19.08.2012
Business-Software
Von: Ines Brunner

Syska-Finanzsoftware für Optiker-Kette Krass

Durchblick auf ganzer Linie

Die Finanzsoftware von Syska sorgt bei der Optiker-Kette Krass für die nötige Transparenz im Rechnungswesen.


Die Optiker-Kette Krass verkauft Brillen, Kontaktlinsen und Sonnenbrillen.

Webseite von Krass Optik

Einen derartigen Erfolg hatten sich die beiden Unternehmensgründer René Krass und Thomas Görtz nicht träumen lassen: Mit einem modernen Konzept für Optikerläden starteten die beiden im Jahr 1989 mit der Eröffnung von drei Filialen. Heute unterhalten sie 53 Filialen in Deutschland und eine in der Schweiz. Die Expansion geht weiter. Ihr Erfolgsrezept ist einfach: Keine Gebühren und ein einfaches transparentes Preissystem. Alle Brillen gibt es zu klaren und fairen Komplettpreisen. Ihre Expansion finanzieren die beiden Geschäftsführer ausschließlich aus dem Cash-Flow. „Wir sind vollkommen unabhängig von den Banken und haben eine Eigenkapitalquote von über 70 Prozent“, erläutert René Krass, Unternehmensgründer und Geschäftsführer.

Die Unabhängigkeit von fremden Geldgebern ermöglicht es Krass und Görtz, ihre weitere Geschäftsentwicklung eigenständig zu planen. Sie erfordert aber genauen Überblick über die aktuelle Geschäftsentwicklung und Transparenz über alle Unternehmenszahlen bis auf die Filialebene. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmer-Duo für die Einführung einer Softwarelösung für ihr betriebliches Rechnungswesen, die ihnen die notwendigen Grundlagen liefern sollte.

Einfachheit gehört für die beiden Geschäftsführer zur Unternehmensphilosophie. Aus diesem Grund war ihnen besonders wichtig, dass die Finanzsoftware bedienerfreundlich und schnell einzuführen sein sollte. Auch wollten sie mit der Software möglichst unabhängig sein. Updates selbst einspielen zu können, war daher ebenfalls ein Auswahlkriterium. Und nicht zuletzt wollten die beiden ein detailliertes, individuelles Berichtswesen für ihre Kostenrechnung, das sie selbst definieren können, um sich auch hier ihre Selbständigkeit zu bewahren. Alles in allem spielte natürlich auch die Kostenfrage eine wichtige Rolle. Fündig wurden die Unternehmer bei Syska SQL Rewe, einer Komplettlösung für das betriebliche Rechnungswesen der Firma Syska.

Das System ist modular aufgebaut und enthält sowohl eine Finanzbuchhaltung, eine Kostenrechnung als auch eine Anlagenbuchhaltung. Die Software hielt überdies den technischen Anforderungen von Krass Optik stand: Sie zeichnet sich durch hohe Ausfallsicherheit aus, setzt hohe Datensicherheitsstandards und verfügt über eine offene Datenbankstruktur. Auch ihr offenes Schnittstellenkonzept überzeugte. „Wir suchten eine Software, die zu uns passt und deren Preis-Leistungsverhältnis stimmt“, definiert Thomas Görtz, Geschäftsführer und verantwortlich für die Softwareauswahl, seine Vorstellung von der geeigneten Lösung. „Nach kurzem Suchen haben wir eine solche in der Syska-Lösung gefunden. Wir benötigten nur einen Tag für die Installation und Erstkonfiguration. Und nach drei Tagen Schulungsaufwand konnten wir die Lösung genau nach unseren Anforderungen nutzen.“

Finanzbuchhaltung mit Klarsicht

Die Finanzlösung ist leistungsstark und geeignet für die Verarbeitung von Massendaten. So informiert Krass Optik seine Lieferanten per Zahlungsavis über künftige Zahlungseingänge automatisiert per E-Mail oder Fax. Durch die E-Mail-Versand-Option spart das Unternehmen dabei zusätzliche Kosten. Zudem unterstützt das System Fremdwährungen. Bei dem Optikspezialisten werden zusätzlich US-Dollar und Schweizer Franken geführt. Währungsdifferenzbuchungen ermittelt das System dabei automatisch. 

