Erhöhte Nachfrage

Interview mit Walter Wendrich, Vertriebsleiter bei der Alos GmbH

„Es ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig, damit kein unberechtigter Zugriff auf dem Übertragungsweg möglich ist“, betont Walter Wendrich, Vertriebsleiter bei der Alos GmbH.

ITM: Herr Wendrich, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Walter Wendrich: Das Marktpotential ist immer noch groß, da nur Großfirmen DMS bereits eingeführt haben. Im Mittelstand steht dies noch aus.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Wendrich: Eigentlich kommen Unternehmen heutzutage nicht mehr ohne DMS aus, denn durch den Einsatz eines DMS arbeiten Unternehmen wesentlich effizienter und verbessern dadurch ihre Wirtschaftlichkeit.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Wendrich: Wir stellen eine erhöhte Nachfrage auf den Messen fest. Ebenso hat die Anfrage per Ausschreibungen zugenommen.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet?
Wendrich: Wichtig ist eine genaue Planung: Anforderungen aufnehmen unter Einbezug der Mitarbeiter, Pflichtenheft erstellen, Lösungsvorschlag erarbeiten und schrittweise Umsetzung der Lösung.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Wendrich: Für Cloud Computing sind wir mit fertigen Lösungen vorbereitet. Sowohl im klassischen DMS/ECM- als auch im Sharepoint-Bereich. Mobility wird immer wichtiger, da Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus Aufgaben erledigen können müssen.

ITM: Welchen Nutzen kann ein mittelständisches Unternehmen daraus ziehen, seine Dateien und Dokumente in die Wolke auszulagern, anstatt auf eine Inhouse-Lösung zu setzen?
Wendrich: Der Nutzen eines mittelständigen Unternehmens liegt darin, dass das Unternehmen an Investitionen und Personalkosten (IT-Administrator) sparen kann.

ITM: Welche Problematiken gehen mit einer Auslagerung einher, a) aus kaufmännischer, b) organisatorischer, c) rechtlicher und d) technischer Sicht?
Wendrich: a) Die Softwarelösungen gehören nicht dem Unternehmen. b) Die Softwaredaten lagern nicht im Unternehmen. c) Der Dienstleister darf seinen Firmensitz nicht im Ausland haben, weil den Finanzprüfern direkter Zugriff gewährleistet sein muss. d) Es ist kein direkter Zugriff durch einen Administrator möglich.

ITM: Wie räumen Sie die Bedenken der Anwender aus?
Wendrich: Das Thema Cloud Computing konnte sich in den letzten zwei Jahren verstärkt im deutschen Markt etablieren. Sicherlich bleibt ein gewisser Teil unserer potentiellen Kunden skeptisch. Je reifer jedoch die Cloud-Angebote werden (wie auch die Anzahl der Anbieter/Konkurrenten), desto mehr werden sich auch Cloud Services durchsetzen. Man sollte dem Thema auf jeden Fall offen gegenüberstehen und es als eine Ergänzung zu den Themen IT und DMS-Lösungen sehen.

ITM: Inwiefern ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig?
Wendrich: Es ist eine Verschlüsselung der Dateien nötig, damit kein unberechtigter Zugriff auf dem Übertragungsweg möglich ist.

ITM: Welche Vertragslaufzeiten sind regulär? Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
Wendrich: Eine reguläre Vertragslaufzeit sind mindestens 12 Monate. Neben den Grundkosten gibt es Abrechnungsmodelle nach Datenvolumen und/oder Datenzugriffen. Ebenso ist die Anzahl der User zu berücksichtigen.

ITM: Wie gestaltet sich ein Ausstieg aus der Wolke mit sämtlichen Dateien und Dokumenten? Welche Probleme kann es hierbei geben?
Wendrich: Durch einen Ausstieg aus der Wolke müssen Hardware, Software und entsprechendes IT-Personal wieder im Unternehmen vor Ort sein. Das komplette Datenvolumen muss ohne Datenverlust wieder beim Unternehmen ankommen.

ITM: In welchen Fällen kann der Anwender Schadensersatzansprüche stellen?
Wendrich: Der Anwender kann Schadensersatzansprüche stellen, wenn kein Datenzugriff beim Dienstleister durch das Unternehmen möglich ist. Außerdem bei Datenverlust und Datenmissbrauch.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Wendrich: Das Dokumentenmanagement wird eine tiefere Integration in alle führenden Anwendungen des Unternehmens erfahren.