07.03.2012
IT-Finanzierung
Von: Ulrich Pöhner

Greyhound zur Miete

Ein lohnendes Geschäft?

Mietmodelle können eine echte Alternative sein und finanzielle Spielräume erhöhen.


Mittelständische Unternehmen sind gut beraten, sich vor dem Kauf von Software auch einmal Mietvarianten, die allgemein als Software-as-
a-Service-Modelle (SaaS) bezeichnet werden, anzuschauen. Denn der Einsatz von On-Demand-Modellen in Unternehmen erhöht die Flexibilität und senkt Investitionskosten für die benötigte IT-Infrastruktur. Während viele Neugründer und E-Commerce-Unternehmer bereits verstärkt auf Miet-
modelle setzen, ist der traditionelle Mittelstand allerdings noch zögerlich.
Viele Mittelständler haben zwar theoretisch hohe Anforderungen an die eigene IT in Bezug auf Flexibilität, Sicherheit, Technik und Effizienz – die Realität sieht allerdings oft anders aus. Insellösungen prägen den Alltag. Den eigenen Anspruch in Sachen IT zu erfüllen, ist aufgrund hoher Kosten oft nicht möglich. Um die Prozesse in Unternehmen ganzheitlich abzubilden, ist der Einsatz von SaaS-Modellen eine echte Alternative zum Kauf aufwändig vernetzter Insellösungen. Bei Nutzern von Mietmodellen punkten hier vor allem die niedrigen Anschaffungskosten und die geringe Kapitalbindung. Aber auch die in der Regel kurzen Kündigungszeiten, kostenfreie Updates, eine schnelle Inbetriebnahme und eine schlanke hausinterne IT sind positive Effekte von Mietsoftware.

Bedenken bei der Sicherheit

Das SaaS-Modell ändert das Verständnis von Unternehmens-IT. Besonders im Mittelstand zögern noch viele Unternehmen, die eigenen Daten „in der Cloud“ hosten zu lassen. Dabei spart ein Mietmodell, das gleich noch Wartung, Pflege, das Einspielen von Updates und Backups durch den Anbieter übernimmt, jede Menge Zeit und IT-Know-how im eigenen Betrieb. Und doch ist die Sicherheit der Daten ein Thema, das immer wieder für Bedenken sorgt. Experten sind sich zwar einig, dass die Sicherheitsstandards in den zertifizierten Hochleistungsrechenzentren der eigenen Umgebung weit überlegen sind. „Dennoch ist es schön, wenn man neben der reinen SaaS-Lösung noch eine weitere Wahlmöglichkeit hat – ohne auf das favorisierte Mietmodell zu verzichten“, meint Joachim Ehmann, Geschäftsführer der Comtech GmbH, einem Online-Händler im Bereich Computer und Consumer Electronics.
Seit mehreren Jahren setzt der Shopbetreiber auf eine Kommunikationslösung, die mittels Mietmodell lizensiert wird, darüber hinaus aber in anderen Unternehmen auch als reine SaaS-Software zum Einsatz kommt. Im Fall von Comtech läuft das System auf dem eigenen, hausinternen Server – eine grundsätzliche Entscheidung, die für viele Unternehmen wegen des erhöhten Aufwands und der Überzeugung, dass die Daten extern sogar sicherer aufgehoben sind, nicht in Frage kommt. Für sie ist es lediglich wichtig, auf einen verlässlichen Partner zu setzen, der die Dienste langfristig anbietet und sicherstellt, dass die Sicherheitsmaßnahmen und der Datenschutz eingehalten werden.

