Drei Fragen an...

Dokumenten-Management ist schon längst mehr als nur elektronische Archivierung. Der elektronische Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen kann – z.B. im Bestell- und Rechnungswesen – ebenso Zeit und Kosten sparen helfen wie firmeninterne Workflows. Allerdings standen die entsprechenden Software-Systeme lange in dem Ruf, kostspielig, komplex und flexibel zu sein – also alles andere als tauglich für den Mittelstand. Das scheint sich zu ändern, was zumindest die Antworten von zwei ausgewiesenen Experten nahelegen, die IT-MITTELSTAND zu dieser Problematik befragt hat.

ITM: Wie lassen sich die zur Komplexität neigenden Dokumentenmanagement-Systeme am besten mittelstandstauglich gestalten – das heißt kostengünstig, flexibel und unaufwendig im Betrieb?
Karl Heinz Mosbach: Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist nicht per se komplex. Die Einstiegslösung ELOoffice findet z.B. großen Anklang bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen. Grund hierfür ist, dass der Anwender seine gewohnte Umgebung auf dem PC wiederfindet. Per Mausklick kann er Dokumente einscannen und wie gewohnt in Ordnern und Aktenschrank verwalten.
Die Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens sind natürlich weitreichender. Der Fokus liegt hier auf der Optimierung – sprich der Beschleunigung und kosteneffizienteren Gestaltung – der Geschäftsprozesse. Wichtig ist, bereits bei der DMS-Einführung darauf zu achten, dass die Lösung nicht durch unübersichtliche Ablagestrukturen, Eingabemasken und aufwendige Zusatzprogrammierung zu komplex wird. Denn dies treibt Kosten in die Höhe. Dabei sind Soft- und Hardwarekosten heute nicht mehr so entscheidend. Viel kostenintensiver gestaltet sich meist die Implementierung. Vorkonfigurierte Lösungsbausteine wie die automatische Rechnungsverarbeitung minimieren hier den Aufwand.

Rainer Barucha, Director Managed Document Services, Xerox Global Services (Foto rechts): Dokumente sind der Lebensnerv eines Unternehmens. Die Komplexität der Abläufe, die Kommunikation zum Markt sowie die notwendige Dokumentation haben direkten Einfluss auf Umfang und Bedeutung von Dokumenten. Zur Steigerung der Effizienz bei Ablage und Wiedervorlage, für Revision und fiskale Anforderungen wird ein DMS künftig schlichtweg unentbehrlich sein. Nach Kaufentscheidung, Installation und Implementierung sichert es mittelfristig die erforderliche Transparenz – und ist bei Vollkostenbetrachtung durchaus langfristig auch zur Reduktion der Kosten administrativer Prozesse geeignet.
Denn Dokumente werden zunehmend auch Teil der operativen Prozesse und sind unabdingbarer Teil des Kerngeschäftes. Hier geht es nicht darum, die Verwaltung effizienter zu gestalten, sondern Unternehmen wettbewerbsfähiger und erfolgreicher werden zu lassen. Dokumentenmanagement-Lösungen helfen Anwendern, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Dies gilt gleichermaßen für Konzerne und Mittelstand.

ITM: Worauf ist im Vorfeld der Einführung eines DMS besonders zu achten, um nicht in eine Sackgasse zu geraten, was die technologische oder funktionale Weiterentwicklung bzw. Integration in andere IT-Systeme betrifft?
Barucha: Die ganzheitliche Betrachtung operativer Dokumente ist hier von großer Wichtigkeit. Sie führt von der Idee über Gestaltung, Redaktion, Übersetzung, Herstellung, Verteilung bis hin zum Releasewechsel und der Just-in-Time-Lieferung zu einer signifikanten Produktionskostensenkung bei gleichzeitiger Steigerung von Flexibilität, Effizienz und Business Alignment. Sofort messbare Kosteneinsparungen von 20 Prozent und mehr sind in diesem Bereich möglich, ohne dass ein vorheriges Investment erforderlich ist. Hinzu kommen Effizienzsteigerungen in gleicher Größenordnung als Ergebnis harmonisierter Prozesse. Eine enge Kooperation zwischen Fachabteilung und Dokumentendienstleister ist hier Pflicht.

