Wechsel auf neue Entgeltsoftware bei Magnesita Refractories GmbH

Feuer gefangen

Durch den Wechsel auf eine neue Entgeltsoftware spart die Magnesita Refractories GmbH laut eigener Berechnung 60 Prozent Verwaltungskosten ein und kann die Einhaltung von Tarifvereinbarungen nun sicherstellen.

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Die Magnesita Refractories GmbH in Hilden produziert und vertreibt feuerfeste Materialien für die Stahlindustrie. Dabei leistet sie regelmäßige Lohn- und Gehaltszahlungen an rund 1600 Mitarbeiter und Rentner. Deren Korrektheit konnte der Anfang 2010 ins Unternehmen eingetretene Payroll-Koordinator Michael Greiner jedoch aufgrund eines undurchschaubaren, komplizierten und fehlerhaften Abrechnungssystems nicht mehr garantieren. Zudem stand die Verwaltung seit der Übernahme durch die brasilianische Magnesita Refratarios SA, dem führenden Hersteller von feuerfesten Produkten in Lateinamerika, unter höherem Kostendruck.

Diese Kombination bewegte Michael Greiner dazu, nach Alternativen für die verwendete Lohnbuchhaltungssoftware zu recherchieren. Im Frühsommer 2010 wählte er vier Anbieter aus, die ihre Produkte vorstellten. Bereits in den ersten Gesprächen rückte Exact Software mit der Lohn- und Gehaltssoftware LohnXL/XXL in den Fokus der Betrachtung, was laut Greiner zum einen am Preis/Leistungsverhältnis und zum anderen an der Bedienbarkeit lag. Ende Juni 2010 erhielt das Unternehmen den Auftrag für die Implementierung, zeitgleich wurde der Vertrag mit dem alten Anbieter zum 31. Dezember gekündigt.
In einem eintägigen Workshop besprach Greiner mit dem zuständigen Berater des Herstellers die Planung und Umsetzung des Projekts. Einen wichtigen Meilenstein stellte dabei die Einrichtung eines Testsystems dar. Damit sollte eine Parallelabrechnung über mindestens drei Monate durchgeführt werden, von Oktober bis Dezember, um die Durchschnittsbezahlung der Vollschichtmitarbeiter im Entgeltfortzahlungsfall bei Krankheit und Urlaub zu gewährleisten. Die Datenübernahme von der bisherigen Lösung sowie deren Aufbereitung für die neue Lohn- und Gehaltssoftware war bis September 2010 abgeschlossen.

Einbindung der Zeiterfassung

Allerdings war auch die Zeitwirtschaftslösung von GFOS zu berücksichtigen, die weiterhin zur Zeiterfassung der Mitarbeiter dienen und die Daten über eine Schnittstelle an LohnXL/XXL liefern sollte. Da Magnesita eine ältere Version der Software verwendete, ließ sich diese zunächst nicht in das Testsystem einbinden. Dies ließ sich beheben, weil Exact den Export, die Aufbereitung und die Einspeisung der Zeitwirtschaftsdaten in die neue Entgeltsoftware übernahm. Zudem wurden in Abstimmung mit dem Betriebsrat Unstimmigkeiten im Hinblick auf Tarifvereinbarungen beseitigte. So wurden alle Lohnarten komplett neu definiert und an die tarifrechtlichen Gegebenheiten angepasst.

Seit Januar 2011 erfolgt die Abrechnung über eine Mehrplatzinstallation der neuen Software, auf die zwei Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung zugreifen. Support für die IT-Administration wurde bislang nicht benötigt. Michael Greiner geht davon aus, dass dieser erst bei einem Release-Wechsel angefordert wird. Durch den Wartungsvertrag Support Upgrade Professional steht Magnesita jedoch immer kurzfristig ein eigener Support-Mitarbeiter zur Verfügung. „Ich habe mich so schnell in die Software eingearbeitet, dass ich erst einmal innerhalb von drei Monaten beim Support anfragen musste“, lobt Michael Greiner.

Zudem kann er der Geschäftsführung nun in wenigen Minuten ausgedruckte Übersichten zur Verfügung stellen. Zuvor musste der Payroll-Koordinator auf bestimmte Personaldaten ein bis zwei Tage nach Anfrage beim ehemaligen Softwareanbieter warten. Bleibt das Thema  Kostenersparnis. „Durch den Wechsel hatten wir uns eine Einsparung zwischen 25 bis 30 Prozent gegenüber dem alten System erwartet“, führt er an. „Tatsächlich liegt diese mit 60 Prozent jedoch fast doppelt so hoch.“

Bildquelle: iStockphoto.com/uchar

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