Mit Updates im Gepäck

Viele Softwarefirmen haben Unternehmer über Jahre gelehrt, eine Software immer für jeden einzelnen Arbeitsplatz oder Mitarbeiter zu kaufen. Das geht bei vielen Angestellten auf die Unternehmenskasse. Hinzu kommt die Pflege der gekauften Lizenzen. Viele Lösungen bringen alle zwei bis vier Jahre, manchmal sogar jährlich, Updates mit neuen wichtigen Funktionen heraus, die verwaltet und bezahlt werden sollen. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen also hat, desto mehr hat es mit der Verwaltung und Pflege von Software und den dazugehörigen Lizenzen zu tun. Genau hier punkten Mietmodelle mit einer einfacheren Handhabung: Denn Updates werden ohne großen administrativen Aufwand durch den Anbieter eingespielt.
Wichtig ist jedoch, dass das Mietmodell auch zum jeweiligen Unternehmen passt. Denn die oft angeführten Argumente der IT-Entlastung und die Fokussierung auf die Kernkompetenzen greifen nur, wenn Unternehmer auf ein Modell zurückgreifen, das den eigenen Ansprüchen wirklich genügt: Eine Mietsoftware muss die erforderlichen Funktionen bieten und benutzerfreundlich sein. Unternehmen, die zuvor auf individuell entwickelte Software gesetzt haben, werden sich bei einigen SaaS-Lösungen möglicherweise umgewöhnen müssen.

Ein System, das mitwächst

Auf eine Standardsoftware zu setzen, ist aber nicht unbedingt ein Nachteil. Das weiß auch Geschäftsführer Dirk Buchholz vom Online-Sportartikelversender Centercourt.de: „Unser Anspruch war eine Mietsoftware, bei der auch ein hohes Maß an eigenen Anpassungen möglich ist. Wir wollten ein System, das mitwächst, sich im Funktionsumfang beliebig und vor allem kurzfristig ausbauen lässt und unseren individuellen Anforderungen im Kundenservice Rechnung trägt.“ Bereits seit vier Jahren setzt Centercourt.de auf eine Mietsoftware für das Management von Kommunikation und Information. Ursprünglich gestartet war das Unternehmen mit dieser Lösung im Kundenservice, bis schließlich alle Unternehmensprozesse über die Software Greyhound vom Hersteller Digital Guru abgewickelt wurden. Heute hat Buchholz ein zentrales System im Einsatz, das dank seiner Flexibilität und verschiedener Workflow-Funktionalitäten auch alle abteilungsübergreifenden Prozesse zusammenführt und so Betriebskosteneinsparungen mitbringt.
Das bei Centercourt.de eingesetzte System wird nach dem Prinzip der „Concurrent-User“ lizensiert. Diese Abrechnungsweise bieten verschiedene SaaS-Dienstleister und warten damit für viele Unternehmen mit Vorteilen auf: Während nämlich „Named-User“-Lizenzen für jeden Mitarbeiter und ohne Zeitbezug angeschafft werden, darf beim Concurrent-User-Lizenzmodell die Software auf allen Rechnern laufen. Lediglich die maximale Anzahl der Nutzer wird festgelegt, die gleichzeitig im System arbeiten. Besonders für Unternehmen, die z.B. in Schichten arbeiten, ist das System gegenüber dem Named-User-Lizenzmodell ein Vorteil. Sind etwa zur Hochsaison mehr Mitarbeiter im Einsatz, zeigt das Modell mit den Concurrent-User-Lizenzen seine ganze Stärke. Denn die Lizenzen können unkompliziert auch für kurze Zeiträume aufgestockt werden.

Kostenlose Teststellungen

Im Falle von Dirk Buchholz heißt das: Im Frühjahr, zur Hochsaison in seinem Onlineshop, kann er je nach Bedarf Lizenzen kurzfristig hinzubuchen und diese monatlich auch wieder kündigen. Sollte das gesamte System einmal nicht mehr zu
Centercourt.de passen, können die angemieteten Lizenzen bei Vertragsende einfach zurückgegeben werden. Die Kündigungsfrist dazu beträgt 90 Tage. Danach sieht es bei Buchholz aber nicht aus: Stattdessen erweitert Centercourt.de gerade den Funktionsumfang des Systems und wickelt weitere Unternehmensbereiche künftig zentral über eine einzige, gemietete Software ab.
Ob eine Mietsoftware für das eigene Unternehmen die richtige Wahl ist, testen Verantwortliche am besten direkt selbst. Die meisten Anbieter von SaaS-Modellen bieten kostenlose Teststellungen an, um die Software ganz unverbindlich im Eigeneinsatz unter die Lupe zu nehmen.  

Bildquelle: © iStockphoto.com/zoom-zoom


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