31.08.2012
Business-Software
Von: Jens Gieseler

Herz- und Diabetes-Zentrum NRW plant Seminare mit Easysoft

Eine Herzensangelegenheit

Je mehr Seminare Mittelständler organisieren, desto eher können vermeidbare Fehler bei der Planung und Umsetzung auftreten. Um diese zu umgehen, setzt das Bad Oeynhausener Herz- und Diabetes-Zentrum auf eine Seminar-Management-Software, die Arbeitsprozesse automatisiert.


Im Herz- und Diabetes-Zentrum NRW in Bad Oeynhausen werden in diesem Jahr rund 3.000 Seminarteilnehmer erwartet.

Birgit Schmidt wickelte im vergangenen Jahr 230 Veranstaltungen mit 2.000 Teilnehmern ab. Das Gros akquirierte die Referentin für Fort- und Weiterbildung am Bad Oeynhausener Herz- und Diabetes-Zentrum aus den hauseigenen 800 Pflegekräften – dazu stießen fünf Prozent externe Teilnehmer. Die Nachfrage nimmt deutlich zu: So wird die Zahl der Teilnehmer in diesem Jahr wohl auf knapp 3.000 steigen. Um die Organisation zu bewältigen, greift sie auf die Seminar-Management-Software von Easysoft zurück. Deren Geschäftsführer Andreas Nau schrieb die ersten Programme Anfang der 1990er-Jahre, als er selbst noch Lehrer für Pflegeberufe in einer Bildungseinrichtung war. 850 Krankenhäuser in Deutschland, der Schweiz und Österreich, darunter alle deutschen Universitätskliniken, arbeiten mit der Software aus dem schwäbischen St. Johann. Inzwischen greifen auch Mittelständler wie die R. Stahl AG auf die Software zurück.

„Wir bewerben die Seminare im Intranet“, erzählt die gelernte Krankenschwester. Dort können sich die Mitarbeiter direkt für EKG-Fortbildungen, Software-Angebote oder notwendige Pflichtschulungen anmelden. Schon das erleichtert ihre Arbeit: Anstatt unleserliche Schriften zu entziffern, korrigiert sie (wo notwendig) lediglich die Daten und erkennt auch irrtümliche Mehrfachanmeldungen schnell. „Das allein spart mir in diesem Arbeitsgang schon mal 30 Prozent Arbeitszeit“, schätzt Birgit Schmidt. Ist das Seminar ausgebucht, kommen Neuanmeldungen auf eine Warteliste und werden automatisch informiert, falls ein angemeldeter Teilnehmer absagt. „Das ist ideal“, findet Birgit Schmidt, „ich brauche nicht mehr an die notwendigen Arbeitsschritte denken, denn das Programm informiert mich jetzt darüber.“

Automatisch gehen die Anmeldungen an die Vorgesetzten der Pflege- und Funktionskräfte. Einerseits müssen die noch zustimmen, andererseits wird die Seminarzeit gleichzeitig im Dienstplan des Mitarbeiters geblockt. „Die Anmeldung für einen Kurs ist nach ein paar Monaten schnell mal vergessen. Deshalb vermeidet diese Routine unangenehme und unnötige Veränderungen der Dienste“, erklärt Easysoft-Geschäftsführer und Chef-Programmierer Wilfried Hahn, der das Unternehmen 1994 zusammen mit Nau gründete.

Statistiken geben Auskunft

Weil die Schulungen alle in der Klinik und weitestgehend mit hauseigenen Dozenten veranstaltet werden, verzichtet die nordrhein-westfälische Klinik, in der die meisten deutschen Herztransplantationen durchgeführt werden, auf das Modul, das Räume und Lehrkräfte vom Belegungsplan bis zur Honorarüberweisung organisiert. „Viel wichtiger sind für uns die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten“, berichtet die Referentin. Zum einen kann sie selbst feststellen, wie welche Angebote belegt werden. Gibt es etwa Seminare, die vor allem im Frühjahr laufen, aber im Herbst kaum belegt werden? Gibt es Dozenten, die besonders begehrt sind? Welche Seminare sind notorisch unterbelegt? Entsprechend kann sie die Seminarplanung steuern, indem sie Kurse verschiebt, Dozenten gezielt einsetzt oder von vier Seminaren zu einem bestimmten Thema künftig eins weniger ansetzt. Damit spart die Klinik vor allem personelle und finanzielle Ressourcen.

