Aufgabe hin zugeschnitten und bieten deshalb auch teils weniger Flexibilität bei gewünschten Erweiterungen eines DMS-Systems. Insgesamt liegen die Kosten einer Cloud-Lösung weit unter den Kosten eines selbst betriebenen Dokumentenmanagementsystems. Auch sind diese sehr viel transparenter. Eine Cloud-Lösung bietet zudem den entscheidenden Vorteil einer höheren Performance wie auch Ausfallsicherheit.

ITM: Welche Problematiken gehen mit einer Auslagerung einher a) aus kaufmännischer, b) organisatorischer, c) rechtlicher und d) technischer Sicht?
Ulmer:
Aus kaufmännischer Sicht muss darauf Wert gelegt werden, dass die Kosten transparent und kalkulationssicher sind. Dies ist aber schon in aller Regel der Fall. Auch ist es interessanter, sich aus einem Baukastensystem seine Lösung zusammen zu stellen und dann auch nur für diese Komponenten zu bezahlen. Aus organisatorischer Sicht muss jederzeit darauf geachtet werden, dass ausgelagerte Leistungen nicht vergessen werden, in Prozessumstellungen mit einzubeziehen. Die Symbiose, die mit einer Cloud-Lösung eingegangen wird, lebt vor allem auch von der sauberen Organisation. Release-Wechsel bei ERP-Systemen sollten rechtzeitig beim Dienstleister angemeldet und überprüft werden. Nur so ist ein reibungsloser Betrieb eines DMS-Systems auch sicherzustellen. Aus rechtlicher Sicht ist es bedeutend, dass die Daten rechtskonform und revisionssicher archiviert werden. Der Prozess der Dokumentenarchivierung muss hierfür zertifiziert sein. Weitere gute Anhaltspunkte sind ISO-Zertifikate des Dienstleisters, im Besonderen ISO 9001 für Qualitätsmanagement wie auch die ISO 27001 für IT-Sicherheit. Aus technischer Sicht ist zu klären, wie die Anbindungsmöglichkeiten von Infrastruktur und Anwendungssystemen bereits bestehen oder wo erweitert werden kann. Nicht immer ist ein DMS-System alleine zielführend. Sehr oft werden Integrationen in führende Systeme gewünscht wie auch Workflow-Funktionalitäten um den Prozess.

ITM: Wie räumen Sie mögliche Bedenken der Anwender aus?
Ulmer:
Es gibt viele Kunden, die noch keine Berührung mit Cloud- oder DMS-Lösungen hatten. Daher sind die gängigen Fragen „Wie sicher sind meine Daten vor unberechtigtem Zugriff?“ schon Standard. Die Vielzahl an bereits erfolgreich eingeführten Projekten nimmt aber den meisten Anwendern doch etwas die Furcht. Ebenfalls haben es sich die Verbände wie beispielsweise der Bitkom zur Aufgabe gemacht, über genau diese Themen umfassendes Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Es liegt durchaus in der Natur des Menschen, neue Situationen zu scheuen. Geht man aber auf den Anwender korrekt zu, erklärt ihm auch, dass er bei seiner Aufgabe durch ein neues System keine große Verfahrensumstellung zu befürchten hat, können diese Bedenken schnell ausgeräumt werden. Aufgabe des Dienstleisters ist es hier auch ganz klar, umfassend zu informieren und nicht einfach ein Produkt, sondern eine Lösung zu etablieren.

ITM: Inwiefern ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig?
Ulmer:
Eine Verschlüsselung von Daten kann in bestimmten Bereichen durchaus Sinn machen. Meist genügt es aber, wenn die Daten verschlüsselt und somit „abhörsicher“ transportiert werden. Wirklich nötig ist daher die Verschlüsselung der Daten nicht unbedingt. Sie kann, wenn gewünscht, erfolgen. Hier ist aber zu beachten, dass nachgelagerte Prozesse diese Daten dann auch weiterhin bedienen können.

ITM: Welche Vertragslaufzeiten sind regulär? Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Ulmer:
Vertragslaufzeiten und Abrechnungsmodelle sind komplett variabel und können entsprechend des gebotenen Leistungsportfolios frei angepasst werden. Von der Vielzahl unserer Kunden werden monatliche Pauschalen mit der Abrechnung der tatsächlich angefallenen Seiten bevorzugt.

ITM: Wie gestaltet sich ein Ausstieg aus der Wolke mit sämtlichen Dateien und Dokumenten? Welche Probleme kann es hierbei geben?
Ulmer:
Dateien und Dokumente müssen über Metadaten und/oder Datenbanken identifizierbar gemacht werden. Ein reiner Datenexport reicht somit nicht aus. Sollen die Services, die seither in einer Cloud betrieben worden sind, z.B. nun als Inhouse-Lösung betrieben werden, müssen diese Daten wieder den Dokumenten zugeordnet werden. Migrationen können aber heutzutage von professionellen Dienstleistern in aller Regel schnell und unkompliziert durchgeführt werden. Die große Ähnlichkeit der inneren Strukturen der unterschiedlichen DMS-Systeme macht diese Aufgaben von vornherein sehr viel leichter.

ITM: In welchen Fällen kann der Anwender Schadensersatzansprüche stellen?
Ulmer:
Typischerweise werden in den Verträgen Service Level Agreements, die die Qualität wie auch Verfügbarkeit garantieren, vereinbart. Wird gegen diese SLAs verstoßen, könnten entsprechende Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Ulmer:
Es zeichnet sich deutlich ab, dass die Softwarehersteller wie auch Dienstleister immer mehr Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen implementieren. Weiter werden Workflow-Funktionen immer mehr in den Vordergrund gerückt. Sinn und Zweck eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Arbeit für Mensch und IT zu erleichtern. Wenn es die Möglichkeit gibt, Prozesse einfach und flexibel anzupassen, ist hier schon viel erreicht. Mehr Schnittstellen und einfaches Customizing auch für mobile Endgeräte sind derzeit voll im Trend und werden in den nächsten Jahren sicherlich noch viele interessante Möglichkeiten mit sich bringen.


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