15.12.2008
Organisation, Aktuelle Ausgabe

Drei Fragen an...

... Uwe Kutschenreiter, Vorstand der Oxaion AG, und Martin Mayer-Abt, Vorstandsvorsitzender der ­Intellior AG


Software für das „Geschäftsprozess-Management“ war bisher vor allem für Großkonzerne interessant, die damit ihre Abläufe optimieren konnten. Das geschieht durch Modellbildung, Simulationen und Tests, deren Ergebnisse dann mehr oder weniger in Anpassungen und Erweiterungen der ERP-Systeme einfließen. Weil sich die Technologien für das „Business Process Management“, so der neudeutsche Fachterminus, rasant weiter entwickeln und die BPM-Ergebnisse viel einfacher als früher zu funktionierender Software gemacht werden können, scheint der Praxiseinsatz auch im Mittelstand sinnvoll zu werden. IT-MITTELSTAND hat zwei Experten zu Chancen und Risiken befragt.

ITM: Wo sehen Sie im Mittelstand ­lohnende Einsatzfelder für die durchaus noch komplexe Technologie des BPM?
Uwe Kutschenreiter (Foto rechts):
Überall dort, wo die Bereitschaft besteht, Geschäftsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen mit dem Ziel einer Steigerung der Produktivität. Mit unserer ERP-Software unterstützen wir seit 30 Jahren die Prozesse unserer Kunden. Durch unser integriertes BPM-Tool können wir diese Prozesse nun erstmalig grafisch visualisieren.

Auch die kundenspezifische Anpassung der ERP-Software wird dadurch weiter vereinfacht. Wo bisher komplexe Tabelleneinstellungen konfiguriert oder kundenspezifische Sourcecode-Anpassungen vorgenommen wurden, können Prozesse nun durch grafische Tools modelliert und an die Kundenbedürfnisse angepasst werden. Das vereinfacht auch die Kommunikation mit Kunden und die ERP-Einführung. Weiterer Vorteil: Die Prozessausführung ist direkt in den ERP-Kern integriert. Zusätzliche, komplexe, externe Technologien sind nicht nötig.

Martin Mayer-Abt: Nach unserem Verständnis umfasst BPM viel mehr als nur die reine Technik und die Prozessausführung mittels IT-Tools. Der Mittelstand kann komplexen Marktanforderungen nicht begegnen, indem er das Pferd von hinten aufzäumt. Nein, es muss genau umgekehrt sein! Daher ist für uns BPM „Denken und Handeln in Prozessen“, also die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf strikte Prozessorientierung mit dem Fokus auf den Kunden. Die Basis dafür ist die Implementierung eines nachhaltigen, methodisch fundierten Prozessmanagement-Systems, welches vom fachlichen Prozessmodell bis zum ausführbaren IT-gestützten Prozess reicht.

Der BPM-Ansatz hilft letztendlich, die Unternehmensstrategie stets in effektive Prozesse zu gießen, und er unterstützt permanent dabei, dass diese dann auf der operativen Ebene immer effizienter abgearbeitet werden. Ziel ist immer die dauerhafte Beherrschung der richtigen Gesamtprozesse, um genau damit flexibel, schnell und wirtschaftlich am Markt erfolgreich agieren zu können. BPM ist somit zunächst eine strategische Managementdisziplin, die gerade im Mittelstand auf breiter Front gelebt und noch flächendeckender zum Einsatz kommen wird.

ITM: Worauf ist zu achten, wenn BPM für mittelständische Unternehmen bezahlbar und beherrschbar werden soll?
Mayer-Abt:
Mit der Beherzigung der „Top 5“ lässt sich durchaus Herr der komplexen BPM-Lage werden:
1. Ohne klare Strategien und Ziele als Leitsystem – abgesegnet vom Topmanagement – wird BPM scheitern.

2. Gemäß dem Motto „Struktur folgt Strategie“ sollte zunächst der konzeptionelle und organisatorische Rahmen vor Technikauswahl und Implementierung geschaffen werden. Einige Grundvoraussetzungen bilden den Ordnungsrahmen von BPM; sie müssen langfristig in sich stabil sein. Dazu zählen die Implementierung der Prozess-Governance (wie die Umsetzung des Prozess-Lebenszyklus), die Schaffung des Bewusstseins über die eigene Business-Architektur (Unternehmensmodell) und über die eigene Prozessarchitektur (Prozesslandkarte).

3. Hohen Stellenwert haben Standards und Methoden. Wichtig ist hier die unternehmenseigene „Prozess-Sprache“, die sowohl alle organisatorischen und fachlichen Aspekte als auch den IT-spezifischen Blickwinkel zur Automatisierung abdeckt und dabei zudem für Endanwender leicht verständlich und erlernbar sein muss. Diese „Sprache“ beinhaltet auch ein eindeutiges Regelwerk zum Mapping der beiden Blickwinkel IT und Fachabteilung. Besonders geeignet ist der De facto-Standard der BPMN-Notation und ihre BPEL-Fähigkeit. Diese „Prozess-Sprache“ ist der Transmissionsriemen zwischen Fachabteilung und IT, sie kann Welten trennen oder Brücken schlagen und verbinden!

