25.04.2012
Dokumentenmanagement
Von: Gerhard Baumeister

Die richtige Wahl des DMS-Anbieters

Kostendruck treibt DMS-Installationen

Im März 2012 ging der Analyst Ama der Frage nach, in welchen Branchen und Betriebsgrößenklassen die DMS-Anbieter besonders erfolgreich sind. Insbesondere mittelständische Unternehmen haben danach die Qual der Wahl. Denn es geht vor allem um Lösungen, die sowohl den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche als auch der Unternehmensgröße gerecht werden.


Mittelständische Anwenderunternehmen, die über den Einsatz oder den Ausbau ihres Dokumenten- oder auch Content-Managements (DMS/ECM) nachdenken, haben es in einem stark fragmentierten Anbietermarkt nicht leicht, den geeigneten Hersteller zu finden. Soll das Vorhaben gelingen, muss der Lösungsanbieter nicht nur das passende Produkt mit den erforderlichen Funktionen, sondern vor allem auch genügend Branchenerfahrung mitbringen. Eine wichtige Messgröße hierfür ist die Zahl der Referenzinstallationen eines Herstellers in vergleichbaren Unternehmen.

Allerdings zeigt eine aktuelle Marktanalyse, dass es nur wenige Hersteller auf nennenswerte Installationszahlen in einer einzelnen Branche bringen. Der Waghäuseler ITK-Informationsanbieter Ama befragte von Februar bis Dezember 2011 Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sowie Behörden und andere Non-Profit-Institutionen nach dessen installierten Dokumentenmanagementlösungen. In 7.490 Telefoninterviews wurde erfasst, welche DMS-/ECM-Produkte derzeit installiert sind und von welchen Herstellern diese stammen (siehe Infokasten). Danach teilen sich zehn Anbieter rund 60 Prozent der DMS-Installationen in Deutschland. In absoluten Zahlen entfallen laut der Analyse insgesamt 1.407 Installationen auf diese Top-Ten-Hersteller, die auch als Anbieter von Standardsoftware im engeren Sinne bezeichnet werden können. Dabei führt Easy Software mit 17,9 Prozent die Liste an, gefolgt von D.velop mit 7,7 Prozent und Docuware mit 7,0 Prozent. SAP und Open Text (Ixos) kommen zusammen auf 10,3 Prozent.

Das Rennen macht die Branchenerfahrung


Laut der Marktanalyse entfallen rund 40 Prozent der erfassten Installationen auf die Gruppe der „Sonstigen DMS-/ECM-Anbieter“. Darin enthalten sind auch Systeme ohne explizite Herstellerangabe, die rund 21 Prozent aller Installationen repräsentieren. Axel Hegel, Geschäftsführer bei Ama und Leiter der Studie: „Von den Interviewpartnern konnte nicht immer der Hersteller eines Systems benannt werden. Dies liegt zum Teil daran, dass einige IT-Anbieter zwar individuelle Entwicklungen oder rudimentäre Produkte für Dokumentenmanagement anbieten, von den Anwendern aber dennoch nicht als reine DMS-Anbieter gesehen werden.“ Offensichtlich hapert es in diesen Fällen an einer funktionierenden Hersteller-Kundenbindung.

Zu der Gruppe „Sonstige Anbieter“ zählen die Marktforscher ebenso die Eigenentwicklungen, auf die ein Anteil von rund vier Prozent entfällt. Namentlich erfasst wurden in der Kategorie „Sonstige Anbieter“ bei der Erhebung auch eine Gruppe von 32 weiteren Herstellern, die insgesamt etwa 15 Prozent ausmachen. Hierzu zählen namhafte Unternehmen wie etwa SER oder EMC. Allerdings sind Sharepoint-Anwender bei den Auswertungen nicht enthalten. Der Grund hierfür ist, dass bei der Datenerhebung nicht in jedem Einzelfall eindeutig geklärt werden konnte, ob dieses Microsoft-Produkt tatsächlich als DMS eingesetzt wird.
Investierten früher vor allem Großunternehmen in die Optimierung ihres Dokumentenmanagements, setzt inzwischen fast jedes zweite mittelständische Unternehmen auf eine entsprechende IT-Unterstützung. So gaben 45,8 Prozent der diesem Segment zugeordneten Unternehmen mit 250 bis 2.500 Mitarbeitern an, ein solches System installiert zu haben. Interessant ist, dass selbst die kleineren Unternehmen (zwischen 50 und 250 Mitarbeiter) auf DMS/ECM setzen und, bezogen auf die Anzahl geführter Interviews, auf einen relativen Anteil von immerhin 27,3 Prozent kommen. Preis und Funktionalität müssen stimmen, um als Anbieter im Mittelstand zu punkten. Gute Argumente haben laut Studie im Segment mittelständische Anwenderunternehmen vor allem Saperion (44,9 Prozent) und IBM/Filenet (42 Prozent). Im Segment der kleineren Unternehmen sehen offenbar drei Hersteller ihren Vertriebsschwerpunkt. So liegen etwa 58,6 Prozent aller auf Proalpha entfallenden Installationen in dieser Betriebsgrößenklasse. Elo kommt hier auf 56,3 Prozent und Docuware auf 52,4 Prozent. DMS-/ECM-Anbieter Easy Software bringt es in diesem Segment auf 45,5 Prozent und D.velop auf 34,1 Prozent.

Die branchenbezogene Auswertung der erfassten Installationen zeigt, dass sich führende Hersteller wie Easy Software, D.velop oder Docuware insbesondere in der Industrie, im Handel sowie im Bau- und Energiesektor durchsetzen konnten. Demnach haben sich diese Anbieter stärker in Branchen etabliert, die bereits früh auf standardisierte Prozesse und auf Standardsoftware setzten. Ins Auge fällt auch die starke Präsenz (37,1 Prozent) von Easy Software im Energiesektor. In allen anderen Branchen fällt den Top Ten der DMS-Anbieter die Gewinnung von Kunden sichtlich schwerer. Das Segment Non Profit dominieren mit 62,7 Prozent klar die Anbieter, die die Analysten der Gruppe der „Sonstigen Hersteller“ zuordnete.

DMS-Marktanalyse

Die Ergebnisse der Ama-Analyse „Dokumenten­management 2012“ können als PDF kostenfrei unter wp@ama-adress.de angefordert werden. Aufgrund der spezifischen Form der Erhebung sind Aussagen ­darüber möglich, wie viele der befragten Unternehmen eine bestimmte Software einsetzen. Rückschlüsse auf Marktanteile der einzelnen Anbieter nach Anzahl der User oder verkaufter Lizenzen sind jedoch nicht möglich. Die nächste Analyse des Anbieters erscheint im April 2012 und beleuchtet den Markt für Voice Provider.

www.it-strukturen.de

Bildquelle: © iStockphoto.com/bluestocking


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