Darüber hinaus nutzt Krass Optik Funktionalitäten für wiederkehrende Buchungen, die mit Fälligkeits- und Enddatum versehen werden können. Dies ist immer dann von Vorteil, wenn Buchungen in regelmäßigen Abständen, aber mit sich ändernden Beträgen vorgenommen werden müssen, z.B. wenn sie vom Umsatz abhängen. Das System bucht bis zum Enddatum den festgelegten Betrag. Zum nächsten Fälligkeitsdatum fordert es den Buchhalter auf, einen neuen Betrag festzulegen. 

Anzahlungsrechnungen erfasst die Finanzsoftware mit der integrierten Anzahlungsfunktion der Finanzbuchhaltung. Mit der Schlussrechnung erfolgen die automatische Umbuchung der Erlösbeträge und die endgültige Steuerbuchung. Da Krass Optik seine sämtlichen Daten in einer übergreifenden, einheitlichen Datenbank verwaltet, benötigte das Unternehmen eine zusätzliche Schnittstelle für den Datenimport. Mithilfe des Syska-Partners Acea aus München wurde eine solche umgesetzt.

Individuelles Berichtswesen

Ein Filialist wie die Görtz + Krass Optik GmbH muss genau wissen, wo, womit und welche Umsätze gemacht werden. Gleiches gilt für die Kosten, und zwar bis auf die Filialebene. Ein benutzerdefiniertes Berichtswesen in der Kostenrechnung liefert die dazu nötigen Informationen. Thomas Görtz definiert seine Reports mithilfe der Software selbstständig ohne fremde Hilfe. Per Sammelauswertungsmappen erhält jede Filiale auf Knopfdruck die auf sie abgestimmten Analysen. Darin enthalten sind u.a. Angaben über Roherträge und Filialerfolg. Änderungen und Anpassungen der Auswertungen kann der Unternehmer selbst durchführen. „Als Kalkulationsgrundlage sind die Auswertungen der Kostenrechnung für uns unabdingbar. Sie geben Auskunft über die Qualität und sind ein Gradmesser für unseren Erfolg“, erläutert Görtz. 

Die Ausstattung der einzelnen Krass-Filialen ist modern und qualitativ hochwertig. Neben dem Mobiliar und IT-Ausstattung gehören Schleifautomaten, Sehtesteinrichtung und Kontaktlinsen-Untersuchungsgeräte zu den Standards einer jeden Filiale. Diese Ausstattung wird in der Anlagenbuchhaltung pro Standort inventarisiert. Ziehen Anlagegüter in andere Standorte um, beispielsweise weil sie durch Umbaumaßnahmen am Ausgangsstandort nicht mehr passen, wird dies auch in der Anlagenbuchhaltung vermerkt. Auf Knopfdruck erhält Krass Optik einen Überblick, welches Inventar an welchem Standort zu finden ist und welchem Anlagewert es noch entspricht. 

„Die Software für das Rechnungswesen hat unsere Ablauforganisation erheblich gestrafft“, berichtet Thomas Görtz, der die Entscheidung jederzeit wieder treffen würde. „Wir sind mit zwei Benutzern gestartet und mussten trotz des enormen Unternehmenswachstums nur einen weiteren buchhalterischen Arbeitsplatz einrichten. Mit drei Benutzern lösen wir alle Arbeiten im Rechnungswesen. Ab Januar 2012 werden auch unsere Schweizer Filialen als eigenständiger Mandant in der Münchener Verwaltung verbucht werden.“

Bildquelle: Krass Optik


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