31.08.2012
Business-Software
Von: Harry Weiland

China Shipping Agency Germany integriert HRworks

Klar Schiff über alle Abwesenheiten

Die deutsche Niederlassung der chinesischen Reederei China Shipping Container Lines (CSCL) verwaltet alle Abwesenheiten, Reisekostenabrechnungen und Arbeitsmittel mit einer internetbasierten Softwarelösung.


China Shipping Agency Germany verfügt über eine Flotte von 152 Schiffen.

Die Beantragung von Urlaub bei der China Shipping Agency Germany war früher eine reine Zettelwirtschaft. Anträge wurden auf Papier ausgefüllt und gingen über den Stellvertreter und den Vorgesetzten an die Personalabteilung. Das war nicht nur umständlich, sondern auch fehlerbehaftet. Denn wenn ein Urlaubszettel verloren gegangen ist, stimmten die Urlaubskonten der Mitarbeiter nicht mehr, berichtet Kirstin Halbeck, Assistentin der Geschäftsführung und Personalleiterin bei der europäischen Niederlassung der weltweit sechstgrößten Reederei.

Gemeinsam mit André Lange, Leiter IT bei CSCL in Deutschland, war sie sich im Jahr 2009 einig: Künftig muss bei CSCL das Thema Abwesenheiten mit einer Software abgedeckt werden. Beide sahen sich am Markt um und entschieden sich für HRworks. Für die Softwarelösung aus Freiburg im Breisgau sprachen nach ihren Angaben das „anwenderfreundliche Design“, das „gute Preis-Leistungs-Verhältnis“ und nicht zuletzt das Software-as-a-Service-Prinzip. Kirstin Halbeck: „Wir wollten eine Softwarelösung, die im Internet zur Verfügung steht, weil wir uns nicht um Updates kümmern wollen, sondern eine Anwendung brauchen, die jederzeit aktuell ist.“ Die Einführung der Lösung lief nach Angaben von Kirstin Halbeck „unproblematisch“. Abteilungsweise wurde das neue Verfahren zur Abwesenheitsverwaltung bei CSCL eingeführt. Eigene Mitarbeiter haben die Kollegen in halbtägigen Schulungen in das Produkt eingeführt. „Nach ein paar Gewöhnungstagen“, berichtet die Personalleiterin, „war der neue Workflow zur Abwesenheitsverwaltung von den Mitarbeitern akzeptiert.“

Stellvertretung garantiert

Seit Januar 2009 werden nun alle Abwesenheiten bei CSCL in Deutschland mit der Software verwaltet. Krankheitsmeldungen, Berufsschulaufenthalte oder freie Tage für die Betreuung erkrankter Kinder beispielsweise werden von der Personalabteilung in der Software eingetragen. Beim Urlaub setzt der Anwender auf das Self-Service-Prinzip: Die Mitarbeiter haben stets einen aktuellen Blick auf ihr Urlaubskonto – ihren Urlaubsantrag füllen sie dabei online aus. Während beim alten händischen Verfahren nicht immer garantiert werden konnte, dass es einen Stellvertreter gab, lässt die Software hier keine Lücken zu. In der Lösung ist erkennbar, ob der designierte Stellvertreter in der gewünschten Urlaubszeit zur Verfügung steht. Der Stellvertreter und die Abteilungsleitung geben den beantragten Urlaub anschließend in der Software frei. Der Personalabteilung der China Shipping Agency liegen somit alle Urlaube, Geschäftsreisen, Krankheiten und sonstige Abwesenheiten in elektronischer Form vor. „Wir haben nun die notwendige Transparenz. Wir wissen zu jeder Zeit, welcher Mitarbeiter wie lange und warum nicht im Büro ist“, berichtet Kirstin Halbeck. Die verschiedenen Abwesenheitsarten können aus Datenschutzgründen auch ausgeschaltet werden, so dass nur ersichtlich ist, welcher Mitarbeiter abwesend ist.

Obgleich es sich bei HRworks um eine Standardsoftware handelt, konnte China Shipping Agency alle Besonderheiten des eigenen Hauses in der Software aus der Cloud abbilden. So sind derzeit 38 verschiedene Arbeitspläne von Teilzeitkräften hinterlegt. Ihr Urlaub wird nun exakt und vor allem automatisch berechnet – dies konnte mit guter alter Handarbeit nicht immer garantiert werden. Auch beim Thema Urlaub geht der deutsche Ableger des chinesischen Schifffahrtunternehmens einen eigenen Weg: Die Urlaubsmenge wird nicht nach Lebensalter, sondern nach Betriebszugehörigkeit berechnet.

China Shipping verwaltet mittlerweile auch die Urlaubskonten der Mitarbeiter neuer Niederlassungen in Österreich, Polen, Tschechien und Ungarn mit der Lösung. Die Hamburger Personalabteilung verzichtet aber in diesen Fällen auf das Self-Service-Prinzip und verwaltet die Abwesenheiten der ausländischen Mitarbeiter in der Software selbst. Die landestypischen Regeln, etwa bei Urlaubsdauer und Mutterschutz, „ließen sich alle abbilden“, berichtet Personalleiterin Halbeck. Dass die neue Software auch Reisekosten abrechnen kann, kam dem Unternehmen zusätzlich entgegen. Heute rechnen die 145 Mitarbeiter in Deutschland ihre etwa 80 Geschäftsreisen pro Jahr mit der neuen Lösung ab. Und auch die Arbeitsmittelverwaltung wird mittlerweile von der Hamburger CSCL-Niederlassung genutzt. „Die zentrale Verwaltung von allen vom Unternehmen ausgegebenen Arbeitsmitteln ist eine hilfreiche zusätzliche Funktion, die wir gerne nutzen“, ist sich Kirstin Halbeck sicher.


China Shipping Agency Germany GmbH

  • Gründung: 1998
  • Branche: Schifffahrt
  • Sitz: Hamburg
  • Mitarbeiter: 145
  • Flotte: 152 Schiffe
  • Sonstiges: Das Unternehmen betreut die Märkte in Deutschland, Österreich, Polen, Tschechien und Ungarn.

www.china-shipping.de

Bildquelle: © China Shipping Agency Germany


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