4. Methoden und Standards ohne ihre Beherrschung durch die zuständigen Mitarbeiter sind nutzlos.

5. BPM und seine Umsetzung ist naturgemäß komplex und vielschichtig. Erfolgsversprechend ist es, mit kleinen Schritten evolutionär das Gesamtziel anzupeilen – sowohl, was die BPM-Projektierung an sich, als auch, was die eigentliche Modellierung anbelangt.

Kutschenreiter: Das Vorgehensmodell bei BPM-Einführungen erscheint häufig wie folgt: Man nehme alle bestehenden Software-Systeme eines Unternehmens, werfe sie in einen großen Topf und rühre ordentlich um. Gibt man nun etwas BPM hinzu, entsteht – fast wie von Zauberhand – eine individuelle Unternehmenslösung. Und diese soll dann übergreifend und integrativ alle Prozesse des Unternehmens optimal abbilden.

In der Realität funktioniert das so aber nicht. Im Mittelstand ist es notwendig, sanfte Migrationswege in Richtung Prozessorientierung aufzuzeigen. Nicht die Technologie, sondern der damit verbundene Paradigmen-Wechsel muss im Vordergrund stehen. Darüber hinaus ist ein harmonisches Zusammenspiel von prozess- und funktionsorientierten Anwendungen unabdingbar. Deshalb stehen Koexistenz und Migration auch an erster Stelle unserer BPM-ERP-Lösung.

ITM: Wie lassen sich aufwendige Mehrarbeiten und teure Redundanzen vermeiden, da doch viele Geschäftsprozesse bereits IT-Unterstützung durch ERP- und Workflow-Systeme haben?
Kutschenreiter:
Mit Sicherheit nicht durch die Einführung neuer oder weiterer BPM-Systeme. Mehrarbeiten und Redundanzen lassen sich damit nicht vermeiden. Daher war es für uns als ERP-Anbieter ein logischer und notwendiger Schritt, unsere bestehenden Systeme zu einem ganzheitlichen BPM- und SOA-Ansatz auszubauen.
Unsere Kunden sind dadurch in der Lage, BPM ohne teure Redundanzen innerhalb einer Koexistenz auf dem Wege einer sanften Migration kennen zu lernen und einzusetzen. Bestehende Geschäftsabläufe und Workflows bleiben unverändert bestehen. Sie können mit den technologischen BPM-Errungenschaften grafisch modelliert und durch Standards wie BPMN und SOAP noch offener und integrativer gestaltet werden.

Mayer-Abt: Bislang betraf die IT-Unterstützung oft nur Teilaspekte der gesamten Geschäftsprozess-Ketten und war auf einzelne operative Systeme oder Module begrenzt. Es kam zu Insellösungen, die nicht integriert waren und keinen ganzheitlichen Informationsfluss zwischen allen Beteiligten gewährleisteten.
Zunehmend liegt aber der Fokus auf den kompletten, übergeordneten End-to-End Prozessen, die sowohl abteilungs-, organisations- und unternehmensübergreifend als auch durch viele Akteure geprägt sind. Hier muss der Informations- und Datenfluss lückenlos ohne Reibungsverluste und Abstimmungsprobleme sichergestellt werden.
Zwischen den grafischen Geschäftsprozessen und der vorhandenen IT-Unterstützung muss somit eine weitere Software-Schicht applikationsübergreifend als Klammer gelegt werden. Hier stoßen wir mit unseren Lösungen gerade im Mittelstand auf großes Interesse, denn dies wurde dort bisher nur unzulänglich berücksichtigt und überbrückt. Mit anderen Worten: Sinn und Zweck ist es, Doppelarbeiten, Unnötiges, Redundanzen, Medienbrüche, falsche oder unnötige Informationsflüsse etc. zu identifizieren und durch geeignete Optimierungsmaßnahmen zu eliminieren.


Aktuelle Ausgabe

Titelinterview: Webbasiertes ERP-System
mit Markus Hirth, John GmbH

Video-überwachungstechnik
IT-Sicherheit auf dem Firmengelände

IT-Virtualisierung
Welche Virtualisierungslösungen im Mittelstand?

Neue Wege des Arbeitens

Windows 8
Mit mehr Sicherheit besser - und flexibler

Das neue Office
Immer und überall produktiv

Internet Explorer
Der Webbrowser rückt in den Fokus

Interview mit Markus Hirth, Leiter IT und Controlling der John GmbH.

Im Interview mit Markus Hirth, Leiter IT und Controlling der John GmbH. Der Produzent von PVC-Bällen setzt seit langem auf ein webbasiertes ERP-System...mehr lesen »

IT Mittelstand Newsletter
IT-Sicherheit: Moderne Videoüberwachung

Es tut sich was in Sachen Videoüberwachung auf dem Firmengelände: Neue Analysefunktionen, integrierte Sabotageerkennung und Software-Tools, die datenschutzrelevante Themen wie die Mitarbeiterüberwachung am Arbeitsplatz auf technischer Ebene verhindern. Doch bevor ein System ausgewählt und Kamerastandorte bestimmt werden, muss die „Hürde“ Betriebsrat genommen werden...mehr lesen »