Mosbach: Die Einführung sollte in kleinen Schritten beginnen, ohne jedoch – im Sinne der Zukunftsfähigkeit – den gesamtheitlich Ansatz außer Acht zu lassen. Betrachtet man nur Teilbereiche, besteht die Gefahr, dass die Lösung wichtige Unternehmensanforderungen nicht abdeckt. Eine Art Pflichtenheft sollte die elementaren Anforderungen auflisten, die der Systemauswahl zugrunde gelegt werden.

Hilfreich ist dabei die Durchführung eines Workshops, den einige DMS-Berater und Hersteller als Beratungsleistung systemneutral anbieten. Ist der funktionale Rahmen für eine Systemauswahl abgesteckt, sollten weitere Aspekte geprüft werden, die das zukünftige System mitbringen muss, um optimal in die bestehende IT-Landschaft zu passen. So z. B. Plattformunabhängigkeit des Betriebssystems, Schnittstelle zu bestehenden Applikationen und ein serviceorientierter Ansatz (SOA). Ratsam ist außerdem der Besuch in einem Referenzunternehmen, um sich vor Ort ein eigenes Bild über die Kundenzufriedenheit und die Zuverlässigkeit der Lösung zu machen.

ITM: In welchem Anwendungsfeld kann ein Mittelständler typischerweise mit Dokumentenmanagement die größten Einsparungen erzielen, so dass sich die Investition möglichst rasch amortisiert?
Barucha: Namhafte Kunden aus allen Branchen und jeder Größenordnung nutzen die Vorteile, die sich aus dem externen Management operativer Dokumente ergeben. Für Banken und Versicherung führt dies bereits seit vielen Jahren zu enormen Kostensprüngen. Dokumente liegen mit ihren Life-Cycle-Kosten in diesen Branchen bei einem Kostenanteil von ca. 15 Prozent des Gesamtumsatzes.
Im herstellenden Gewerbe für Consumer Products ist die Abhängigkeit von Produktinformationen ein wesentlicher Teil der Supply Chain. Fehlende Dokumentation führt im Regelfall zum Stillstand der Produktion.

Dokumentenmanagement kann hier die Übernahme von Redaktion, Übersetzung und Herstellung für Benutzerhandbücher bei PCs, Mobiltelefonen und Waschmaschinen bedeuten. Andere Optionen sind die Betreuung von Marketingkampagnen in allen Fragen der optimalen Dokumentenherstellung, die Steigerung der Responserate bei Mailings, das Handling von Rechnungsausgang und -eingang sowie die Übernahme der Verantwortung für alle operativ eingesetzten Dokumente.

Mosbach: Jedes Unternehmen besitzt individuelle Schwerpunkte. Bei Handels- oder Service-Unternehmen mit einer Fülle an Belegen liegt der Schwerpunkt auf der automatisierten Belegverarbeitung, bei einem industriellen Fertigungsunternehmen, das kundenorientiert fertigt, auf dem Kundenauftragsprozess. Die zu favorisierenden Bereiche sind also unterschiedlich, die Ziele aber immer die gleichen. Es gilt vor allem, die Arbeitsabläufe einfacher, schneller und transparenter zu gestalten.
Dabei geht es darum, manuelle Arbeit (Erfassen, Ablage, Suchen usw.) einzusparen, um dem Kunden besseren Service zu bieten, die Bearbeitungsqualität zu erhöhen und Fehler in der Abwicklung zu minimieren. Ein Ansatzpunkt ist es, das Papier zu reduzieren, indem man es einscannt oder direkt elektronische Formulare verwendet. Damit entfallen Transportzeiten, die Verarbeitung ist automatisierbar und alle autorisierten Personen haben blitzschnellen Zugriff auf Dokumente.
Aber auch in Bereichen mit einer Vielzahl an elektronischen Dokumenten – wie z.B. im E-Mailverkehr – lässt sich mehr Transparenz und Sicherheit im Geschäftsprozess realisieren. Erfüllt wird mit Hilfe des DMS auch ein Großteil der rechtlichen Anforderungen. Zudem bietet das Web-Content-Management die Möglichkeit, Geschäftspartner und Kunden einfach in den Geschäftsprozess mit einzubeziehen.

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