In der Zwickmühle

Kurzinterview mit Arndt Stubbe, Director of Sales DACH bei Kerio Technologies

Arndt Stubbe ist Director of Sales DACH bei Kerio Technologies.

ITM: Herr Stubbe, in mittelständischen Unternehmen fallen noch lange nicht so viele Daten und Dokumente an wie in Großunternehmen. Warum sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dennoch für Mittelständler interessant?
Arndt Stubbe: Bei kleineren und mittleren Unternehmen steht vor allem die Organisation der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten im Vordergrund. Wer schon einmal ein Dokument an drei Kollegen gemailt hat und am Ende mit vier verschiedenen Versionen dastand, kennt das Problem. Ein DMS für den Mittelstand sorgt nicht nur dafür, dass alle Projektbeteiligten nur noch an einem zentralen Dokument arbeiten, sondern organisiert zudem die Kommunikation zwischen den Kollegen.

ITM: Inwiefern werden DMS-Lösungen konkret vom Mittelstand nachgefragt?
Stubbe: Mittelständler suchen vor allem nach Lösungen, um Projekte und deren Teams zu organisieren, um im Unternehmen vorhandenes Wissen auffindbar zu machen und zu teilen, um die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Abteilungen zu verbessern, um die dokumentbezogene Kommunikation zu strukturieren und zu kanalisieren und um einen mobilen Zugriff auf Dokumente und Informationen zu ermöglichen.

ITM: Welche Funktionen sind für die Unternehmen besonders relevant?
Stubbe: Kleine Firmen befinden sich oft in einer Zwickmühle: Dokumentenmanagement per E-Mail und Dateiserver ist zu chaotisch und ineffektiv, aber die „großen“ DMS-Lösungen sind zu teuer und viel zu komplex. Sie suchen also nach einer Alternative zu Fileservern und Sharepoint & Co., die sich auf die Kernfunktionen eines DMS konzentriert. Hierzu gehören eine einfache Installation und Administration, intuitive Bedienung, einfache Koordination von Informationen und Projekten, eine Kommentarfunktion, Unterstützung von Mobilität und differenzierte Zugriffsrechte auf Dokumente.

ITM: Mit Kerio Workspace ermöglichen Sie Anwendern eine plattformübergreifende Nutzung von Dokumenten. Wie gewährleisten Sie hierbei die Sicherheit dieser Daten?
Stubbe: Benutzer können für jedes Dokument genau festlegen, wer was damit machen kann und darf. Die komplette Kommunikation mit dem DMS-Server ist über HTTPS verschlüsselt. Eine Schutzfunktion warnt Benutzer vor Datenverlust durch Überschreiben, wenn gerade ein Kollege etwas an einem Dokument verändert. Und schließlich sorgt die Versionskontrolle von Kerio Workspace dafür, dass sich alte Versionen eines Dokuments jederzeit wieder herstellen lassen.

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