Reisekosten sparen

Effizienter von A nach B

Software für das Geschäftsprozessmanagement, neudeutsch Business Process Management, unterstützt Geschäftsreisende und spart Reisekosten.

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Geschäftsreisen zählen in vielen Unternehmen zu den größten Kostenblöcken: Laut Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) summierten sich die Gesamtkosten für Geschäftsreisen im Jahr 2010 auf rund 41,1 Mrd. Euro. 79 Prozent davon entfielen auf mittelständische Unternehmen. Daher versuchen viele Betriebe, diesen Kostenblock durch weniger Dienstreisen zu verkleinern. Angesichts der wachsenden Bedeutung des globalen Handels für den deutschen Mittelstand ist hier der Spielraum jedoch eingeschränkt. Im Gegenteil ist zu erwarten, dass der geschäftliche Reisebedarf in Zukunft weiter zunehmen wird.

Eine andere Möglichkeit, Kosten zu sparen, besteht darin, das Geschäftsreisemanagement effizienter zu gestalten. Hier liegt noch viel Potential brach. Denn in den seltensten Fällen läuft das Geschäftsreisemanagement nach geordneten Strukturen ab: Genehmigungen erfolgen über Office-Dokumente, die in Ordnern abgeheftet werden; die Reisen werden bei unterschiedlichen Anbietern online oder telefonisch gebucht; Reiseplanänderungen führen zu Stresstelefonaten im Dreieck zwischen dem Reisenden, dem Arbeitgeber und den Serviceanbietern. Kein Wunder, dass nach der Reise keiner mehr an die Formalitäten erinnert werden will – was die abschließende Kostenabrechnung unabsehbar hinauszögert.

Es gibt also häufig keine klar definierten Prozesse. Einzelne Prozessabschnitte werden mit verschiedenen, unverbundenen Technologien (von Excel über Intranet bis SAP-System) erledigt. Medienbrüche müssen manuell überbrückt werden, was immer wieder zu Latenzen führt. All das kostet nicht nur viel Zeit und Mühe – es entstehen auch Unschärfen in der Buchhaltung: Es fehlt an Transparenz für Trends und Kostenentwicklungen, späte Reiseabrechnungen schlagen unvorhergesehene Löcher in die Liquidität, Einspar- und Optimierungspotentiale werden nicht frühzeitig erkannt.

Kostenlimits für Flugreisen

Es gibt also Gründe genug, den Geschäftsprozess „Reisemanagement“ einer genaueren Betrachtung zu unterziehen und technologisch zu optimieren. Die Mittel dafür liefert die Disziplin des Business Process Management (BPM), die immer mehr auch sogenannte „Human Centric Workflows“ unterstützt. Damit sind Geschäftsprozesse gemeint, bei denen die Interaktionen der Mitarbeiter den Großteil der Aufgabe ausmachen, wie etwa auch bei Geschäftsreisen.   

Ein erster Schritt ist hier die sorgfältige Analyse und genaue Definition des Prozesses ‚Geschäftsreise’. Diese ist notwendig für die im zweiten Schritt folgende technische Implementierung. Sie zwingt die Prozessverantwortlichen aber auch, sich über die Zusammenhänge einen besseren Überblick zu verschaffen und bereits in der Planung Verbesserungspotentiale zu nutzen.

Im nächsten Schritt wird der Prozess technologisch hinterlegt: Mittels BPM-Software kann man sämtliche am System beteiligte Technologien unter einer einheitlichen Plattform zu einer nahtlos funktionierenden Prozesskette zusammenschließen. Egal ob für die Genehmigung, die Buchung oder die Abrechnung – der Mitarbeiter kann alles ohne Medienbrüche über ein einheitliches System erledigen. Das spart sowohl dem Mitarbeiter wie auch dem Unternehmen Zeit und Mühe. Zudem wird der gesamte Prozess beschleunigt und gewinnt an Transparenz – was wiederum den Blick für Optimierungen frei macht.

Wichtig dabei ist, dass das Geschäftsreiseprozessmanagement flexibel genug ist, um die Dynamik des Reisemarkts und die wechselnden Anforderungen des Unternehmens abzubilden. Beispielsweise können Kostenlimits für Flugreisen hinterlegt werden, ebenso wie eine bestimmte Auswahl an Reiseanbietern, bei denen man vertraglich Rabatte ab einer bestimmten Buchungsmenge vereinbart hat und vieles mehr. Die Technologie hinter dem Prozess muss offen genug sein, um solche Optionen schnell und einfach zu integrieren oder zu ändern.

Alternative Reiseplanung via Smartphone

Ein Anbieter, der sich auf solche Workflows spezialisiert hat, ist die Pass Consulting Group. Die Experten haben beispielsweise eine Applikation zum Thema Notfallmanagement auf den Markt gebracht. Die App basiert auf BPM-Software von IBM und bündelt sämtliche Informationen und Prozesse, die in einem Notfall schnell benötigt werden, auf einer Plattform, die der Nutzer via iPhone abrufen kann. Er kann so zum Beispiel in Echtzeit wichtige Vitaldaten von Unfallopfern an das nächste Krankenhaus senden und vieles mehr.

Diese Expertise nutzt Pass auch, um Geschäftsreiseprozesse zu verbessern. Gemeinsam mit einem großen Lufthansa-Reisebüro entwickelten die Prozessspezialisten eine Lösung, die es dem Reiseanbieter ermöglicht, seinen Geschäftskunden einen durchgehenden Service anzubieten. Die Kunden geben ihre individuellen Anforderungen bei dem Anbieter an, dieser implementiert sie in die bei ihm gehostete BPM-Infrastruktur und stellt den Prozess softwareunterstützt als innovativen Service zur Verfügung.

Die praktischen Seiten des Geschäftsreiseprozessmanagements zeigen sich in der Door-to-Door-Travel-App. Mit ihr kann der Reisende auch über sein mobiles Endgerät am Prozess partizipieren. Die App holt den in den Backendsystemen hinterlegten Geschäftsprozess auf das Smartphone und ermöglicht über eine intuitive Oberfläche die einfache Steuerung des Prozesses. In der Praxis kann dies wie folgt ablaufen: Der Geschäftsreisende verwaltet seinen Trip über die BPM-Lösung im Unternehmen. Kommt es unterwegs jedoch zu einer unvorhergesehenen Änderung im Reiseablauf, etwa durch die Stornierung eines Flugs, bietet ihm die App verschiedene Alternativen an, z.B. Zug, Taxi oder Leihwagen. Gleichzeitig führt sie den Nutzer zur Buchung des entsprechenden Services und „merkt“ sich die Aktion für die spätere Abrechnung. Diese kann der Reisende bequem während der Rückfahrt auf seinem mobilen Endgerät erledigen.

Alle diese Möglichkeiten zeigen, dass sich durch Prozessunterstützung die Geschäftsreisen deutlich effizienter gestalten lassen – sowohl für das Unternehmen, als auch für den Mitarbeiter. Und selbst die Notfallhilfe lässt sich in den Prozess integrieren: Wenn der Reisende unterwegs in einen Unfall involviert wird, kann ihm das mobile Reisemanagement Adressen für die ärztliche Versorgung, Versicherungshilfe oder Rückreisemöglichkeiten anzeigen.

Bildquelle: iStockphoto.com/Deejpilot

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