Zum anderen können die Vorgesetzten ganz individuell sehen, welche ihrer Mitarbeiter sich weiterbilden. Die Betriebsvereinbarung des Herz- und Diabetes-Zentrums schreibt zur Einhaltung seines Qualitätsstandards gewisse Pflichtschulungen vor. So ist jederzeit klar, welche Seminare bereits absolviert wurden und welche noch fehlen. Entsprechend können die Vorgesetzten die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter steuern. Dieser Aspekt ist besonders interessant, wenn die Software zur Personalentwicklung eingesetzt wird. Das kann ganz individuell geschehen, wenn sich bei den jährlichen Personalgesprächen bestimmte Defizite herauskristallisieren, weil beispielsweise eine Pflegekraft zwar fachlich überzeugt, jedoch immer wieder Schwierigkeiten mit Patienten oder Kollegen auftreten. So kann gemeinsam der Besuch verschiedener Persönlichkeitsseminare vereinbart werden, in denen Kommunikation und Verhalten trainiert werden. Aber natürlich können auch langfristige Strategien der Personalentwicklung geplant werden. So kann etwa die zeitnahe Fortbildung jüngerer Mitarbeiter veranlasst werden, wenn in zwei Jahren einige Führungskräfte aus dem Pflegebereich in den Ruhestand ausscheiden.

Schnelle Reaktion

In diesem Sinn ist es für Birgit Schmidt hilfreich, dass sie die Weiterbildungen mit gewissen Merkmalen versehen kann. Wenn sie ein Seminar absagen muss, weil sich zu wenige Teilnehmer gemeldet haben oder der Dozent krank wurde, ist die Serienbrieffunktion hilfreich. Nach wenigen Arbeitsschritten wird jeder Teilnehmer informiert. Ist ein Seminar erfolgreich gelaufen, ändert sich der Status der Teilnehmer und sie erhalten ebenso automatisch eine Teilnahmebestätigung. Hat Birgit Schmidt im Herbst die Seminare für das kommende Jahr fertig geplant, kann sie über die neue Lösung den Katalogdruck vorbereiten.

„Ohne entsprechende Software könnte man derart umfangreiche Bildungsprogramme nicht so effizient abwickelt“, erzählt die Fort- und Weiterbilderin. Als sie 2006 in Bad Oeynhausen anfing, fand sie das Programm bereits vor. Weil das Handling „sehr gut“ ist, startete sie zunächst ohne Einführung. „Erst ein Anwenderseminar in Berlin hat mir die vielen nützlichen Tools und Möglichkeiten gezeigt“, so Birgit Schmidt. Per anno bietet der Anbieter in Berlin 150 ein- und zweitägige Seminare mit knapp 1.000 Teilnehmern zu 20 unterschiedlichen Themen rund um die Seminar-Management-Software an. Jährlich besucht die Bad Oeynhausenerin die Anwenderkonferenz, um sich mit anderen Nutzern von anderen deutschen Kliniken und Unternehmen auszutauschen und etwas über die Neuerungen durch die jährlichen Updates zu erfahren – auch das sei immer wieder aufschlussreich. Und schließlich ruft sie drei bis fünf Mal pro Jahr die Hotline an. Die Antworten bekomme sie telefonisch oder auch mal schriftlich. Hin und wieder schaltet sich ein Easysoft-Mitarbeiter auch über den Teamviewer direkt auf das System auf und zeigt, wie es weitergeht.

Herz- und Diabetes-Zentrum NRW

  • Gründung: 1980, seit 1989 an die Universitätsklinik Bochum angeschlossen
  • Branche: Gesundheitswesen
  • Standort: Bad Oeynhausen
  • Dienstleistungen: 38.000 Patienten, davon 15.000 stationär. Im vergangenen Jahr 77 Herztransplantationen, knapp 1.900 seit der Gründung – damit transplantiert die Klinik die meisten Herzen in ganz Deutschland.

www.hdz-nrw.de

Bildquelle: © HDZ NRW


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